這位采購(gòu)在深圳任職采購(gòu) 9 年,經(jīng)理諸多酸甜苦辣,回頭看那些基本的采購(gòu)知識(shí),自有一番新的理解。目前市面上采購(gòu)書籍很多,采購(gòu)培訓(xùn)也很多,但大都偏于理論化。對(duì)于新手,甚至有一定年資的同行,有真知灼見的基本采購(gòu)知識(shí)才是最重要的?墒谴祟悤团嘤(xùn)是少之又少。因此,有了這篇分享,都是 9 年采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)中提煉出的、在實(shí)踐和教訓(xùn)中驗(yàn)證出來的常識(shí),和同行共商,也希望能夠新入行的朋友提供借鑒。
Q1 .為什么“會(huì)賣不如會(huì)買” ?
采購(gòu)支出通常占銷貨收入的 53 % ,當(dāng)采購(gòu)支出(直接原料)降低 5 % ,若欲獲得相同的結(jié)果,則直接人工必須降低 22 % ,制造費(fèi)用必須降低 24 % ;管銷費(fèi)用必須降低 17 % ;若利潤(rùn)比率想要維持不變( 8 % ) ,則銷貨收入必須增加 34 %。由此可見,透過采購(gòu)成本的降低來提升企業(yè)利潤(rùn),不但輕而易舉,也不會(huì)引起競(jìng)爭(zhēng)者的仿效,消費(fèi)者也無由抗拒,反之,若經(jīng)由提高售價(jià)或銷貨收入來改善利潤(rùn),則容易招致顧客的抵制或同業(yè)的惡性競(jìng)爭(zhēng),困難重重,所以在當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)環(huán)境下,采購(gòu)的成功與否不僅關(guān)系企業(yè)產(chǎn)銷活動(dòng)的正常運(yùn)作,更直接影響經(jīng)營(yíng)利潤(rùn),以及企業(yè)的商譽(yù)與形象。因此“會(huì)賣不如會(huì)買”,絕非言過其實(shí)。
Q2 .優(yōu)秀的采購(gòu)人員應(yīng)具備哪些品德?
1 )公正與誠(chéng)實(shí);
2 )臨財(cái)不茍得;
3 )敬業(yè)精神;
4 )虛心與耐心;
Q3 .優(yōu)秀的采購(gòu)人員應(yīng)具備哪些才能?
1 )成本意識(shí)與價(jià)值分析能力;
2 )預(yù)測(cè)能力;
3 )表達(dá)能力;
4 )專業(yè)知識(shí);
Q4 .為什么有些企業(yè)或機(jī)構(gòu)采用分段式采購(gòu)作業(yè)?
分段作業(yè)具有以下優(yōu)點(diǎn):
1 )每位采購(gòu)員只負(fù)責(zé)采購(gòu)過程中的一部分,熟能生巧,可減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì),并提高辦事效率。
2 )一方面是分工合作,另一方面則是內(nèi)部牽制,除非全體人員流臟一氣,否則勾串不易。
Q5 .為什么采購(gòu)工作必須擬訂策略?
策略之?dāng)M訂,是基于外在環(huán)境分析及企業(yè)自我評(píng)估的結(jié)果,另外從采購(gòu)力量與供應(yīng)力量的抗衡,自可找出機(jī)會(huì)點(diǎn)或弱點(diǎn),因此能夠發(fā)展對(duì)付供應(yīng)商的策略,而其也將成為采購(gòu)人員執(zhí)行工作的行動(dòng)方針。
Q6 .哪些物料值得擬訂采購(gòu)策略?
對(duì)企業(yè)產(chǎn)銷活動(dòng)及成本發(fā)生重大影響的物料,須擬訂采購(gòu)策略。例如:
1 )高附加值的。
2 )因?yàn)橥獠織l件變化,例如:戰(zhàn)爭(zhēng)、運(yùn)輸困難、匯率重大變動(dòng)等,導(dǎo)致短缺性的物資。
3 )自然因素用完后無法再制的物資,例如:銀、鉛、汞等。
Q7 .當(dāng)買方占優(yōu)勢(shì)時(shí),應(yīng)采購(gòu)何種采購(gòu)策略?通常會(huì)采購(gòu)壓制策略。
1 )將采購(gòu)數(shù)量分散給幾個(gè)供應(yīng)商。
2 )適當(dāng)施加壓力迫使賣方降低。
3 )應(yīng)以采購(gòu)現(xiàn)貨為宜。
4 )除了與現(xiàn)有的供應(yīng)商交易外,對(duì)于有意來往的新供應(yīng)商也應(yīng)保持聯(lián)系。
5 )要求供應(yīng)商提高送貨次數(shù),協(xié)助倉儲(chǔ)單位降低存貨。
6 )不必自行沒廠制造。
7 )應(yīng)加以研究采用替代品的可行性。
8 )迫使供應(yīng)商透過工程的方法降低購(gòu)入成本。
9 )請(qǐng)賣方承擔(dān)物品運(yùn)送或儲(chǔ)存的責(zé)任。
Q8 .當(dāng)賣方占優(yōu)勢(shì)時(shí),應(yīng)采取何種采購(gòu)策略?
