供應(yīng)商的開發(fā)應(yīng)該由有計(jì)劃、有目的、有時(shí)間安排、有人員安排的一系列步驟組成,整個(gè)供應(yīng)商的開發(fā)要有條不紊地進(jìn)行。供應(yīng)商的開發(fā)過程一般是從需求出發(fā),通過制訂開發(fā)進(jìn)度表,收集新供應(yīng)商資料,聯(lián)系供應(yīng)商,最后去實(shí)地調(diào)查等一系列步驟進(jìn)行。
1.明確需求
一個(gè)從各方面都表現(xiàn)非常好的供應(yīng)商不一定適合采購(gòu)企業(yè)的需要,因?yàn)樗赡軋?bào)價(jià)非常高。只有適合自己需要的供應(yīng)商才是最好的供應(yīng)商。要找到滿足自己需要的供應(yīng)商首先要明確自己的需求是什么,這種需求包含的范圍非常廣,如需要怎樣的原材料或零件,每隔一段時(shí)期內(nèi)的需求量是多少,按計(jì)劃新供應(yīng)商要在什么時(shí)候開發(fā)到位,對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)能、質(zhì)量和服務(wù)水平需求程度如何,供應(yīng)商的地理位置要求。
2.編制供應(yīng)商開發(fā)進(jìn)度表
供應(yīng)商開發(fā)應(yīng)按企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃、研發(fā)計(jì)劃進(jìn)行。編制一份合理的、可操作性強(qiáng)的供應(yīng)商開發(fā)進(jìn)度表有利于減少盲目工作,使工作目標(biāo)明確化、日清日高,扎實(shí)完成每一時(shí)期內(nèi)的工作,最終達(dá)成目標(biāo)。
3.多種途徑尋找新供應(yīng)商的聯(lián)系信息
采購(gòu)方的需求和開發(fā)進(jìn)度明確后,便可根據(jù)這些需求尋找供應(yīng)商的聯(lián)系方式和產(chǎn)品信息。尋找供應(yīng)商信息的方法非常多,現(xiàn)在電子商務(wù)平臺(tái)非常發(fā)達(dá),網(wǎng)上就能找到非常多詳細(xì)的供應(yīng)商資料和聯(lián)系方式。
除了電子商務(wù)平臺(tái)外,可以利用的渠道還包括報(bào)紙、電視、行業(yè)信息、各種展覽會(huì)交易會(huì)、網(wǎng)站等。每一種渠道都可以找到許多供應(yīng)商資料。
依據(jù)企業(yè)的自身要求,從中選擇幾家綜合表現(xiàn)較好的企業(yè)作為準(zhǔn)供應(yīng)商,經(jīng)過進(jìn)一步的溝通洽談和了解后,留下3~5家備選并進(jìn)一步聯(lián)系。
4.聯(lián)系供應(yīng)商
應(yīng)使用適當(dāng)?shù)穆?lián)系方式與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系,以提高聯(lián)系的效率和明確表達(dá)要達(dá)到的意圖,初次聯(lián)系時(shí)一般采用電話方式。取得供應(yīng)商的初步信息后,可以根據(jù)供應(yīng)商所在地遠(yuǎn)近采取不同的措施。較近的供應(yīng)商可以要求他們到企業(yè)面談為主,面談時(shí)要求他們提供企業(yè)介紹、樣品等。面談時(shí)要盡可能多地從供應(yīng)商那里得到相關(guān)信息,同時(shí)要把企業(yè)的相關(guān)要求及原材料有關(guān)信息盡可能多地向供應(yīng)商表述清楚,把自己企業(yè)的有關(guān)非核心信息也盡可能多的告訴供應(yīng)商,使他們了解采購(gòu)方企業(yè)的要求和企業(yè)文化。
如果是遠(yuǎn)距離供應(yīng)商,草率地讓他們千里迢迢來企業(yè)見面會(huì)談顯然是不合適的,最佳的做法是讓供應(yīng)商通過快遞、電子郵件、微信、傳真等現(xiàn)代辦公方式提供相關(guān)資料和樣品,從而一定程度上了解他們的企業(yè)實(shí)力。
無論供應(yīng)商是近是遠(yuǎn),讓他們填寫一份“供應(yīng)商調(diào)查問卷”非常有必要,它可以為準(zhǔn)供應(yīng)商儲(chǔ)存信息,為以后備選提供參考。
供應(yīng)商調(diào)查問卷一般包括以下信息:供應(yīng)商名稱、負(fù)責(zé)人姓名和聯(lián)系方式、地址、企業(yè)成立時(shí)間、主要產(chǎn)品、企業(yè)人數(shù)、年產(chǎn)銷量、產(chǎn)能情況、生產(chǎn)特點(diǎn)、主要生產(chǎn)設(shè)備情況、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等)、工藝文件、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)及檢測(cè)設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備校準(zhǔn)情況、主要客戶情況、主要銷往地情況、國(guó)際合作情況、員工培訓(xùn)情況、研發(fā)情況、產(chǎn)品或體系認(rèn)證情況、獲獎(jiǎng)情況等。
5.實(shí)地訪問
