質(zhì)量例會(huì)是一個(gè)企業(yè)日常質(zhì)量工作反映、通報(bào)、溝通、調(diào)整、安排的一個(gè)平臺(tái),而質(zhì)量例會(huì)開的好壞會(huì)影響到會(huì)議的效率,也會(huì)影響企業(yè)質(zhì)量管理工作的優(yōu)劣。
那么一個(gè)企業(yè)應(yīng)該如何開好質(zhì)量例會(huì)呢?會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后都需要做些什么工作呢?
一、會(huì)前籌備工作
(一)檢查前期工作完成情況
對(duì)前期的會(huì)議紀(jì)要決議到期工作事項(xiàng)進(jìn)行點(diǎn)檢,主要是對(duì)完成情況和完成效果進(jìn)行點(diǎn)檢。如果決議工作未完成,還需要對(duì)未完成的原因進(jìn)行調(diào)查和分析。
。ǘ┳龊觅|(zhì)量指標(biāo)統(tǒng)計(jì)工作
對(duì)周期內(nèi)的內(nèi)外部質(zhì)量指標(biāo),如一次交驗(yàn)合格率、質(zhì)量損失率、廢品損失率、工廢/料廢、返工返修、零公里故障等企業(yè)內(nèi)外部質(zhì)量指標(biāo)進(jìn)行收集和分析。
(三)分析周期內(nèi)的質(zhì)量事故
按單位、產(chǎn)品、市場(chǎng)等不同的方式,對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量問題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、拍照、記錄、原因分析等,并制作成PPT,對(duì)質(zhì)量問題的部位和現(xiàn)象進(jìn)行展示,對(duì)造成的原因進(jìn)行分析,并制定整改措施。
。ㄋ模⿻(huì)前明確會(huì)議議題
在會(huì)前需要質(zhì)量部門經(jīng)理確定會(huì)議需要討論和決議的事項(xiàng),并由質(zhì)量管理人員提前將相關(guān)的會(huì)議資料提前發(fā)給相關(guān)單位和相關(guān)人員,讓他們提前對(duì)會(huì)議討論和決議的事項(xiàng)提前了解、提前思考,提高會(huì)議的效率。
(五)邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)參加
如果會(huì)中會(huì)討論一些關(guān)鍵的議題,而這些議題可能會(huì)引起非常大的分歧,難以形成統(tǒng)一意見,但如果這些議題的討論結(jié)果又會(huì)對(duì)質(zhì)量工作造成巨大影響。那么就提前將自己的想法與高層領(lǐng)導(dǎo)溝通,征得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意,并邀請(qǐng)他來參與會(huì)議。領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議,非常容易決定會(huì)議的走向,由于你的想法已提前獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可,那么會(huì)議最終決議將是你期待的結(jié)果。
二、會(huì)中實(shí)施工作
(一)簽到了解出勤情況
打印簽到表,要求與會(huì)人員簽到。簽到的目的有幾個(gè)方面:
一是現(xiàn)場(chǎng)掌控出勤情況,關(guān)鍵對(duì)誰沒到能夠清楚的反應(yīng);
二是若有相關(guān)的考核制度,則作為相關(guān)考核的依據(jù),提升其他部門對(duì)質(zhì)量例會(huì)的重視程度;
三是方便記錄會(huì)議責(zé)任人,如果在后期其他部門未對(duì)決議事項(xiàng)不執(zhí)行,或是找借口說不知道,而會(huì)議簽到表就是有力的反駁證據(jù)了。
(二)對(duì)前期工作進(jìn)行通報(bào)
首先要對(duì)前期的工作完成情況、完成質(zhì)量,未完事項(xiàng)及原因、處罰情況等進(jìn)行通報(bào),對(duì)前期會(huì)議決議情況進(jìn)行通報(bào),對(duì)質(zhì)量指標(biāo)完成情況進(jìn)行通報(bào)。
。ㄈ⿲(duì)當(dāng)期工作內(nèi)容討論