采取靈活多變策略。
1 )所需數(shù)量需向一家廠商采購(gòu)。
2 )不主動(dòng)與供應(yīng)商洽談價(jià)格。
3 )設(shè)法與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合約。
4 )積極尋求新的供應(yīng)商。
5 )應(yīng)保有安全存量。
6 )買方應(yīng)資去做到“自給自足”
7 )應(yīng)積極尋求替代品。
8 )著手工程研究來獲取較低的采購(gòu)成本。
9 )自行前往供應(yīng)商處提貨。
Q9 .當(dāng)買賣雙方勢(shì)均力敵時(shí),應(yīng)采取何種采購(gòu)策略?
采取平衡策略。其行動(dòng)方針如下:
1 )交貨正常則應(yīng)保持現(xiàn)況;若有廠商發(fā)生延遲交貨或數(shù)量不足,則在尋求其他廠商承諾后,才謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)移數(shù)量。
2 )買方可尋機(jī)會(huì)要求賣方降價(jià)。
3 )買方可以兼取現(xiàn)貨及合約采購(gòu)。
4 )擇優(yōu)選用新的供應(yīng)商,替代比較不利的來源。
5 )應(yīng)保持相當(dāng)存貨以為緩沖。
6 )若買賣雙方配合尚好,則無需設(shè)廠制造;但若雙方關(guān)系日漸惡化,應(yīng)考慮自行開發(fā)來源的必要。
7 )引介替代品造成優(yōu)勢(shì)。
8 )由于價(jià)格工程投入不菲,因此價(jià)值工程必須因勢(shì)制宜。
9 )視其買方是否較賣方誰有優(yōu)勢(shì)?而要求賣方「 OB 還是 C & F 。
Q10 .現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)適用于哪些狀況?
1 )按訂貨生產(chǎn)的企業(yè)。
2 )供應(yīng)來源暢旺不斷。
3 )價(jià)格看跌的物品。
4 )易腐蝕的物品。
5 )財(cái)力不足的企業(yè)。
Q11.預(yù)購(gòu)備用適用于哪些狀況?
1 )生產(chǎn)穩(wěn)定的企業(yè)。
2 )存量管制的物品。
3 )耐久性物品且儲(chǔ)存空間小者。
4 )固定購(gòu)入成本。
Q12 .什么是投機(jī)采購(gòu)?適用于哪些狀況?
所謂“投機(jī)采購(gòu)”即采購(gòu)數(shù)量為正常使用量或采購(gòu)量的許多倍。通常適用于下列三種狀況:
1 )物品價(jià)格的看漲。
2 )預(yù)期來源的短缺。
3 )財(cái)力雄厚的企業(yè)。
Q13 .什么是長(zhǎng)期合約采購(gòu)?有何優(yōu)缺點(diǎn)?
所謂“長(zhǎng)期合約采購(gòu)”‘即由買方承諾在某一段時(shí)間內(nèi),向賣方采購(gòu)一定數(shù)量的物品,并簽立合約以為雙方信守。
其優(yōu)點(diǎn):
1 )期約交貨,來源穩(wěn)定。
2 )量值巨大,交易條件較佳。
3 )法律保障,各蒙其利。
其缺點(diǎn):
1 )價(jià)格協(xié)商不易,合約形同虛設(shè)。
2 )合約數(shù)量固定,難以配合市場(chǎng)調(diào)。
3 )依賴成性,采購(gòu)功能降低。
Q14.什么是多家供應(yīng)?有何優(yōu)缺點(diǎn)?
所謂“多家供應(yīng)”即分散來源,將采購(gòu)數(shù)量分配給數(shù)個(gè)不同的供應(yīng)商。
其優(yōu)點(diǎn):
1 )賣方競(jìng)爭(zhēng),使賣方產(chǎn)生危機(jī)意識(shí)。
2 )來源分散,不虞中斷。
3 )市場(chǎng)情報(bào)較多,有利于掌握趨勢(shì)。
4 )較易獲取產(chǎn)品專業(yè)知識(shí)。
其缺點(diǎn):
1 )分散采購(gòu),損失數(shù)量折扣。
2 )買賣雙方缺乏依存關(guān)系。
3 )增加交貨管理的負(fù)擔(dān)。
Q15 .多家供應(yīng)適用于哪些狀況?
