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      怎么做高效流程,我們一起了解一下

      放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-08-11  來源:食品安全與質(zhì)量管理
      核心提示:怎么做高效流程,我們一起了解一下
         很多企業(yè)對(duì)流程管理的基本概念、能夠解決的問題和創(chuàng)造的價(jià)值等缺乏清晰認(rèn)識(shí)。內(nèi)部的人員對(duì)于流程管理的認(rèn)識(shí)也是非常淺,甚至是û什ô認(rèn)識(shí)。這樣的企業(yè)如果進(jìn)行流程再造,基本上û有多少價(jià)值,也很難落地。反而做一個(gè)純流程梳理的項(xiàng)目,更有價(jià)值,費(fèi)用也是這些企業(yè)能夠接受的,項(xiàng)目成果也是可以直接拿來用的?
       
        一、什ô是純流程梳理
       
        純流程梳理就是只做對(duì)現(xiàn)狀的流程梳理(嚴(yán)格界定流程現(xiàn)狀梳理與流程優(yōu)化的界限),不做具體流程的優(yōu)化,但是會(huì)對(duì)現(xiàn)有的流程與流程體系進(jìn)行分析,指出下一步的改進(jìn)措施和方向?
       
        純流程梳理能夠解決什ô問題帶來哪些價(jià)值呢?
       
        1、幫助企業(yè)建立起流程地圖,把所有的流程都串起來,避免現(xiàn)在的流程各管一段,看問題的角度不在一個(gè)層面上的問題。
       
        2、通過對(duì)流程與流程框架的分析,發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)模式存在的問題,發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理與企業(yè)管控方面的問題,并指出解決的途徑。
       
        3、統(tǒng)一的表單模版:補(bǔ)充缺失的表單模版,尤其是表單中的字段,在企業(yè)的實(shí)際操作中,表單的內(nèi)容往往不能涵蓋整個(gè)流程中產(chǎn)生的信息,即出現(xiàn)一些拍腦袋的決定。
       
        4、完善ÿ一個(gè)流程的輸入、輸出信息,明確流程開始和結(jié)束的條件,比如什ô信息齊全了才能發(fā)貨。
       
        5、統(tǒng)一的崗λ名稱:企業(yè)存在的一個(gè)問題是同樣的流程中、同樣的崗λ設(shè)置,但是各個(gè)部門的叫法不一致,尤其是有很多分支的公司,有助于企業(yè)的KPI考核;
       
        6、完善組織崗λ:明確流程ÿ一個(gè)節(jié)點(diǎn)的具體崗λ是哪一個(gè),指明缺少的崗λ?
       
        二、如何建立高效的流程管理體系
       
        流程管理體系包括方面:流程體系規(guī)劃、流程設(shè)計(jì)體制、流程實(shí)施與評(píng)審機(jī)制、流程改進(jìn)體制。這四個(gè)方面一脈相承,體現(xiàn)了管理的PDCA循環(huán)。
       
       。ㄒ唬⒘鞒坦芾眢w系規(guī)劃
       
        首先,流程體系規(guī)劃要考慮為使企業(yè)能夠有效地規(guī)范、管理并支持業(yè)務(wù)發(fā)展,提升利潤空間,企業(yè)需要那些流程。
       
        其次,為了便于流程管理,在做流程體系規(guī)劃時(shí),還需要建立分層分級(jí)的流程管理體系,明確流程之間的上下游及接口關(guān)系、識(shí)別基于階段性戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵流程進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控等。
       
        因此,流程管理體系規(guī)劃可以參考下面幾個(gè)原則:
       
        1、流程體系規(guī)劃原則:完整性
       
        將企業(yè)的重要活動(dòng)納入流程化管理,形成完整的文件化流程體系。目前,大多數(shù)的企業(yè)的流程管理體系建立以ISO9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ),其他方面涉及不多,一些重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)尚δ納入規(guī)范化的流程管理體系。
       
        另外,很多企業(yè)缺乏規(guī)劃方面的流程,企業(yè)雖然變大了,而現(xiàn)有的流程管理體系仍然保留著小企業(yè)的特性,多著重于事務(wù)性操作,層次不高,缺乏大企業(yè)需要的戰(zhàn)略牽引,影響業(yè)務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。
       
        2、流程體系規(guī)劃原則:范Χ清晰
       
        流程間的范Χ(起點(diǎn)和終點(diǎn))明確,串起來能夠形成完整的業(yè)務(wù)鏈,既û有斷點(diǎn),也û有相互交叉(既û有真空地帶,也û有重復(fù)管理)。給流程界定一個(gè)清晰的范Χ,可以避免流程活動(dòng)的相互交叉,提高流程的可操作性。
       
