首先將采購物料分類，確定關(guān)鍵的重要的原材料及其資源場：

 

(1)將主生產(chǎn)物料和輔助生產(chǎn)物料等按采購金額比重分成ABC三，求出關(guān)鍵物資、重點物資，進行重點管理。根據(jù)物資重要程度決定供應(yīng)商關(guān)系的緊密程度。對于關(guān)鍵物資、重點物資，要建立起比較緊密供應(yīng)商關(guān)系，對于非重點物資，可以建立起一般供應(yīng)商關(guān)系，甚至不建立起固定的供應(yīng)商關(guān)系。

 

(2)按材料成分或性能分類，確定資源市場的類型性質(zhì)。

 

 

2 供應(yīng)商調(diào)查

 

根據(jù)材料的分類，搜集生產(chǎn)各類物料的廠家，每類產(chǎn)品在5～10家右，填寫在供應(yīng)商調(diào)查表上。也可以編制供應(yīng)商調(diào)查表，用傳真或其方式讓供應(yīng)商企業(yè)自己填寫并反饋回來。

 

 

3 資源市場調(diào)查

 

項目采購人員要走訪供應(yīng)商、客戶、政府主管部門或經(jīng)濟統(tǒng)計部門，解資源市場的基本情況，包括供應(yīng)量、需求量、可供能力、政策、管規(guī)章制度、發(fā)展趨勢等。

 

 

4 分析評估

 

(1)成立供應(yīng)商評估小組，由副總經(jīng)理任組長，采購、品質(zhì)管理、術(shù)部門經(jīng)理、主管、工程師組成評估小組。

 

(2)供應(yīng)商分析：把反饋回來的供應(yīng)商調(diào)查表進行整理核實，如實寫供應(yīng)商資料卡。將合格廠商分類按順序統(tǒng)計記錄。然后由評估小組對資料分析比較和綜合評估，按ABC物料采購金額的大小，按供應(yīng)商規(guī)模、生產(chǎn)能力等基本指標(biāo)進行分類，對每個關(guān)鍵物資、重點物資初步定1～3家供應(yīng)商，準備進行深入調(diào)查。

 

(3)資源市場分析：在供應(yīng)商分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合資源市場調(diào)查的關(guān)資料分析資源市場的基本情況，包括資源能力情況、供需平衡情況、競爭情況、管理水平、規(guī)范化程度、發(fā)展趨勢等。并根據(jù)資源市場的性質(zhì)，確定相應(yīng)的采購策略、產(chǎn)品策略和供應(yīng)商關(guān)系策略。

 

 

5 深入調(diào)查供應(yīng)商

 

對初步調(diào)查分析合格、被選定的1—3家供應(yīng)商，要采取深入調(diào)查，分三個階段：

 

(1)送樣檢查。通知供應(yīng)商生產(chǎn)一批樣品，隨機抽樣檢查。檢查合格進入第二階段。檢查不合格，允許再改進生產(chǎn)一批送檢，抽檢合格，可以進入第二階段。抽檢不合格，供應(yīng)商落選，到此結(jié)束。

 

(2)考察生產(chǎn)工藝、質(zhì)量保障體系和管理體系等生產(chǎn)條件是否合格合格者中選供應(yīng)商，到此結(jié)束。不合格者進入第三階段。

 

(3)生產(chǎn)條件改進考察。愿意改進并限期達到了改進效果者中選不愿意改進或愿意改進但在限期內(nèi)沒有達到改進效果者落選。深入調(diào)查階段結(jié)束。

 

 

6 價格談判

 

對送樣或小批量合格的產(chǎn)品、材料，要評定品質(zhì)等級，并進行比價和議價，確定一個最優(yōu)的價格性能比。進行價格談判的指導(dǎo)思想，就是要合理，要“雙贏”，要考慮長遠合作，才會有共同的長遠合作和長遠利益。要實事求是地進行計算，求出一個合理的價格。價格談判成功以后，就可以簽訂試運作協(xié)議，進人物資采購供應(yīng)試運作階段，基本上以一種供需合作關(guān)系運行起來。試運行階段根據(jù)情況可以是3個月至1年不等。