多家供應(yīng)較適合下列狀況:
1 )主要原料或物品的需用數(shù)量龐大。
2 )賣方無法獨(dú)力供應(yīng)。
3 )規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化的物品。
Q16 .什么是獨(dú)家供應(yīng)?適用于哪些狀況?
所謂獨(dú)家供應(yīng)是指僅向一個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)。適用于以下狀況:
1 )買賣雙方利害與共。
2 )來源管制或獨(dú)占市場(chǎng)。
3 )精密復(fù)雜試制品。
4 )產(chǎn)品生命周期短,及經(jīng)常需要變更設(shè)計(jì)。
5 )產(chǎn)品需具有獨(dú)特性。
Q 17 .什么是聯(lián)合采購(gòu)?有何優(yōu)缺點(diǎn)?
所謂的聯(lián)合采購(gòu)是指匯集同業(yè)或關(guān)系企業(yè)的需求量,向供應(yīng)商訂購(gòu)。
聯(lián)合采購(gòu)優(yōu)點(diǎn):
1 )統(tǒng)籌供需,建立產(chǎn)銷秩序。
2 )價(jià)格優(yōu)惠。
3 )促進(jìn)同業(yè)合作,達(dá)成經(jīng)濟(jì)外交。
聯(lián)合采購(gòu)缺點(diǎn):
1 )采購(gòu)作業(yè)手續(xù)復(fù)雜,主辦單位必須煞費(fèi)周章。
2 )采購(gòu)時(shí)機(jī)與條件未必能配合個(gè)別需求。
3 )造成聯(lián)合壟斷。
Q 18 .聯(lián)合采購(gòu)適用于哪些情況?會(huì)遭遇哪些問題?
聯(lián)合采購(gòu)適用于:
1 )進(jìn)口管制下發(fā)生的緊急采購(gòu)。
2 )賣方市場(chǎng),買主勢(shì)單力薄。
聯(lián)合采購(gòu)面臨下列問題:
1 )數(shù)量分配不均。
2 )報(bào)價(jià)方式混亂。
3 )付款能力不一
4 )提貨工作緩慢。
Q19 .如何尋找供應(yīng)商?
尋找供應(yīng)商廣開來源,不管是自行征求或經(jīng)由報(bào)轉(zhuǎn)介紹,必須主動(dòng)積極,另外供應(yīng)商的尋求不應(yīng)局限于本地或本國(guó),也應(yīng)該利用外地或國(guó)外的供應(yīng)來源。尋找供應(yīng)商由下列各種途徑來進(jìn)行:
1 )利用現(xiàn)有的資料。從建立合格廠商的檔案或名冊(cè)中甄選。
2 )公開招標(biāo)。
3 )透過同業(yè)介紹。
4 )新聞專業(yè)刊物。
5 )公會(huì)或采購(gòu)專業(yè)頓問公司。
6 )參加產(chǎn)品展示會(huì)。
Q20 .是否只由采購(gòu)人員來擔(dān)負(fù)評(píng)選供應(yīng)商的責(zé)任?
宜由采購(gòu)、工程、品管及生管人員等組成評(píng)選供應(yīng)商小組,收集思廣義之效。
Q21.評(píng)選廠商有哪些客觀標(biāo)準(zhǔn)?
評(píng)選廠商的客觀標(biāo)準(zhǔn)包括一般經(jīng)營(yíng)狀況、制造、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況、品管能力及管理制度。
Q22 .為什么合格廠商尚須加以分類、分級(jí)?
合格廠商的分類是按各廠的專業(yè)功能予以歸類;分級(jí)是將各類的合格廠商按其能力劃分等級(jí)。分類的目的為避免廠商包辦各種采購(gòu)案件,預(yù)防外行人做內(nèi)行事;分級(jí)的目的是防止廠商大小通吃,配合采購(gòu)的需求,選擇適當(dāng)?shù)膹S商。
Q23 .詢價(jià)的對(duì)象是否愈多愈好?
原則上來說,詢價(jià)的對(duì)象應(yīng)該是愈多愈好,因?yàn)閳?bào)價(jià)的廠商愈多,就可精挑細(xì)選和讓供方競(jìng)爭(zhēng)激烈,降低成本。
Q24 .為什么供應(yīng)商必須提供成本分析表?