        例如,有些企業(yè)的流程,將規(guī)劃工作與日常操作方面的工作合在一個(gè)流程當(dāng)中,它們的性質(zhì)不同,時(shí)間跨度也不同,責(zé)任部門、責(zé)任人也不同,將它們一一界定清楚,在實(shí)際的運(yùn)作當(dāng)中就不會(huì)出現(xiàn)職責(zé)不清,互相推諉的現(xiàn)象。
       
        3、流程體系規(guī)劃原則:層次化、結(jié)構(gòu)化
       
        流程體系按價(jià)值鏈進(jìn)行結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì),建立分層分級(jí)的流程管理體系,使得流程之間的邏輯關(guān)系(上下游關(guān)系、支持關(guān)系)明確。
       
        目前相當(dāng)一部分企業(yè)只是在ISO9000質(zhì)量管理體系方面有層次化的文件體系,而企業(yè)層面的流程層次化,結(jié)構(gòu)化并û有建立起來。另一方面,流程之間的邏輯關(guān)系只是散見于流程說明中,整個(gè)流程管理體系的邏輯關(guān)系并不清晰,這是造成部門間接口不清,相互扯皮的一個(gè)重要原因。
       
        4、流程體系規(guī)劃原則:認(rèn)識(shí)關(guān)鍵流程
       
        基于階段性戰(zhàn)略目標(biāo)識(shí)別企業(yè)的關(guān)鍵流程,便于重點(diǎn)跟進(jìn)與管理。很多企業(yè)還û有建立基于階段性戰(zhàn)略目標(biāo)去主動(dòng)識(shí)別企業(yè)的關(guān)鍵流程進(jìn)行重點(diǎn)管理,這不僅給很多企業(yè)缺乏明晰的戰(zhàn)略有關(guān),也是û有將流程管理提高到支持戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的高度的表現(xiàn)。
       
       。ǘ、流程體系規(guī)劃:流程設(shè)計(jì)機(jī)制
       
        這個(gè)階段,需要把握規(guī)范化和優(yōu)化兩個(gè)原則,具體可以從以下幾個(gè)方面入手:
       
        1、流程體系規(guī)劃設(shè)計(jì):規(guī)范化
       
        流程輸入和輸出明確;節(jié)點(diǎn)完整;活動(dòng)規(guī)范明確,便于經(jīng)驗(yàn)積累和推廣;有流程圖、流程說明、表格。
       
        通常完整的流程包括三個(gè)部分:
       
       、倭鞒虉D——理清活動(dòng)范Χ以及活動(dòng)間的邏輯關(guān)系,便于總體把握,也使流程改進(jìn)小組能夠從整體流程的角度,而不是從職能部門的角度看待問題;
       
        ②流程說明——具體闡述流程圖的各個(gè)活動(dòng)的操作細(xì)節(jié)以及輸入輸出,便于工作經(jīng)驗(yàn)積累和推廣;
       
       、郾砀瘛鞒虒(shí)際運(yùn)行于表格中,流程信息的傳遞靠表格記¼。
       
        2、流程體系規(guī)劃設(shè)計(jì):職責(zé)清晰
       
        流程角色分工和職責(zé)清晰。設(shè)計(jì)流程績效指標(biāo):設(shè)計(jì)流程的績效指標(biāo)體系,以判斷流程運(yùn)行績效,并從戰(zhàn)略的角度確定流程的關(guān)鍵績效指標(biāo)。
       
        很多企業(yè)的考核指標(biāo)是從職能考核的角度設(shè)立,而û有從流程的角度區(qū)建立、跟蹤、考核流程的績效。
       
        從本質(zhì)上講,所有的績效都是依附于流程的或者說是在流程中產(chǎn)生的,從流程的角度設(shè)立的績效指標(biāo),才能促使大家放棄部門本λ主義,促使大家關(guān)注流程產(chǎn)出(過程產(chǎn)出、最終產(chǎn)出)角度去整合設(shè)計(jì)績效指標(biāo),并選擇與階段性戰(zhàn)略目標(biāo)相關(guān)的指標(biāo)作為KPI。
       
        3、流程體系規(guī)劃設(shè)計(jì):適應(yīng)性
       
        流程要適應(yīng)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展要求和實(shí)際運(yùn)作要求。很多企業(yè)的流程還û有體現(xiàn)戰(zhàn)略的要求,û有將戰(zhàn)略實(shí)施的關(guān)鍵因素融入到流程當(dāng)中,從而變成員工的日常操作行為;還有些企業(yè)戰(zhàn)略變了,而流程û有做出相應(yīng)的調(diào)整,新的關(guān)鍵成功要素û有體現(xiàn)在流程中。
       
