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      倉庫如何做好盤點計劃,包括哪些方面的內(nèi)容?

      放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-03-29  來源:食品供應(yīng)鏈管理公眾號  作者:網(wǎng)絡(luò)
      核心提示:倉庫如何做好盤點計劃,包括哪些方面的內(nèi)容?
        一、盤點的意義
       
        盤點是指為確定倉庫內(nèi)或其他場所內(nèi)所現(xiàn)存物料的實際數(shù)量,而對物料的現(xiàn)存數(shù)量加以清點。在大多數(shù)人的眼里,倉庫盤點是一件很容易的事情,把材料成品數(shù)一數(shù),記錄一下品名和數(shù)量,就可以完工,但在實際的工作過程中,卻發(fā)生很多賬實不符的事情,發(fā)生這樣的情況主要是一些細節(jié)沒有做到。其實倉庫是一個物流的中心,一切的物資收發(fā)都必須經(jīng)過倉庫的流轉(zhuǎn),倉庫必須在平時的工作中做到單據(jù)齊全,有據(jù)可查,倉庫的工作就是真實全面的反映實物的流轉(zhuǎn)過程。
       
        倉庫盤點的作用主要有以下幾點:
       
        1、減少差錯發(fā)生
       
        物料因不斷地收發(fā),日子久了難免發(fā)生差額與錯誤,盤點可以確物料的現(xiàn)存數(shù)量,并糾正帳物不一致的現(xiàn)象,不會因為賬面的錯誤而影響正常的生產(chǎn)計劃。
       
        2、為檢討物料管理的績效,進而加以改進
       
        例如呆賬、廢料多少,物料的保管與維護,物料的存貨周轉(zhuǎn)率等等,經(jīng)過盤點可以認定并加以改善。
       
        3、計算損益
       
        企業(yè)的損益與物料庫存有密切的關(guān)系,而物料庫存金額的正確與否有賴于存量與單價的正確性。因此為求得損益的正確性,必須加以盤點以確知物料現(xiàn)存數(shù)量。
       
        4、對遺漏的訂貨可以迅速采取訂購措施
       
        采購部門因工作疏漏而漏下的訂單,通過盤點,可以加以補救。
       
        倉庫的賬務(wù)與實物,一般來講必須做到日清月結(jié),但在大多數(shù)企業(yè),作到每天結(jié)賬的可能性很小,主要原因是單證的不齊全,還有一個重要的原因就是工作量太大,企業(yè)所給予的人力物力不能完成這項繁重的工作。為盡可能的做到帳務(wù)與實物的一致,并與財務(wù)要求保持一致,財務(wù)部一般會要求倉庫每月盤點一次,以滿足會計核算的要求,在我們這里,每個季度財務(wù)部與倉庫部/生管部會同盤點一次,并以半年度盤點和年底盤點最為重要。
       
        盤點是一頂日常工作,是賬務(wù)與實物之間的一個銜接點,當(dāng)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)與實物出現(xiàn)差異的時候,就要查明原因,做出處理結(jié)果,不同的差異原因得出不同的處理結(jié)果,主要的處理結(jié)果有賬務(wù)調(diào)整,補充單據(jù),盤虧賠償損失等。
       
        二、當(dāng)前盤存中存在的問題
       
        在倉庫盤點的實際操作中卻存在著種種問題,造成盤點中的差錯。眾所周之,倉庫盤點要做到賬賬相符、賬實相符,盤點中的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確將直接影響到企業(yè)的正常經(jīng)營。下面列舉一些盤點中容易出現(xiàn)的問題:
       
        1、盤點前準(zhǔn)備工作不足、部門之間的協(xié)調(diào)
       
        除了臨時盤點外,每次周期性或大型盤點前都有許多準(zhǔn)備工作要做,如庫位的整理、單據(jù)的收集、賬目的清查以及盤點人員的安排等等。而恰恰是這些基礎(chǔ)的工作卻往往得不到重視。
       
        1)庫區(qū)擺放混亂
       
        因為盤點中除去倉管員外,還有其他相關(guān)部門人員配合,而這些人員對倉庫可能并不熟悉,倉管員在碼放混亂的庫區(qū)中極易讓其他人員暈頭轉(zhuǎn)向。倉管員卻以自身感受代替別人的感受,而由于倉管員自身的能力不一,造成監(jiān)盤人無法盤點,倉管員有時也忙于查找物品,不但耽誤時間,還容易造成錯誤。
       
        2)單據(jù)的收集
       
        確定盤點時間后,倉儲人員未同相關(guān)人員協(xié)調(diào)好單據(jù)的截止期限,僅在盤點時將倉庫單據(jù)收集起來,殊不知每張單據(jù)都會有流轉(zhuǎn)的時間。例如回庫、在途以及生產(chǎn)線上的物品等等。
       