 

 

7 供應(yīng)商輔導(dǎo)

 

價格談好以后的試運行供應(yīng)商，將與項目采購部門建立起一種緊密關(guān)系參與試運作，采購部門要積極參與輔導(dǎo)、合作。項目采購應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)的需要，也要根據(jù)供應(yīng)商的可能，來共同設(shè)計規(guī)范相互之間的作業(yè)協(xié)調(diào)關(guān)系，制定一定的作業(yè)手冊和規(guī)章制度，并且為適應(yīng)企業(yè)的需要．要對供應(yīng)商在管理、技術(shù)、質(zhì)量保障等方面進行輔導(dǎo)和協(xié)助。

 

 

8 追蹤考核

 

在試運作階段，項目采購部門要對供應(yīng)商的物資供應(yīng)業(yè)務(wù)進行追蹤考核。這種考核主要從以下幾個方面進行考核：

 

(1)檢查產(chǎn)品質(zhì)量是否合格。可以采用全檢或抽檢的方式，求出質(zhì)量合格率。質(zhì)量合格率用質(zhì)量合格的次數(shù)占總檢查次數(shù)的比率描述。

 

(2)交貨是否準時。檢查供應(yīng)商交貨是否準時。用誤時的交貨次數(shù)占總交貨次數(shù)的比率來描述。

 

(3)交貨數(shù)量是否滿足。用物資供應(yīng)滿足程度或缺貨程度來描述。

 

(4)信用度的考核。主要考察在試運作期間，供應(yīng)商是否認真履行己承諾的義務(wù)，是否對合作事業(yè)高度認真負責(zé)，在往來賬目中，是否欠賬、不拖賬。一般地，信用度可以用失信次數(shù)與總次數(shù)的比率來描述。這時失信以包含多種含義，例如沒有履行事先的承諾，沒有按約定按時交款等。

 

 

9 供應(yīng)商選擇

 

以上指標(biāo)每個月考核一次，一個季度或半年綜合考核評分一次，各指標(biāo)加權(quán)評分綜合，按評分等級分成優(yōu)秀、良好、一般、較差幾個等。優(yōu)秀者可以通過試運作，結(jié)束考核期，簽訂正式供需關(guān)系合同，成企業(yè)正式的供應(yīng)商，建立一個比較穩(wěn)定的供需關(guān)系。其他的則不能通過試運作，應(yīng)當(dāng)結(jié)束考核，終止供需關(guān)系。

 

 

10 供應(yīng)商的使用

 

當(dāng)項目采購供應(yīng)商選定之后，應(yīng)當(dāng)終止試運作期，簽訂正式的供應(yīng)關(guān)系合同，開始正常的物資供應(yīng)業(yè)務(wù)運作，建立起比較穩(wěn)定的物資供關(guān)系。在業(yè)務(wù)運作的開始階段，要加強指導(dǎo)與配合，要對供應(yīng)商的操作做出明確的要求，有些大的工作原則、守則、規(guī)章制度、作業(yè)要求等當(dāng)以書面條文的形式規(guī)定下來，有些甚至可以寫到合作協(xié)議中去。還要加強評估與考核，不斷改進工作和配合關(guān)系，直到比較成熟為止。比較成熟以后，還要不定期地檢查、合作和協(xié)商，以保持業(yè)務(wù)運行有序。

 

 

11 供應(yīng)商的激勵和控制

 

在供應(yīng)商的整個管理過程中，項目采購部門要加強激勵和控制，既充分鼓勵供應(yīng)商積極主動地搞好物資供應(yīng)業(yè)務(wù)工作，又要采用各種措施，如訂合同、技術(shù)措施等約束防范供應(yīng)商的不正當(dāng)行為給企業(yè)造成損，保證企業(yè)利益不受影響。