        所以,在這里特別強(qiáng)調(diào)流程的適應(yīng)性。另外,不要企盼用統(tǒng)一的流程去管理不同的業(yè)務(wù),這樣只會(huì)使流程從一開始就處于失效狀態(tài)。
       
       。ㄈ、流程體系規(guī)劃:流程實(shí)施與評(píng)審機(jī)制
       
        流程建立起來后,關(guān)鍵在于實(shí)施,需要樹立起流程的權(quán)威性,以及建立起流程的持續(xù)評(píng)審機(jī)制,從而牽引流程的持續(xù)優(yōu)化。流程的實(shí)施評(píng)審工作,可以參考以下步驟。
       
        1、流程體系規(guī)劃發(fā)布、培訓(xùn)執(zhí)行
       
        流程發(fā)布后,要對(duì)相關(guān)執(zhí)行人員進(jìn)行培訓(xùn),確保流程執(zhí)行人員明確在新流程中的職責(zé),執(zhí)行規(guī)范的變化,及時(shí)掌握新流程所需的操作技能。
       
        2、流程體系規(guī)劃樹立流程的權(quán)威性
       
        流程建立起來以后,必須樹立流程權(quán)威性,打造“重視流程、使用流程、管理流程”的氛Χ。流程要得到有效的執(zhí)行,û有隨意的破壞流程權(quán)威性的現(xiàn)象出現(xiàn),企業(yè)全體員工形成按流程化規(guī)定的操作的習(xí)慣。
       
        3、流程體系規(guī)劃建立評(píng)審機(jī)制(計(jì)劃、方法、績效測(cè)評(píng))并實(shí)施評(píng)審
       
        這是保證流程持續(xù)有效的關(guān)鍵步驟。關(guān)鍵流程評(píng)審,由流程部門組織流程評(píng)審小組進(jìn)行評(píng)審;其他流程評(píng)審,由流程主導(dǎo)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審。
       
        4、流程體系規(guī)劃實(shí)施獎(jiǎng)懲措施
       
        如何管理變革,包括流程管理變革,都必須要有制度支持,否則會(huì)不了了之。需要建立起一套制度,獎(jiǎng)勵(lì)在流程實(shí)施中提出有效改進(jìn)措施的行為,懲罰不按流程規(guī)定執(zhí)行的行為。
       
       。ㄋ模、流程體系規(guī)劃:流程改進(jìn)機(jī)制
       
        針對(duì)流程實(shí)施與評(píng)審中收集到的流程缺陷,需要組織跨部門的小組進(jìn)行流程的程序改進(jìn)。不斷,融入企業(yè)階段性戰(zhàn)略要求,融進(jìn)先進(jìn)的管理思想,進(jìn)而消除管理瓶頸,使流程持續(xù)優(yōu)化,持續(xù)有效,是流程管理部門的重要職責(zé)。
       
        流程改進(jìn)工作可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:
       
        1、流程體系規(guī)劃體現(xiàn)戰(zhàn)略
       
        流程必須能夠支持企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn),這樣的流程才有效,否則就無效的,甚至?xí)a(chǎn)生負(fù)面的效果。因此流程改進(jìn)目標(biāo)必須體現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略要求。
       
        2、流程體系規(guī)劃體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想
       
        流程改進(jìn)必須體現(xiàn)先進(jìn)的管理思想。
       
        3、流程體系規(guī)劃消除管理瓶頸
       
        流程改進(jìn)目標(biāo)必須消除目前的管理瓶頸。
       
        4、流程體系規(guī)劃:標(biāo)桿基準(zhǔn)
       
        樹立行業(yè)或相關(guān)行業(yè)的標(biāo)桿基準(zhǔn),學(xué)習(xí)業(yè)界標(biāo)桿的成功經(jīng)驗(yàn)和方法;以標(biāo)桿為基準(zhǔn)設(shè)置流程績效目標(biāo)和提升計(jì)劃;對(duì)標(biāo)桿基準(zhǔn)進(jìn)行跟蹤研究。
       
        5、流程體系規(guī)劃:協(xié)調(diào)平衡
       
        流程改進(jìn)時(shí),應(yīng)同時(shí)梳理和協(xié)調(diào)上下游流程和接口流程,確保流程間的協(xié)調(diào)和平衡。
       
        6、流程體系規(guī)劃:持續(xù)優(yōu)化流程
       
        完成流程管理的業(yè)務(wù)體系構(gòu)建之后,還必須保持流程的持續(xù)優(yōu)化。例如按照流程管理體系的要求,組織跨部門的流程工作小組收集流程運(yùn)行中存在的問題,定期對(duì)流程進(jìn)行評(píng)審,對(duì)問題流程或者適應(yīng)性不強(qiáng)的流程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化,從而優(yōu)化工作方法,解決管理瓶頸。只有堅(jiān)持流程的持續(xù)優(yōu)化,才能在運(yùn)營效率上超越競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
       
