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潛在供應商開發(fā)
第一部分：名稱定義
潛在供應商：指正在進行認證但尚未進入合格供應商名錄的供應商
簽約供應商：生產或研發(fā)過程中對其產品進行驗證認可過程中的供應商
合格供應商：經過供應商資質審核、物料承認以及批量試用并通過相關評審，有能力正常供貨的供應商
第二部分：各部門分工
采購部：
1.制定潛在供應商開發(fā)計劃；
2.尋找、搜索潛在供應商；
3.搜集潛在供應商各項資料；
4.初選合格供應商；
5.負責組織供應商現場考察；
6.負責和供應商談判；
7.負責制定合同內容及參與合同內容評審。
技術和品管等部門：
1.參與制定物料開發(fā)計劃且負責物料認證方案的策劃，及認證過程的數據收集，最終出具物料認證報告；
2.評審供應商產品質量保證能力，并向采購部傳遞相關信息；
3.參與供應商現場審核、出具報告，樣品質量問題處理。
第三部分：操作步驟
第一步：提出供應商開發(fā)需求
1.技術/研發(fā)人員、生產部門人員、公司其他人員根據新產品開發(fā)、生產和辦公的需要，盡可能詳細的說明新物料的技術要求，并提供已知的潛在供應商信息，傳遞采購部門。
供應商開發(fā)條件是：
�。�1）現有供應商的價格、交付、產能、質量、服務狀況不能滿足需求，或某物料存在供貨風險時，由采購部門申請開發(fā)新的供應商或開發(fā)合格供應商的新物料；
�。�2）在研發(fā)前期被項目負責人評審為重點項目的產品，為了降低產品量產期間采購物料過程中的風險和壓力，由技術/研發(fā)部門提前開發(fā)獨家供應物料、重點物料及可能存在供貨風險的物料的備選供應商；
�。�3）研發(fā)新項目歸檔后，BOM中的獨家供貨物料，由采購部開發(fā)備選供應商；
�。�4）技術/研發(fā)開發(fā)新供應商且供貨后，由技術/研發(fā)部門提交新供應商信息，采購部進行風險評估并提出開發(fā)備選供應商。
2.采購部依據需求對開發(fā)申請進行評審。
若評審結果為不同意開發(fā)，則將評審結果反饋給需求部門，終止開發(fā)；若評審結果為同意開發(fā)，則每份評審表為一個項目，采購部進行項目編號后擬制開發(fā)計劃。
采購部依據以下標準評審新供應商開發(fā)的必要性：
�。�1）此物料是否第一次采購且在合格供應商名錄中無匹配可選，必須開發(fā)新供應商
�。�2）此物料現有供應商的供應狀況是否無法滿足要求，影響較大
（3）是否在已有的合格供應商中無法選擇替代
�。�4）開發(fā)新供應商的時效性、成本是否小于原供應商整改的時效與成本
3.項目跟蹤。
采購部從項目啟動時開始跟蹤供應商（物料）開發(fā)進度信息，并且做好項目信息分類整理。
第二步：制定供應商開發(fā)計劃
對于生產物料類供應商，依據供應商開發(fā)需求，采購部負責組織擬制開發(fā)計劃并組織相關部門參與供應商認證工作。
第三步：搜集供應商信息
1. 通過互聯網，如：搜索引擎、專業(yè)網站、專業(yè)貿易性網站來尋找潛在供應商；
2. 查看專業(yè)雜志、書刊來尋找潛在供應商；
3. 從市場上搜集和尋找潛在供應商；
4.參加專題展覽會、展銷會等大型活動尋找潛在供應商。
第四步：向潛在供應商詢價
通過對供應商的尋找與比較，采購部與有潛在合作能力的供應商取得聯系，進行供應商調查及索要資質文件。
第五步：審視供應商資料
技術/研發(fā)部門對所需采購定制物料提出技術規(guī)格或圖紙，或對標準件的供應商提供的物料技術規(guī)格進行確認；
采購部依據對供應商的調查及資質證明，對供應商進行初步審查、評估對比，對初審合格并有合作意向的供應商進一步聯系與溝通。
第六步：組織與供應商會談
采購部安排供應商面談溝通，加深對其能力的了解。對于雙方有合作意向并需要進行樣品認證的，由采購安排樣品驗證。
第七步：審視現場考察結果
采購部根據實際需求判斷是否對潛在供應商進行現場考察；
在現場考察結果令人滿意的情況下決定是否采取下面的步驟。
第八步：要求供應商提供樣品
如果現場考察結果滿意，采購部要求供應商提供樣品測試。
供應商認證過程中樣品測試的步驟：通過對樣品的測試/檢測，了解供應商的產品的質量/性能是否符合技術規(guī)格的要求。
由技術和品管部門負責樣品和新物料認證工作。
第九步：審視樣品測試結果
采購部審視樣品測試報告，根據報告將供應商的狀態(tài)確定為“通過”或“失敗”。
第十步：建立供應商檔案
采購部將供應商資質文件、樣品測試結果、會談記錄等文檔匯總歸檔。
注意，供應商分類中定義為：潛在供應商。
第十一步：商務談判
如需要對產品進行小批量試制或研發(fā)小批量生產，針對技術、商務、交貨、服務等事項，由采購部組織相關人員與潛在供應商進行商務談判，啟動核價流程。
