一、緊扣事實和審核準則的原則

 

　　所謂的“緊扣事實和審核準則的原則”的主要含義是：所描述的不符合項事實必須與違背認證標準的條款號和相應的條款要求相一致。這是對標的首要原則，可以用簡單的案例來說明。

 

　　在質檢科檢查時發(fā)現，未能提供 2017 年 7 月份生產的圖號為 xxxx 的底座和圖號為 xxx 的活動梁的成品檢驗記錄。

 

　　這不符合 GB/T19001-2016 標準 8.6 關于“組織應在適當階段實施策劃的安排，以驗證產品和服務的要求已得到滿足”的要求。

 

　　這個不符合項報告的對標顯然是錯誤的。“未能提供……成品檢驗記錄”的事實與認證標準 8.6 的第一句話沒有任何關系。而這個事實只與認證標準 8.6 關于“組織應保留有關產品和服務放行的成文信息”相違背。因為你描述的不符合事實是沒有成品檢驗記錄，而不是沒有檢驗。由此可看出：遵循這條原則是對標工作最基本的要求。它要求審核員必須對審核標準十分熟悉。為了進一步理解和應用這條原則，要關注兩個方面的實施方法。

 

　�。ㄒ唬�、當看到不符合項情景時，不要急急忙忙去對標�？砂凑找韵挛鍌�步驟來進行思考。

 

　　第一步：首先要針對不符合情景，判斷在什么過程出現了什么錯誤？

 

　　第二步：根據過程屬性找出審核標準的條款號；

 

　　第三步：根據錯誤的性質或初步原因，找出該條款中的要求（條文）；

 

　　第四步：描述不符合項事實，梳理與判定的標準條款及要求的邏輯關系，為“對標”做出“鋪墊”；

 

　　第五步：寫出完整的不符合項報告。

 

　　下面我們用一個實際案例來說明這個思路。

 

　　

 

　　圖 1：緊扣事實和準則的原則案例 1

 

　　由圖 1 可見：“審核情景”中第一句話說明在生產過程（噴漆過程）中出現了“表面粗糙不平”的錯誤。此時，您應該馬上想到是違背了生產過程控制的條款（標準 8.5.1）。錯誤產生的初步原因是什么？通過工長的解釋可知，是由于沒有提供工藝指導書，工人沒法規(guī)范性操作造成的，回憶或查標準就可知道，該事實違背了標準8.5.1a）1）的要求。此時，您就可考慮事實與對標之間的邏輯關系，并動筆撰寫不符合項報告了，見圖 2 所示。

 

　　

 

　　圖 2：緊扣事實和準則的案例 2

 

　　在圖 2 中，不符合事實描述的“五何”體現在，何時是“現場發(fā)現”；何地和何崗位是“噴漆工段”；何樣本是“一名工人……噴涂 C1031控制面板”；何情況是“在無工藝文件做指導的情況下，用殘漆和新漆混合后噴漆”“造成該面板表面粗糙不平”。文字簡潔、清楚。同時，“無工藝文件做指導”“造成該面板表面粗糙不平”，也為對標8.5.1a）1）打下了鋪墊。

 

　　我從培訓 GJB9001B-2009 標準開始，就設計了一門《高級審核技巧培訓與實戰(zhàn)訓練》。通過互動教學和高強度訓練，提高學員的審核水平。

 

　　在對學員對標訓練時發(fā)現：凡是說不清是那個過程出現了什么錯誤的學員，不用他繼續(xù)往下說，你就知道他對標的結果是錯誤的。這個經驗百試百靈。所以，我要求學員在撰寫和回答對標和不符合項報告的結果時，必須按照前面的五個步驟，一步一步地思考和回答問題。也算是獨特的訓練方法吧。

 

　　（二）、如果標準的要求并沒有直接指明這件事情是錯誤時，按照“緊扣事實和準則”原則對標時，就必須查閱受審核方質量管理體系文件，因為它也是審核準則。圖 3 所示的不符合項報告，也是按照圖 1 所示的邏輯思路對標的，但同時考慮了受審核方質量管理體系文件的要求而撰寫的。

 

　

 

　　圖 3：同時將組織的質量管理體系文件作為審核準則的案例

 

　　二、就近不就遠的原則

 

　　該原則是說，在對標過程中有適用的具體條款，就不要判定綜合性條款。即：在可能涉及的條款中，選擇哪些最貼近不符合事實的條款，有針對性地進行對標。

 

　　所謂的綜合條款包括：標準 7.5 條是成文信息的綜合條款，標準 4.4條是體系策劃的綜合條款，標準 8.1 條是運行策劃的綜合條款，標準8.5.1 條是生產過程控制的綜合條款，標準 10.2 條是糾正措施的綜合條款，標準 8.6 條是檢驗和試驗的綜合條款，等等。只有在沒有具體條款要求時，才選定綜合條款進行對標。例如：

 

　　1）在審核產品設計和開發(fā)過程時，發(fā)現設計所不能提供某產品的設計驗證記錄，不應判定其不符合 GB/T19001-2016 標準的 7.5.3.1 而應判定其不符合標準的 8.3.4f）；

 

　　2） 發(fā)現設計所不能提供某產品符合設計策劃出的產品接受準則的記錄，不應判定不符合標準的 8.1e）2），而應判定其不符合 8.3.2j）；

 

　　3） 在車間審核時發(fā)現，工藝文件規(guī)定某工序要求工人進行數據檢測，不應判定其不符合標準 8.6 的第一句話，而應判定不符合 8.5.1c）；

 