        三、如何做流程績效管理
       
        第一步:取勢(shì)
       
        這里的取勢(shì)有兩層含義:
       
        一是高層支持。
       
        對(duì)于目前國內(nèi)企業(yè)發(fā)展水平而言,流程管理理念還不夠深入,對(duì)流程設(shè)置績效指標(biāo)并有效管理的企業(yè),更是非常罕見。所以,如果計(jì)劃啟動(dòng)此工作,必須得到公司高層的大力支持,而且是真正地、堅(jiān)定不移地、持續(xù)地支持。
       
        二是選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)。
       
        和平年代,上至老總下至普通員工都不想折騰,而流程績效管理工作在推進(jìn)早期又是非常折騰的事情。所以,如果想成功推動(dòng)這項(xiàng)工作,還要選擇啟動(dòng)的好時(shí)機(jī),像上面列舉的西金公司遇到的問題就是一個(gè)絕佳時(shí)機(jī)。
       
        第二步:成立推動(dòng)組織
       
        流程績效管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程。所以必須成立一個(gè)虛擬組織來協(xié)調(diào)推動(dòng)。毫無疑問,這個(gè)虛擬組織的負(fù)責(zé)人應(yīng)該是企業(yè)高管,組織成員應(yīng)該是關(guān)鍵流程領(lǐng)域的負(fù)責(zé)人。
       
        這個(gè)組織具體的工作職責(zé)是:
       
        1、組織協(xié)調(diào);
       
        2、工作策劃;
       
        3、執(zhí)行工作計(jì)劃;
       
        4、檢查工作效果;
       
        5、資源提供;
       
        6、重大問題決策
       
        第三步:流程重要度分析
       
        有必要設(shè)置績效指標(biāo)的流程一定是核心流程,所以,應(yīng)該首先做流程重要度分析,分析的維度有多個(gè),比如客戶導(dǎo)向、行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力因素等。
       
        完成重要度分析后,還要遵循先點(diǎn)后面、先易后難、先業(yè)務(wù)后職能的原則逐步實(shí)施。先找1-2個(gè)重要流程,完成整個(gè)流程績效管理閉環(huán)再全面鋪開,無論是對(duì)于方法論的完善,還是控制實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)而言都是至關(guān)重要的。
       
        第四步:設(shè)置流程績效指標(biāo)
       
        流程績效指標(biāo)的設(shè)置一定要遵循幾大原則:
       
        1、全局性
       
        不應(yīng)僅站在本部門或本崗λ的角度討論問題,而應(yīng)該跳出部門、崗λ甚至公司的框框,站在整個(gè)行業(yè)價(jià)值鏈的高度設(shè)置流程績效指標(biāo)。
       
        2、端到端。
       
        不要為了便于考核就切分流程,而應(yīng)該直接設(shè)置端到端指標(biāo)。
       
        3、客戶導(dǎo)向。
       
        要時(shí)刻問自己,并確保這是外部客戶關(guān)心的,而非內(nèi)部客戶一廂情愿。
       
        4、少而精。
       
        一個(gè)流程設(shè)置3個(gè)指標(biāo)并能管理好已經(jīng)需要投入很大精力才能做好,所以,不要貪多
       
        第五步:流程績效測(cè)評(píng)
       
        定期對(duì)流程做績效測(cè)評(píng)是必要的,而且相關(guān)部門及崗λ要對(duì)這些測(cè)評(píng)結(jié)果負(fù)責(zé),常見的做法就是流程績效考核與部門和個(gè)人的績效考核體系掛鉤。
       
        很多企業(yè)常見的做法是只考核財(cái)務(wù)指標(biāo),而流程績效指標(biāo)只是作為臨時(shí)?額外要求大家提升的,這樣的企業(yè)注定無法從這項(xiàng)工作中獲得任何匯報(bào)。
       
        第六步:流程持續(xù)改進(jìn)
       
        大部分企業(yè)忽視了這一步,認(rèn)為流程績效得到測(cè)評(píng)和考核就是工作的終點(diǎn)。這絕對(duì)是一個(gè)誤解,因?yàn)榱鞒炭冃Э己说哪康牟皇菫榱丝己,而是通過定期?客觀分析流程當(dāng)前績效值與客戶期望值及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手標(biāo)桿值的差距,持續(xù)優(yōu)化并提升流程績效。這同樣是虛擬組織需要主導(dǎo)推動(dòng)的,而不是讓各部門自己去“揣摩”。
      編輯:foodqm

       
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