第十二步：通知相關部門
由采購部通知相關部門啟動試用件采購，技術和品管部門監(jiān)控試裝、試用認證物料的情況。
第十三步：審視試裝、試用認證結果
采購部審視試裝試用測試結果，并根據結果刷新供應商開發(fā)狀態(tài)記錄。
第四部分：涉及表單
1.供應商調查報告
2.供應商資質文件資料
3.供應商基本信息表
4.會議記錄
供應商選擇
第一部分：目的
確保選擇合適的供應商滿足交付、質量、成本、技術、服務支持等要求，規(guī)避采購風險，滿足生產運營需求
第二部分：適用性
比價采購，適用于少量且通用物料，一次性采購且采購金額較小的供應商認證評估方法
成本分析，適用于OEM、外協、生產設備、模具等供應商認證評估的方法
招標采購，適用于基建項目、設備、有豐富供應資源的買方市場情況下，對供應商進行認證評估的方法
競爭性評估，適用于大批量或經常采購的物料的情況下，對供應商綜合實力進行量化評估的方法
詢價，采購方向供貨方發(fā)出采購報價請求
第三部分：采購部內部分工
采購尋源人員：
1.接受、組織新物料采購任務；
2.編制供應商選擇策略，組織制定供應商選擇標準，執(zhí)行供應商選擇過程；
3.組織與供應商進行商務談判；
4.代表公司與供方簽訂合同；
5.維護供應商選擇的相關信息。
采購跟單人員：
執(zhí)行供應商選擇結果。
采購負責人：
1.審批招標之外的供應商選擇結果；
2.審批供應商清單；
3.在權限范圍內審批核價單。
第四部分：操作步驟
第一步：選擇候選供應商
識別候選供應商。原則上盡可能將業(yè)務分給物料族的核心供應商，如果臨時和合格供應商足夠多，則無需找更多的供應商。
第二步：檢查候選供應商數目
為保證有效性和公正性、避免唯一來源的不利情況，至少要有兩個或兩個以上候選供應商。在執(zhí)行流程之前，采購部要檢查候選供應商的數目是否滿足采購業(yè)務規(guī)則和政策的要求。如果潛在供應商數目不夠，則需提供一合理解釋或識別出足夠多的潛在供應商。
第三步：選擇合適的供應商/物料選擇策略
基于該物料族的采購策略選擇供應商/物料選擇技巧。
選擇技巧應為下列幾種之一：
1.招標：
至少需要兩個以上供應商的回復。價格是這種方式下供應商選擇的基礎，在預定的期限內進行開放式或背靠背招標。
說明1：開放性招標指所有參與招標的潛在供應商都可看見其他供應商的價格。而且在招標結束之前，供應商可數次出價。
說明2：背靠背招標指所有參與招標的潛在供應商都不能看見其他供應商的價格。通常他們只有一次響應的機會。
2.競爭性評估：
這種選擇方式的基礎不僅止于價格，采購部要制定出選擇標準和權重，各標準的權重之和為100%。
3.價格比較：
將不同供應商的價格進行比較。
4.成本構成分析：
估計生產該物料/產品的成本（包括人力和物料成本），并以此作為合理價格的基準。注意，非標件采購要求采用成本構成分析來甄選供應商。
5.除此之外，在一些特殊條件下，可以使用下列合格選擇技巧：
5-1.客戶指定供應商：客戶有可能會指定項目中的某一部分由特定供應商提供，在此情況下，采購需確定合理的價格（通常是用市場情報來確定）；無需進行供應商認證，客戶承擔一切與供應商相關的風險；
5-2.唯一來源：指世界范圍內只有一個供應商可提供所需貨物/服務，采購必須驗證這一情況是否屬實；
5-3.產品許可證（專利產品）：優(yōu)化價格并保持供應商價值交付的合理性；
5-4.合作協議：指供應商早期介入新產品的設計開發(fā)，采購必須保證供應商交付價值的合理性，核心供應商將獲得介入產品開發(fā)的優(yōu)先權 。
第四步：制訂競爭性評估標準
如果決定選用競爭性評估作為選擇技巧，采購部需制定出選擇標準及相應權重。
權重總和為100%，一旦標準和權重都已確定，則在評估供應商過程中不允許修改，以確保公平公正性。
第五步：詢價
一旦選擇技巧確定后，采購部就要進入詢價階段。注意，詢價的問題盡可能詳細，確保收集到的信息全面。
在平等的基礎上對供應商的回復進行比較。
第六步：選擇供應商
或執(zhí)行招標選擇供應商，或執(zhí)行競爭性評估選擇供應商，或執(zhí)行成本分析方法選擇供應商，或執(zhí)行比價采購選擇供應商。
第七步：組織合同談判
針對技術、商務、交貨、服務等事項，由采購部組織相關人員與入圍的供應商進行商務的談判，并將談判的意向草擬成合同草案。
第八步：簽訂合同
將經審批后的合同提請審批，再傳遞給供應商。
第九步：資料備檔
采購部齊備前期認證資料后進行供應商資料歸檔，并錄入ERP信息系統(tǒng)。
第十步：準備實施采購
采購部將供應商選擇的結果及時通知相關部門和人員，準備實施采購。
第五部分：涉及表單
1.合格供應商清單
2.詢價單
3.供應商基本信息表
4.一般采購合同
5.外協采購合同文本
6.供應商競爭性評估
7.成本分析
8.供應商現場考察