注意主持人要在會(huì)議進(jìn)程中對(duì)發(fā)言時(shí)間、進(jìn)度、主題的控制和把握,不能任由參與人員任意發(fā)言,與會(huì)議主題不一致的內(nèi)容要進(jìn)行阻止。還要引導(dǎo)大家針對(duì)關(guān)鍵的討論事項(xiàng)進(jìn)行發(fā)言,避免出現(xiàn)冷場(chǎng)情況。
。ㄋ模┌才艜(huì)議記錄人員
確定會(huì)議記錄人員,對(duì)會(huì)中各單位的發(fā)言主要內(nèi)容進(jìn)行記錄,對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行記錄(這項(xiàng)工作非常重要,會(huì)議的目的其實(shí)就是形成決議)。
。ㄎ澹┌l(fā)現(xiàn)問題的方法
對(duì)于已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題,品質(zhì)部要按問題性質(zhì)分ABC等級(jí)建立《質(zhì)量問題臺(tái)帳》(表格),對(duì)問題進(jìn)行登記造冊(cè)。品質(zhì)部要對(duì)A、B類問題重點(diǎn)跟進(jìn),并用顏色管理反映問題解決進(jìn)度,在品質(zhì)月會(huì)上按月度、季度、年度進(jìn)行周期性通報(bào)和檢討(對(duì)于C類問題可作為觀察項(xiàng)進(jìn)行管理),包括各類問題的新增和關(guān)閉情況。
1、質(zhì)量問題分類標(biāo)準(zhǔn):
A類——批量性事故、重復(fù)性缺陷,有章不循、違章操作等人為原因造成的質(zhì)量問題
B類——設(shè)計(jì)或工藝等技術(shù)因素引發(fā)的質(zhì)量問題無章可循、規(guī)章制度不健全造成的質(zhì)量問題既有技術(shù)因素 ,又有管理方面的漏洞或薄弱環(huán)節(jié)造成的質(zhì)量問題
C類——其他需要改善的問題
2、對(duì)每一個(gè)A、B類問題都要有《糾正預(yù)防措施報(bào)告單》(8D報(bào)告),做到一個(gè)問題一個(gè)報(bào)告,要形成問題-對(duì)策-跟進(jìn)或PDCA閉環(huán),對(duì)策應(yīng)包括短期、中期和長(zhǎng)期不同的解決方案。在品質(zhì)月會(huì)上重點(diǎn)通報(bào)方案有沒有落地執(zhí)行,和對(duì)執(zhí)行效果的評(píng)價(jià)。
3、對(duì)于A類和部分B類問題的整改工作要運(yùn)用項(xiàng)目制管理方法,成立專門的項(xiàng)目小組,把問題項(xiàng)目化。
4、所有質(zhì)量問題的解決最終都要有固化的輸出或轉(zhuǎn)化,要成為一個(gè)長(zhǎng)效機(jī)制,包括但不限于圖紙或設(shè)計(jì)的更改、工藝參數(shù)的變更、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的完善等。
5、品質(zhì)月會(huì)應(yīng)該通報(bào)質(zhì)量問題和解決進(jìn)度,但不應(yīng)該把品質(zhì)月會(huì)成為解決問題的杠桿或依賴。針對(duì)每一個(gè)質(zhì)量問題,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)品質(zhì)部應(yīng)組織有關(guān)部門召開專題會(huì)議研究討論,形成《糾正預(yù)防措施報(bào)告單》,在日常跟進(jìn)中解決問題。
6、對(duì)于部分沒有形成閉環(huán)解決方案的問題可以在品質(zhì)月會(huì)上討論,但要讓有關(guān)部門提前獲知相關(guān)信息,以便事先做好討論準(zhǔn)備,所以會(huì)議月會(huì)報(bào)告至少要提前2個(gè)工作日發(fā)給與會(huì)人員。
三、會(huì)后跟蹤工作
簽到了解出勤情況
確定各種決議事項(xiàng)的工作內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、目標(biāo)、輸出物、責(zé)任人,并由公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。質(zhì)量部門要對(duì)決議事項(xiàng)完成情況進(jìn)行過程跟蹤,對(duì)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行反饋、溝通和協(xié)調(diào),為決議事項(xiàng)的順利實(shí)施創(chuàng)造條件。