實(shí)地訪問非常有必要,它可以從宏觀上判斷供應(yīng)商是否具備與采購(gòu)企業(yè)進(jìn)行合作的基礎(chǔ)條件。在操作過程中,越來越多的企業(yè)供應(yīng)商開發(fā)工作是由一個(gè)包括工程、品質(zhì)管理人員在內(nèi)的開發(fā)團(tuán)隊(duì)去完成,如果采購(gòu)人員不提前對(duì)供應(yīng)商的工廠有一個(gè)初步了解,萬一供應(yīng)商的整體情況與采購(gòu)商的要求相距甚遠(yuǎn),可能會(huì)對(duì)采購(gòu)方的管理造成非常大的問題。實(shí)地訪問的目的是要得到一個(gè)對(duì)供應(yīng)商的初步了解。初次拜訪的結(jié)果不一定非常準(zhǔn)確,但它可以使采購(gòu)方?jīng)Q定下一步是否與供應(yīng)商繼續(xù)進(jìn)行溝通和接洽。
初次的實(shí)地訪問是采購(gòu)管理工作的基礎(chǔ),采購(gòu)管理人員應(yīng)把供應(yīng)商的有關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),形成管理性文件數(shù)據(jù)庫(kù)。
6.對(duì)工廠進(jìn)行審核
對(duì)工廠進(jìn)行審核的目的是掌握供應(yīng)商提供的信息是否準(zhǔn)確,是否存在夸大的現(xiàn)象,以保證采購(gòu)質(zhì)量。如果購(gòu)買的是關(guān)鍵物料,除特殊情況外都要安排正式的工廠審核,采購(gòu)方可以更準(zhǔn)確、更詳細(xì)地掌握供應(yīng)商的技術(shù)、能力、質(zhì)量保障、財(cái)務(wù)情況、研發(fā)能力、產(chǎn)能情況等基本信息。
審核人員一般應(yīng)包括采購(gòu)人員、財(cái)務(wù)人員、工程技術(shù)人員、品質(zhì)管理人員等。不同的企業(yè)審核人員的構(gòu)成情況各不相同,但他們的審核內(nèi)容相差無幾。
一般來說,采購(gòu)人員主要對(duì)供應(yīng)商的交貨能力、生產(chǎn)能力等進(jìn)行審核。品質(zhì)管理人員對(duì)品質(zhì)系統(tǒng)、供應(yīng)商的質(zhì)檢能力及檢測(cè)器具進(jìn)行審核。工程技術(shù)人員對(duì)供應(yīng)商的設(shè)備情況、加工精度、研發(fā)能力進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。
審核的方式一般包括記錄、報(bào)表、現(xiàn)場(chǎng)查看、提問、調(diào)查表等。在審核過程中,應(yīng)堅(jiān)持以下原則:嚴(yán)格把關(guān)、實(shí)事求是、抓大放小。
7.初步報(bào)價(jià)
在審核完成后,要把審核的結(jié)果進(jìn)行分類打分,并分別給予不同的權(quán)重,最后得出一個(gè)綜合分。由采購(gòu)方規(guī)定達(dá)到多少分以上為優(yōu)秀、良好、及格等。同時(shí)要經(jīng)過民主決議規(guī)定多少分以下的供應(yīng)商不得采用,以防腐敗現(xiàn)象產(chǎn)生。采購(gòu)方可以要求審核合格的供應(yīng)商進(jìn)行初步報(bào)價(jià)。
在初步報(bào)價(jià)過程中,可以大概列出采購(gòu)方的要求,并由供應(yīng)商報(bào)出他們的價(jià)格。
在要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)前,建議向不同的供應(yīng)商發(fā)放多份類似的報(bào)價(jià),以調(diào)查市場(chǎng)上同類原材料的價(jià)格與質(zhì)量及其他影響因素的走勢(shì)。
8.產(chǎn)品試制認(rèn)證
供應(yīng)商提供一定數(shù)量的產(chǎn)品給采購(gòu)方進(jìn)行檢驗(yàn)、試產(chǎn),目的是確定供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量是否真正達(dá)到采購(gòu)方的要求,這是采購(gòu)過程中的一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。
一般來說,提供試制產(chǎn)品時(shí)要求一并提供產(chǎn)品詳細(xì)的參數(shù)說明和注意事項(xiàng),包括成分說明、安全說明、使用說明、檢驗(yàn)報(bào)告、證書、質(zhì)量認(rèn)證情況等。
9.試產(chǎn)
合格的樣品不代表未來供應(yīng)商的所有供應(yīng)產(chǎn)品都有了質(zhì)量保證,畢竟試制品可以集中所有的人力、物力、財(cái)力做到最好,但在生產(chǎn)量增大的情況下,質(zhì)量有可能沒有保障。
因此采購(gòu)方向供應(yīng)商采購(gòu)一批較大數(shù)量的樣品進(jìn)行試產(chǎn)非常有必要,通過數(shù)量的增大可以更好地評(píng)測(cè)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量。
10.確認(rèn)供應(yīng)商
在樣品認(rèn)證和批量試產(chǎn)后,合格的供應(yīng)商方可正式成為公司的合格供應(yīng)商。合格供應(yīng)商要不斷進(jìn)行審批和考核,使綜合表現(xiàn)不斷接近采購(gòu)方的要求。