ISO9000審核員是經(jīng)系統(tǒng)培訓(xùn)并考核合格,由權(quán)威認(rèn)證機(jī)構(gòu)評估、審核,具備從事組織內(nèi)部質(zhì)量體系審核資格的人員。合格的審核員可監(jiān)督質(zhì)量體系的運(yùn)行,協(xié)助外部審核的順利通過,對質(zhì)量體系的保持和改進(jìn)起參謀作用。
作為一名合格的審核員,應(yīng)該遵守審核工作的獨(dú)立性、客觀性和公正性原則,有效、高效地開展審核活動,確保審核結(jié)論的一致性。工作內(nèi)容:按內(nèi)審計劃對企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核;追蹤內(nèi)審不符合項的完成情況;負(fù)責(zé)編制和完善各項質(zhì)量管理制度并予指導(dǎo)實(shí)施;負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系的日常維護(hù)。然而,由于審核過程的復(fù)雜性,以及審核員個人素質(zhì)、能力等參差不齊,有些審核員常常陷人某些誤區(qū),給審核工作帶來了負(fù)面的影響。
審核員存在的誤區(qū)
一、不做準(zhǔn)備,倉促上陣
某些審核員認(rèn)為,自己經(jīng)過培訓(xùn)與注冊,從事審核工作自然輕車熟路。因此,審核前不認(rèn)真閱讀受審核方的管理體系文件,不了解其工藝流程、過程、適用的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)要求,也不準(zhǔn)備審核檢查表,不管受審核方是否屬于自己所熟悉的行業(yè)和專業(yè),就匆匆進(jìn)人現(xiàn)場開展審核活動。
二、"蜻蜓點(diǎn)水",浮于表面
某些審核員進(jìn)行現(xiàn)場審核不深人,滿足于"點(diǎn)到為止",其審核方法既呆板又單調(diào)。例如:只會機(jī)械地提問,或埋頭查看受審核方的管理體系文件和記錄;現(xiàn)場觀察不仔細(xì),不能綜合運(yùn)用面談、查閱資料、現(xiàn)場觀察、重復(fù)驗證等方法進(jìn)行調(diào)查和追溯;查找受審核方管理體系的深層次問題時,只能發(fā)現(xiàn)文件未編號、記錄未簽字等小問題。
三、偏離目標(biāo),延誤時間
某些審核員只是"跟著感覺走",憑經(jīng)驗審核,不能緊緊抓住受審核方的關(guān)鍵過程和活動,也不能控制現(xiàn)場審核的節(jié)奏與進(jìn)度,對自己感興趣的某個方面或某個細(xì)節(jié)過多地糾纏,查不到問題不罷休,浪費(fèi)了寶貴的時間,致使不能按照審核計劃規(guī)定的時間完成檢查表中全部內(nèi)容的審核,只好延長審核時間或虎頭蛇尾地草草收場。
四、指手劃腳,充當(dāng)"教練",某些審核員忘記了自己的角色和任務(wù),滔滔不絕地向受審核方講述應(yīng)該如何做,這樣做有什么好處,不這樣做會產(chǎn)生哪些后果等。在現(xiàn)場審核時,對受審核方提供咨詢、進(jìn)行輔導(dǎo),既當(dāng)"裁判員",又當(dāng)"教練員"。
五、自以為是,固執(zhí)已見
某些審核員經(jīng)常自我感覺良好,習(xí)慣根據(jù)自己的經(jīng)驗和做法對受審核方提出各種要求。例如,要求文件必須加蓋受控印章、倉庫必須設(shè)立待檢區(qū)、所有的規(guī)定都要實(shí)現(xiàn)文件化、所有工作都必須有記錄等。一些人在審核過程中,固執(zhí)地堅持自己的意見,聽不進(jìn)受審核方的解釋,隨意將受審核方經(jīng)實(shí)踐證明是行之有效的做法判為"死刑"。
如何提高審核效率
走出審核員存在的誤區(qū),是一個不斷提高審核水平和審核技巧、改進(jìn)審核技術(shù)的過程,也是確保審核結(jié)論公正性、有效性、一致性的關(guān)鍵問題。作為審核員,應(yīng)從以下幾點(diǎn)人手提高自己的綜合素質(zhì)。
一、注重知識更新
審核員要善于學(xué)習(xí),不斷豐富自己的知識結(jié)構(gòu)。不但要學(xué)習(xí)、掌握相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其指南、審核程序和技術(shù)、現(xiàn)代管理理論、最新科學(xué)技術(shù)等,還要注意學(xué)習(xí)和積累一定的專業(yè)知識,不斷擴(kuò)大自己的專業(yè)范圍,熟悉專業(yè)范圍內(nèi)的產(chǎn)品和過程,使自己成為復(fù)合型的人才。只有熟練地綜合運(yùn)用各方面的知識,才能在審核實(shí)踐中對受審核方的管理體系作出準(zhǔn)確評價。
二、提高專業(yè)技能
審核員要勤于實(shí)踐,不斷提高自己的專業(yè)技能。一是提高基本技能,包括交流能力、觀察能力、協(xié)作能力、分析判斷能力、獨(dú)立工作能力、控制局勢能力、應(yīng)變能力等;二是提高從事具體審核工作的能力,包括審核準(zhǔn)備工作能力、實(shí)施現(xiàn)場審核能力、整體評價能力、編寫審核報告能力、跟蹤與監(jiān)督能力等,以適應(yīng)審核工作的需要。
三、強(qiáng)化角色意識
審核員要明確自己的角色以及所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù),注意時刻修正自己的角色行為,不能偏離角色;應(yīng)嚴(yán)格自律,保持良好的審核員形象。
四、加強(qiáng)素質(zhì)修養(yǎng)
審核員應(yīng)具有較高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和良好的素質(zhì)修養(yǎng),如正直、誠實(shí)、客觀、公正、獨(dú)立、勤奮、敬業(yè)、謙虛、謹(jǐn)慎、開明、自信、禮貌、果斷、堅韌等。只有具備這些素質(zhì),才能勝任審核工作。當(dāng)然,不可能要求審核員是一個十全十美的人,但只要其自覺做到持之以恒地不斷改進(jìn),就會離誤區(qū)越來越遠(yuǎn)。
五、做好審核的策劃和實(shí)施