1、目的:
規(guī)范樣品留樣的管理工作。
2、適用范圍:
進出公司原料、輔料、包裝材料、中間產(chǎn)品(待包裝產(chǎn)品)、成品。
3、責任:
檢驗員、留樣管理員、質(zhì)量管理部。
4、控制要求:
4.1留樣管理員:
由質(zhì)量部授權(quán)專人擔任,負責檢驗后剩余樣品以及留樣的管理工作。
留樣管理員應具有一定的專業(yè)知識,了解樣品的性質(zhì)和貯存方法,并定期觀察留樣和提出復檢,做好觀察和復檢記錄。
4.2留樣的概念:
企業(yè)按規(guī)定保存的,用于產(chǎn)品質(zhì)量追溯或調(diào)查的產(chǎn)品樣品為留樣。
4.3留樣范圍:
進出公司的物料、中間產(chǎn)品(待包裝產(chǎn)品)、成品。
4.4留樣數(shù)量、留樣包裝容器:
根據(jù)不同品種不同要求制定,不得隨意變更留樣數(shù)量,不得少于項目全檢量的3倍(不包括微生物、可見異物檢查所需的樣品量)。
4.5留樣要求:
4.5.1所留樣品應將口封好,在樣品外包裝上貼有標記,其內(nèi)容有:品名、規(guī)格、批號、來源、留樣日期、有效期、留樣人等。
4.5.2不同品種或同一品種不同規(guī)格的樣品須分別存放,每個留樣單上應有明顯標志,并易于識別。
4.5.3置于留樣柜內(nèi),大體積包裝留樣品存于固定的留樣室內(nèi),
4.5.4應與標準中規(guī)定的貯藏條件一致。不符合規(guī)定要求的樣品留樣員可拒收。
4.5.5留樣樣品不準銷售或隨意取走,樣品轉(zhuǎn)移應有記錄,并有質(zhì)量部領導簽字。
4.5.6留樣樣品保存期限是成品銷售后二年或有效期后一年,二者之中選擇時間較長者。
4.6留樣室環(huán)境:
樣室應避光、陰涼、有通風設施。室內(nèi)有恒溫、除濕、排風設施為宜。除特殊要求外,通常在室溫10~30℃保存。
4.7留樣工作程序
4.7.1樣品的接收
4.7.1.1質(zhì)量部對每一品種應作出留樣觀察中所必須檢驗的項目、間隔檢驗時間等規(guī)定。
4.7.1.2由留樣觀察員填寫留樣通知單,現(xiàn)場QA人員按要求留樣。
4.7.1.3 檢驗員將剩余樣品交于留樣管理員,經(jīng)核對后存放于留樣室。
4.7.1.4留樣員檢查樣品封口是否完好,外標簽標記是否清楚,所留樣品的貯藏環(huán)境必須與法定標準中規(guī)定的貯藏條件一致,并經(jīng)常保持留樣室清潔。
4.7.1.5留樣員填寫留樣臺帳,其內(nèi)容為:樣品名稱、規(guī)格、批號、來源、檢驗結(jié)果、留樣日期、留樣量、留樣人以及樣品的儲存條件。
4.7.2樣品的保存:
4.7.2.1樣品應分類編號、碼放整齊。
4.7.2.2貯存期或復驗期限。
成品——有效期或產(chǎn)品負責期后一年;
輔料——產(chǎn)品放行后二年;內(nèi)包材—產(chǎn)品放行后二年
原料——產(chǎn)品放行后二年。
4.7.2.3留樣不得外借、或轉(zhuǎn)送他人。
4.7.2.4 樣品在留樣期間留樣管理員應抽查檢品外觀情況,發(fā)現(xiàn)異常情況應及時書面上報本部門主管,協(xié)助有關人員調(diào)查復驗等,直到查明異常原因得出準確結(jié)論。
4.7.3樣品的復檢
4.7.3.1為了考察當年產(chǎn)品檢驗的準確性、穩(wěn)定性,抽查產(chǎn)品的穩(wěn)定性情況,由留樣觀察人員根據(jù)實際情況計劃每年應復檢樣品的數(shù)量。在留樣觀察時發(fā)現(xiàn)樣品有性狀等不正常變化時應進行復檢。
4.7.3.2重點留樣觀察定期進行復檢,并有復檢記錄。
4.7.4樣品的銷毀
4.7.4.1超過期限的樣品,應定期銷毀。
4.7.4.2 銷毀樣品:由留樣管理員將所要銷毀的樣品名稱、銷毀原因注解清楚,報質(zhì)量部負責人批準。并由質(zhì)量部負責人指定參加人員、銷毀地點及銷毀方法。
4.7.4.3銷毀按批準的方法進行,有二人以上現(xiàn)場監(jiān)控,并有銷毀記錄。
4.7.5在留樣觀察中,如發(fā)現(xiàn)有效期內(nèi)產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生變化,應及時向質(zhì)量部匯報。以便及時采取措施收回產(chǎn)品。
4.7.6留樣觀察記錄內(nèi)容包括:
品名、規(guī)格、留樣日期、留樣批號、檢驗項目、不同時期的觀察結(jié)果、貯存條件、備注等。
4.7.7留樣總結(jié):
一般每6個月對留樣觀察、復檢等情況小結(jié)一次,一年總結(jié)一次,一式三份,留樣員自留一份,交質(zhì)量管理部一份,交生產(chǎn)管理部一份。
4.7.8留樣樣品的銷毀
4.7.8.1留樣管理員每半年集中一次將留樣期滿的樣品清理造冊,報請質(zhì)量部批準后銷毀。
4.7.8.2銷毀按不合格品進行,有二人以上現(xiàn)場監(jiān)銷,并有銷毀記錄。