實(shí)驗(yàn)室記錄文件的存檔管理

記錄是闡明實(shí)驗(yàn)室所取得的結(jié)果或者提供所完成某項(xiàng)活動的證據(jù)文件，它是實(shí)驗(yàn)室所從事的活動的再現(xiàn)性、可溯性以及見證性的反映，尤其是對于實(shí)驗(yàn)室審核，不論是內(nèi)審還是外審，記錄查看是審核的一個(gè)重要手段之一，而且審核人員通過查閱實(shí)驗(yàn)室的記錄文件，能夠很好地了解實(shí)驗(yàn)室的日常運(yùn)作情況。除了滿足審核要求外，記錄也是反映實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理、技術(shù)能力的證據(jù)之一，做好記錄文檔的管理，也便于實(shí)驗(yàn)室對自身的宣傳。

記錄管理工作的意義

記錄是實(shí)驗(yàn)室活動的反映，而記錄管理則是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理水平的反映。如果實(shí)驗(yàn)室記錄管理混亂，即使實(shí)驗(yàn)室存在很好的硬件設(shè)施和資源，沒有足夠的數(shù)據(jù)記錄作為支撐、溯源，沒有良好的記錄文檔的管理，也會限制了其技術(shù)水平的發(fā)展。由此可見，記錄管理對于實(shí)驗(yàn)室的管理是多么的重要。那么如何做好實(shí)驗(yàn)室的記錄管理呢?可以從記錄文件的檢索、存取、存檔、維護(hù)以及清理等工作入手，以規(guī)范記錄管理工作。

記錄存檔的分類

根據(jù)文檔的載位類型不同，可以分為紙質(zhì)文檔類和電子文檔類。紙質(zhì)文檔具有原始性、不易修改的優(yōu)點(diǎn)，但易破損、占據(jù)空間較大;而電子文檔比起紙質(zhì)文檔占據(jù)空間較小、易保存，但記錄內(nèi)容易修改、文件易丟失。對于不同載體的文檔，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)根據(jù)其特點(diǎn)有針對性地區(qū)別管理，以達(dá)到盡可能全面地保存實(shí)驗(yàn)室活動的重要記錄、資料以及規(guī)定保存期限內(nèi)的所有技術(shù)記錄的目的。

記錄的檢索

實(shí)驗(yàn)室文檔、記錄種類繁多，當(dāng)實(shí)驗(yàn)室需要對檢測過程進(jìn)行記錄追溯，尤其是對不符合檢測工作情況進(jìn)行調(diào)查、追溯時(shí)，對于記錄的快速、準(zhǔn)確查找則顯得十分重要。為了應(yīng)對能夠快速、準(zhǔn)確查詢記錄、文檔的需求，這要求文檔管理員建立良好的實(shí)驗(yàn)室文檔檢索體系，以便能夠在短時(shí)間內(nèi)滿足資料翻閱、追溯的要求，并根據(jù)文檔的增減情況進(jìn)行維護(hù)。

1.檢索目錄的建立

檢索目錄的建立，是以方便文檔管理員能夠清晰了解到實(shí)驗(yàn)室資料保有類別的基本情況，且有效地指引文檔管理員使其能夠快速、準(zhǔn)確地查找所需的文檔資料。因此，文檔管理員可根據(jù)文檔類型的分類，建立主檢索目錄，如質(zhì)量記錄類、技術(shù)記錄類、體系文件類等;再對各類文檔進(jìn)行內(nèi)容細(xì)分、歸類，根據(jù)細(xì)分情況設(shè)立次檢索目錄;然后再按時(shí)間順序再設(shè)立下層檢索目錄，通過先關(guān)鍵詞再時(shí)間順序的方式結(jié)合建立檢索目錄體系，則有利于文檔管理員掌握文檔主體情況。當(dāng)然也要求文檔管理員業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)，能夠較專業(yè)地對文檔進(jìn)行分類。

2.檢索目錄的維護(hù)

隨著實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展以及數(shù)據(jù)的不斷積累，文檔的類別也有所更新，文檔管理員應(yīng)當(dāng)定期根據(jù)實(shí)際存檔情況，對檢索目錄進(jìn)行維護(hù)，主要為時(shí)間順序方面進(jìn)行維護(hù)，但當(dāng)文檔類別有增減的情況下也應(yīng)更新維護(hù)。

記錄的建檔、存取及維護(hù)

1.記錄的建檔

實(shí)驗(yàn)室常見的記錄建檔的方式有:全檔建檔以及預(yù)建檔。全檔建檔是指當(dāng)所有的記錄收集完畢后再進(jìn)行建檔，這樣的建檔方式能夠確保檔案中的記錄完整性，但是建檔的及時(shí)性會有所滯后，在建檔之前記錄文檔會顯得零散;預(yù)建檔是指在記錄未收集前提前建檔，當(dāng)記錄形成時(shí)可以即時(shí)歸檔，該方式使得記錄在歸檔時(shí)能夠集中，但要求歸檔人員對實(shí)驗(yàn)室情況較為熟悉，且業(yè)務(wù)能力要求較高，需要對預(yù)建檔內(nèi)容記錄做到全程跟蹤才能保證記錄的完整性。

2.記錄的存取

實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)建立良好的存取制度，對于文檔交接做好規(guī)定，使得記錄產(chǎn)生方、文檔借閱方與文檔管理員都能明確責(zé)任與流程規(guī)定，以便執(zhí)行。同時(shí)各方也應(yīng)當(dāng)規(guī)范執(zhí)行，記錄產(chǎn)生方應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)將所產(chǎn)生的記錄交到文檔管理員歸檔;文檔借閱方在借閱文檔后按時(shí)歸還;文檔管理員應(yīng)當(dāng)做好登記工作，定期檢查是否有缺漏文件，對于未能及時(shí)歸還的文檔必須做好提醒催收工作。

3.記錄的維護(hù)

實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)設(shè)立良好的文檔儲存設(shè)施，使得文檔得到保護(hù)，避免因文檔損毀而影響查閱。對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)當(dāng)做好防潮、防火、防蟲、防盜等防護(hù)工作;對于電子文檔，應(yīng)當(dāng)做好防磁、防盜、防黑客等工作，定期檢查電子文檔載體使用的有效性以及電子記錄傳輸、保存的完整性。建議實(shí)驗(yàn)室設(shè)立專門位置放置實(shí)驗(yàn)室文檔資料，對于文檔資料放置區(qū)域建立嚴(yán)格的控制規(guī)程，文檔管理員在質(zhì)量負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)及授權(quán)下專人專管。

記錄的清理

實(shí)驗(yàn)室每日均有記錄產(chǎn)生，且隨著時(shí)間的進(jìn)展記錄文檔也不斷增加，但不論為紙質(zhì)文檔還是電子文檔，其儲存空間畢竟有限，因此實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)定期清理過期的、失去繼續(xù)保存意義的記錄，清理出有效的空間以確保日后記錄文檔的存檔需要。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)建立文檔清理制度，根據(jù)準(zhǔn)則要求以及自身記錄保存需要，設(shè)定記錄的保存期限。實(shí)驗(yàn)室也應(yīng)當(dāng)對記錄進(jìn)行識別，識別出可清理記錄以及需保存記錄，待清理銷毀之記錄在銷毀前應(yīng)當(dāng)做好登記，并得到管理人員的審批下才能進(jìn)行清理、銷毀。