　　4） 在審核內審過程時發(fā)現，受審核方對內審發(fā)現的不符合項沒有采

 

　　取積極的糾正措施，不應判定 10.2.1b），而應判定標準的 9.2.2e），等等。

 

　　同時在GB/T19001-2016標準中，涉及到更改控制的要求有6處之多，6.3 是體系的更改、7.5.2c）是文件的更改、8.1 涉及到運行策劃的更改、8.2.4 是產品和服務要求的更改、8.3.6 是設計和開發(fā)的更改、8.5.6 是生產和服務過程的更改，審核員特別是實習審核必須門清，不可混淆，避免張冠李戴。

 

　　“就近不就遠的原則”的應用，可以區(qū)分標準中諸多條款和要求的內涵和外延。如果沒有明確的原則做出指導，就會界限模糊，不利于受審核方進行改進。

 

　　三、有利于受審核方改進的原則

 

　　這條原則是說：當存在多種對標的可能時，應選擇最有利于受審核方理解和整改、最容易見效的條款進行對標，引導受審核方加深對標準的理解，并采取措施以滿足標準的要求。

 

　　比如說，在電鍍行業(yè)檢查鍍層厚度時，可以用測厚法，也可以用點滴法。在審核中發(fā)現，工藝規(guī)程中規(guī)定用點滴法，而在現場卻使用的是測厚法。審核員在不符合項對標時，是判未按照文件執(zhí)行呢？還是判文件策劃錯誤呢？我在講課時，很多學員都回答說應該判執(zhí)行問題。如果那樣的話，按照糾正和糾正措施的處理程序，就必須將用測厚法檢測過的零件和產品全部追回。那樣做，處理難度大，對產品質量并不會帶來提高。如果判文件策劃問題，修改一下工藝規(guī)程就可以了。

 

　　這條原則告訴我們：審核員的產品就是服務。在審核中既要滿足審核準則的要求，對顧客和審核委托方等相關方負責，又要有利于受審核方進行改進，將改進的成本降低到最小的程度，以獲得最大的收益。當然，這就需要審核員具有專業(yè)性和深厚的行業(yè)背景。

 

　　四、一對一的原則

 

　　這條原則是說：一個不符合項事實只能判定標準的一個條款，不能寫“不符合這個條款的幾點幾，又不符合哪個條款的幾點幾。”為什么？因為審核員的工作與大夫看病相似。一個好的大夫，不會告訴你，可能是這個病，也可能是那個病。如果這樣的大夫，病人會恥笑他是“蒙古大夫”。審核員也是這樣，這個不符合事實到底違背了標準的那個條款的哪項要求，一定要診斷準確，這樣才有利于受審核方改進。如果自己都是模棱兩可，怎么會讓受審核方清楚呢？又怎么進行原因分析和制定糾正措施呢？

 

　　在落實這個原則的過程中，有兩個問題需要進行解決。一是寫不符合項事實時，千萬不要將看見的幾件性質不同的事情都綜合寫在一起，不然就沒法按照這個原則進行對標了。二是也有例外性。一個不符合項的對標，可以根據不符合項事實的性質，確定其不符合標準的“幾點幾”條的 a）和 b）（或 c、d……）。因為在同一條款里的 a）、b）、c）……等子條款具有一定的相同屬性。

 

　　五、忠實審核準則的原則

 

　　這條原則告訴我們：對標時，既不能提高審核標準的要求，也不能降低審核標準的要求。審核員應牢記：審核工作的基本任務之一是按照審核準則對受審核方體系的符合性檢查。要貫徹這個原則，首要的條件是審核員必須對所遵循的審核準則有深刻的理解，特別是對各種不同的質量管理體系標準的要求要特別的熟悉，否則就容易犯兩類措施。

 

　　第一類錯誤是錯用審核標準。請大家看圖 4 所示的不符合項報告。

 

　　

 

　　圖 4：涉及“忠實審核準則”的案例 1

 

　　有經驗的資深審核員一眼就會看出，這個不符合項報告是錯誤的。

 

　　因為 GB/T19001-2016 標準并沒有要求組織制定項目質量計劃。不符合項本身就是誤判。如果按照 GJB9001C—2017 標準進行審核，那么，就會構成不符合項，見圖 5 所示。

 

　　

 

　　圖 5：涉及“忠實審核準則”的案例 2

 

　　第二類錯誤是不考慮受審核方質量管理體系文件的要求，而按照自己的習慣進行思考。如前文所述，受審核方質量管理體系文件也是審核準則。如果受審核方的文件中規(guī)定必須制定項目運行質量計劃，而某項目沒有進行制定，那就構成了不符合 GB/T19001-2016 標準的不符合項，見圖 6 所示。

 

　　

 

　　圖 6：涉及“忠實審核準則”的案例 3

 

　　由此看出，忠實審核準則的原則不但要基于審核員對審核標準的深刻理解，也要基于審核員在現場對受審核方質量管理體系文件的檢查深度。

 

　　如前所述，撰寫不符合項報告是審核員的一項基本功，特別是對標的準確性決定了不符合項報告的正確性。上述的五項原則僅僅為對標工作提供了指南，要準確地掌握這些原則，還必須通過對管理體系標準的深入學習、深刻理解和大量的案例練習。尤其是對于新加入審核員隊伍的朋友是需要下苦功的。如果不深刻地理解標準的要求和進行大量的案例訓練，很難培養(yǎng)基本的職業(yè)能力。