所有審核員都接受過管理標準、審核策劃、審核實施和報告的基本培訓(xùn)。但是許多審核員只是接受了基本的培訓(xùn)，對審核的技巧需要經(jīng)過不斷的鍛煉，才能大大提高審核的有效性，如何成為一名優(yōu)秀的審核員注意以下幾點。

 

一、讓受審核方感覺自己就是審核組的成員

 

　　避免直接的開場白，如“我是來審核你們的體系的，不用擔(dān)心是來這里審核你們的”

 

　　而應(yīng)該說“我們要對某某過程進行評估，識別過程的不足之處或者改進的機會，希望你們帶我們評估一下整個過程并解釋它是如何運行的。我們可能需要你們的一些相關(guān)記錄，如果有什么不足之處或你們認為有讓過程變得更好的改進措施我們也愿意聽聽，若是有什么問題，請隨時提出來，可以嗎？”

 

　　這樣的開場白顯得更真誠，這樣會讓受審核方愿意接受審核并且積極配合協(xié)助審核。

 

二、漏斗法面談策略

 

　　審核員在和受審核方，可以問三大類問題：開放式、封閉式和澄清性的問題。

 

　　評估開始時，先問一些開放性問題，審核員從開放式問題中得到的信息比封閉式問題多，然后采用澄清性問題來彌補缺漏。封閉式問題需要回答是或否，或明確對或錯。所以受審核方再回答封閉式問題時面臨的“折戟沉沙”機會更大。

 

　　封閉式問題需要回答是或否，或明確對或錯。所以受審核方再回答封閉式問題時面臨的“折戟沉沙”機會更大。

 

三、做一個積極的傾聽者

 

　　審核員再審核過程中應(yīng)該只花10%的時間來說話，用90%的時間去傾聽。據(jù)相關(guān)研究獲得的令人擔(dān)憂的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，所有談話交流中有近70%都被誤解了。

 

　　雖然在這些錯誤的溝通中，大部分對日常交往不會產(chǎn)生重大的影響，但是審核中的錯誤傳達就會對受審核方和審核員雙方的信譽造成破壞性的影響。簡而言之，審核員必須做一名積極的傾聽者。

 

四、有效的抽樣挑選

 

　　有些審核員會讓采購經(jīng)理列舉不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商例子，受審核方就可以自己選擇抽樣，就發(fā)現(xiàn)不了問題。

 

　　我們需要再審核采購部門之前先審核收貨部門，通過收貨部門的記錄發(fā)現(xiàn)一些進貨產(chǎn)品問題的例子。審核員應(yīng)檢查他們檢查單上的每一個問題，有些審核員會讓采購經(jīng)理列舉不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商例子，受審核方就可以自己選擇抽樣，就發(fā)現(xiàn)不了問題。我們需要再審核采購部門之前先審核收貨部門，通過收貨部門的記錄發(fā)現(xiàn)一些進貨產(chǎn)品問題的例子。

 

五、通過現(xiàn)有的價值來識別審核發(fā)現(xiàn)的真正作用

 

　　優(yōu)秀的審核員能夠講審核發(fā)現(xiàn)和真正的結(jié)果聯(lián)系起來，能夠?qū)�審核發(fā)現(xiàn)從技術(shù)違規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)橛绊懡M織的問題，他們能夠引起管理層的注意，且獲得管理層的支持。審核員應(yīng)該總是努力確定不足之處是否對組織產(chǎn)生影響，影響程度如何。

 

六、要與受審核方確認你的審核發(fā)現(xiàn)

 

　　當(dāng)你認為發(fā)現(xiàn)了不符合時，審核員應(yīng)該將審核發(fā)現(xiàn)告知審核方。告知審核發(fā)現(xiàn)，可以避免因為溝通不暢導(dǎo)致的無效發(fā)現(xiàn)。有時我們不理解對方要表達的意思，或者對方不理解我們，也有的時候我們認為發(fā)現(xiàn)了不符合，但事實上并沒有發(fā)現(xiàn)。

 

　　再結(jié)束審核之前或者再發(fā)現(xiàn)問題時，要當(dāng)場與對方溝通，這樣可以讓受審核方有機會糾正，也保護了你作為審核員的利益。

 

七、不要舍本逐末

 

　　不記錄沒有用的內(nèi)容，指對管理體系的績效沒有任何實際影響的審核發(fā)現(xiàn)，包括明顯的筆誤、在沒有要求或不必要的情況下在空白處標記“不適用”，以及明顯可以糾正的行政監(jiān)督疏漏。關(guān)注重要的要求、問題和績效，不專注于或有意去尋找意義不大的小問題。

 

八、在報告中提供充分的背景信息

 

　　審核員必須始終牢記他們在為誰寫不符合報告。既不是為審核項目經(jīng)理，也不是為其他審核員，而是為了受審核方的管理者或被審核過程的負責(zé)人，為了要采取糾正措施的受審核方的管理者或過程負責(zé)人。

 

　　管理者或過程負責(zé)人在審核員發(fā)現(xiàn)問題的時候可能不在場，這就意味著審核報告必須要清晰，并且能夠直接追溯到違反的要求。對問題的描述不能留下疑點，必須指出有什么問題以及為什么認為是違反了要求。

 

九、具體指出優(yōu)勢處

 

　　審核員應(yīng)指出受審核方出色的地方，指出值得表揚的具體做法。應(yīng)認證企業(yè)有管理體系推進后成功的收獲，出色的地方的地方可歸納為這種出色的表現(xiàn)可能是電子文件化的控制到位，或向文件用戶告知文件變更時所采用的方法，不要泛泛而談。

 

　　一定要具備以下特質(zhì)：

 

　　1、標準的熟悉和把控

 

　　什么樣的能審核通過，什么樣的不能審核通過，審核的標準是根據(jù)什么。基于風(fēng)險的管理思維，抓住每個項目的審核風(fēng)險點；

 

　　2、細心和謹慎

 

　　審核其實是一個不太允許犯錯的崗位。你審核沒有失誤是工作職責(zé)要求，但是只要出現(xiàn)企業(yè)大的風(fēng)險點和合規(guī)性的審核失誤，那就是重大問題，所以工作中一定是細心再細心，謹慎再謹慎。

 

　　3、抗壓能力。

 

　　既然是人工審核，總會有紕漏，所以出現(xiàn)失誤的時候，吸取教訓(xùn)不再犯錯就可以，心理壓力不要過大，否則過猶不及，越害怕犯錯，越犯錯。

 

　　4、對工作的熱情。

 

　　審核大多都是重復(fù)和枯燥的工作，再有意思和新奇的東西，接觸久了，都會有倦怠期，怎么克服，就要來自于對工作的熱情。審核其實往深了說需要你知道的東西很多，知識面越廣越好，所以工作中一定要積極學(xué)習(xí)，提高自己的職業(yè)技能。