由于買方預(yù)估的底價(jià)或預(yù)算有時(shí)并不十分可靠,若能借重供應(yīng)商的成本分析( C ost Analysis ) ,或許可以事半功倍。
Q25 .成本分析若由賣方提供,對(duì)議價(jià)有何不便?
成本分析使用的報(bào)表通常有兩種方式:
1 )由各報(bào)價(jià)廠商自行提供。
2 )由采購(gòu)單位事先編訂制式報(bào)價(jià)單或成本分析表,提供給所有供應(yīng)商統(tǒng)一填報(bào)。
若采用第一種個(gè)別提報(bào)的方式,會(huì)因各廠商之間報(bào)價(jià)的內(nèi)容或成本分析的項(xiàng)目很難獲得一致,而增加采購(gòu)人員將來議價(jià)、比價(jià)工作的困難,甚至有些供應(yīng)商可能會(huì)避重就輕,因陋就簡(jiǎn),這種草率的成本分析表所能提供的效益就相當(dāng)有限。反之,采購(gòu)用第二種制式的成本分析表,則因報(bào)價(jià)內(nèi)容與項(xiàng)目已經(jīng)采購(gòu)單位予以事先規(guī)劃,各廠商報(bào)價(jià)基礎(chǔ)完全一致,不會(huì)發(fā)生參差不齊的現(xiàn)象,使比價(jià)工作事半功倍。
Q26 .為什么需要進(jìn)行價(jià)格分析?
價(jià)格分析可相互比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)內(nèi)容,達(dá)到公平競(jìng)爭(zhēng)之目的。進(jìn)行價(jià)格分析將可獲得下列效益:
1 )事先發(fā)現(xiàn)報(bào)價(jià)內(nèi)容有無錯(cuò)誤,避免造成將來交貨的紛爭(zhēng),且確保供應(yīng)商所附帶的任何條件,均為買方可以接受者。
2 )將不同的報(bào)價(jià)基礎(chǔ)加以統(tǒng)一,以利將來的議價(jià)、比價(jià)工作。
3 )培養(yǎng)采購(gòu)人員的成本分析能力也可避免按照“總價(jià)。來談判的缺失。
Q27 .議價(jià)應(yīng)從報(bào)價(jià)較高或較低的廠商開始?
經(jīng)過報(bào)價(jià)分析與審查,將 3 一 7 個(gè)廠商的報(bào)價(jià)按高低次序排列(比價(jià)),先找比價(jià)結(jié)果排行第三低者來議價(jià),探知其降低的限度后,再找第二者來議價(jià)。經(jīng)過這兩次議價(jià),”底價(jià)“就可能浮現(xiàn)出來。若此底價(jià)比報(bào)價(jià)最低者還低,表示第三、第二低者承做的意愿相當(dāng)高,則可再找當(dāng)初報(bào)價(jià)最低者來議價(jià),以前述第三、第二低者降價(jià)后的底價(jià)。要求最低者降至底價(jià)以下來承做,若當(dāng)初報(bào)價(jià)酬氏者不愿降價(jià),則可交予第二或第三低者按議價(jià)后的最低價(jià)格成交。
Q28 .采購(gòu)人員如何善用上級(jí)主管的議價(jià)能力?
供應(yīng)商降價(jià)的意愿與幅度,常因議價(jià)對(duì)象不同而有差異,如果采購(gòu)人員對(duì)議價(jià)的結(jié)果不滿意,應(yīng)要求上級(jí)主管、采購(gòu)經(jīng)理、甚至總經(jīng)理出馬,邀約賣方的的業(yè)務(wù)經(jīng)理或更高層直接對(duì)話,因?yàn)楦唠A主管不但議價(jià)技巧熟穩(wěn),談判能力較高,且社會(huì)關(guān)系良好、地位較高,比較容易贏得對(duì)方的信任與友誼,往往只要招呼一聲,就可獲得令人相當(dāng)滿意的議價(jià)效果。
Q29 .對(duì)于組合式的產(chǎn)品,應(yīng)采取何義價(jià)技巧?
應(yīng)以”化整為零“的議價(jià)技巧:
1 )請(qǐng)能供應(yīng)完整產(chǎn)品的廠商提供報(bào)價(jià)單,但是報(bào)價(jià)單中必須將各項(xiàng)組件分開報(bào)價(jià)。
2 )依各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單,找出總價(jià)酬氏者,訂為將來成交價(jià)格的上限。
3 )另請(qǐng)其它專業(yè)廠商(不能提供完整產(chǎn)品者)就單項(xiàng)組件提出報(bào)價(jià)。
4 )從所有廠商的報(bào)價(jià)單中,包括提供完整產(chǎn)品及單項(xiàng)組件者,將各單項(xiàng)組件的最低價(jià)挑選出來。
5 )將前述各單項(xiàng)組件的酬氏價(jià)格加起來,得到的總和訂為將來成交價(jià)格的下限。
6 )依據(jù)第二項(xiàng)的上限,及第五項(xiàng)的下限,將來的成交價(jià)格介于上、下限之間。不過,下限只是各單項(xiàng)組件價(jià)格的總和,須加計(jì)組合費(fèi)用、測(cè)試費(fèi)用等,所以最低的總值應(yīng)略高于下限。
Q30.為什么買方不宜過度壓迫賣方降低價(jià)格?
1 )造成眾多劣質(zhì)廠商:當(dāng)買方強(qiáng)迫賣方接受不合理的價(jià)格時(shí) 有些廠商可能會(huì)憤而離去,留存的廠商恐怕已無優(yōu)秀,徒然造成交貨、品質(zhì)方面的困擾,就買方而言說不定得不償失。
2 )造成報(bào)復(fù)可能:當(dāng)市場(chǎng)狀況好轉(zhuǎn)時(shí),原來委曲求全的廠商。必定會(huì)連本來利通通要回來,造成買方成本暴漲。
Q31 .為什么買方不可輕易表露購(gòu)買意愿?
買方應(yīng)采取”欲擒故縱“的議價(jià)技巧,不要明顯表露非買不可的語態(tài),否則將使買方落居劣勢(shì),買方還可采取”若即若離“的姿態(tài),若能判斷賣方有強(qiáng)烈的意愿,再要求更低的價(jià)格,并作出不答應(yīng)即行放棄,或另行尋求其他來源的表示。若賣方雖想,但利潤(rùn)太低而要求買方酌情加價(jià)。此時(shí),買方的需求若相當(dāng)急迫,應(yīng)可略加價(jià)格迅速成交;若買方并非迫切需求,則可表明絕不加價(jià)的意思,賣方極可能同意買方的降價(jià)要求。
Q32 .對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不敢貿(mào)然議價(jià)時(shí)應(yīng)如何處理?
請(qǐng)供應(yīng)商公開成本資料,然后加上合理的利潤(rùn)來計(jì)算價(jià)格。就成本而言,須將成本逐項(xiàng)查對(duì),最主要是把供應(yīng)商可能灌水的項(xiàng)目加以剔除或削減;就利潤(rùn)而言,由于各行各業(yè)的情形不盡相同,因此很難有一定的標(biāo)準(zhǔn),另外還得看交易金額大小而定,供應(yīng)商利潤(rùn)通常會(huì)隨交易金額的擴(kuò)大而降低。
Q33 .為什么供應(yīng)商經(jīng)常不能如期交貨?
1 )超過產(chǎn)能或制造能力不足。
2 )轉(zhuǎn)包不善。
3 )缺乏責(zé)任感。
4 )制造過程或品質(zhì)不良。
5 )材料欠缺。
6 )報(bào)價(jià)錯(cuò)誤或價(jià)格太低。
Q34 .造成交貨延遲的原因有哪些是買方的責(zé)任?
1 )購(gòu)運(yùn)時(shí)間不足。
2 )規(guī)格臨時(shí)變更。
3 )生產(chǎn)計(jì)劃不正確。
4 )緊急訂購(gòu)。
5 )選錯(cuò)訂購(gòu)對(duì)象。
6 )催貨不積極。
7 )未能及時(shí)供應(yīng)材料或模具。
8 )技術(shù)指導(dǎo)不周。
9 )遇有低價(jià)訂購(gòu)。
Q35 .如何才能確保供應(yīng)商如期交貨?
1 )制訂合理的購(gòu)運(yùn)時(shí)間。
2 )銷售、生產(chǎn)及采購(gòu)單位加強(qiáng)聯(lián)系。
3 )期中稽催,駐廠查驗(yàn)。
4 )準(zhǔn)備替代來源。
5 )加重違約罰則。
Q36 .如何做好驗(yàn)收工作?
一、點(diǎn)收數(shù)量。
二、檢驗(yàn)品質(zhì):
1 )確認(rèn)供應(yīng)商,物料來自何處,有無借誤或混亂。
2 )確定送到日期與驗(yàn)收日期。
3 )確定物料的名稱與品質(zhì)。
4 )清點(diǎn)數(shù)量。
5 )通知驗(yàn)收結(jié)果。
6 )處理短損。
7 )退還不合格物品。
8 )處理包裝材料。
9 )對(duì)已驗(yàn)收存儲(chǔ)的物品加以標(biāo)識(shí)。