        3)賬目的清查
       
        不與財務(wù)事前核對相關(guān)數(shù)據(jù),各種倉庫往往都存在一些臨時無單據(jù)的緊急進出貨,而且財務(wù)以金額為依據(jù),而倉庫卻是以數(shù)量為依據(jù),這其中必然會出現(xiàn)一些差異,這都需要事前核對,統(tǒng)一起來。以我個人經(jīng)驗,象食品等行業(yè)倉庫都會有價格相同而產(chǎn)品不同或是相反的情況,這些所謂的串貨常常造成盤點的差異。曾經(jīng)在電器商場中出現(xiàn)將樣機漏盤,而又將空調(diào)機模誤盤的現(xiàn)象。
       
        4)盤點人員的安排混亂
       
        盤點前無詳細的盤點計劃,人員分工混亂,這在盤點時就會產(chǎn)生一人身兼數(shù)職,而有些人卻又無所事事。有的庫區(qū)早早盤完,有的卻遲遲不見動靜,甚至有的庫區(qū)無人監(jiān)盤,也容易造成漏盤和數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性。
       
        2、盤點中的問題
       
        1)相關(guān)部門人員的監(jiān)督不力
       
        配合盤點的相關(guān)部門人員往往認為事不關(guān)己,加上對庫區(qū)不熟悉,草草走個過場。倉管員有意隱瞞或過于自信,在盤點中快速帶過。
       
        2)臨時的進出貨
       
        在盤點時盡量讓倉庫處在靜止?fàn)顟B(tài)中。但在企業(yè)實際運營中必不可免的會出現(xiàn)臨時的進出貨,處理不當(dāng)既影響運營又造成盤點數(shù)據(jù)錯誤。
       
        3)盤點中的數(shù)據(jù)錯誤
       
        盤點時一次盤過還是會有差錯,無論人員如何認真還是會出現(xiàn),尤其是在交叉盤點時。我曾在任倉管員時,出現(xiàn)互盤時雙方因商品不熟而錯盤,甚至于自己的庫區(qū)也由于種種原因出現(xiàn)錯盤,未能做到見物盤物。
       
        3、盤點后的分析
       
        倉庫盤點后給人的感覺往往是輕松的,但盤點分析卻是最重要的環(huán)節(jié)。各類倉庫對庫存物品都會有相應(yīng)允許的盤點差異,往往讓盤點人員在做分析時當(dāng)成救命的稻草。帳實、帳賬差異會有多種原因,不能簡單的因為差異數(shù)在允許范圍內(nèi)而一筆帶過。企業(yè)的運營中也有一些不規(guī)范之處,造成盤點人員將差異歸咎于流程或部門之間的標(biāo)準(zhǔn)上。
       
        三、對倉庫盤存中出現(xiàn)問題的解決辦法
       
        1、部門配合
       
        一個正常生產(chǎn)經(jīng)營的企業(yè)他的物流是時刻變動的,是一個動態(tài)的指標(biāo),而企業(yè)盤點的目的,就是要查出某一個時間點的庫存量,而庫存量卻是一個靜態(tài)的指標(biāo),這就形成了一個矛盾,這就要求生產(chǎn)和銷售部門在盤點期間暫時停止料物的收發(fā)運作,達到倉庫所需要的無變動狀態(tài)。所以在盤點期間,即使生產(chǎn)出貨照常進行,也要將生產(chǎn)所需物料提前發(fā)放到生產(chǎn)線上,以達到倉庫物料的靜態(tài)。此時的盤點要求只局限于倉庫本身,如果的年底全面盤點,生產(chǎn)和一切物流要全部停止動作,生產(chǎn)線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉庫,再進行全面的盤點。
       
        2、人員配置
       
        倉庫的盤點必須配備一定的人員,參與盤點的人員必須具備一定識別和計量物料的能力,對于盤點工作,同時各部門還要有相應(yīng)的監(jiān)督機制,除倉管員以外,其他部門的人員也必須參與盤點,比如生產(chǎn)部和財務(wù)部,生管部需要檢查庫存品名數(shù)量,財務(wù)部不僅要對品名數(shù)量進行監(jiān)督,還要對庫存的價值進行計算,各部門人員的共同參與,一定程度上還增強了盤點人員的隊伍,加速了盤點工作的進行。
       
        3、盤點時間
       
        倉庫的盤點時間一般選擇在月底的最后一天,當(dāng)然也會由于臨時的需要進行月中盤點。選擇在月底盤點的優(yōu)勢很多,第一,月底盤點與倉庫每月結(jié)賬時間保持一致,更利于查找差異,分析差異原因;第二,月底盤點與財務(wù)結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào),提高了數(shù)據(jù)的使用效率;第三,月底盤點為生產(chǎn)各項數(shù)據(jù)報表與財務(wù)月報表提供了真實有說服力的數(shù)據(jù);第四,月底盤點后的數(shù)據(jù)真實可靠,為下月倉庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。
       
        4、前期準(zhǔn)備
       
        對盤點前的物料,倉庫管理員應(yīng)該提前做準(zhǔn)備。第一,將同一類別,品名的物料放在一起,以便于盤點工作的順利進行;第二,檢查物料卡的收發(fā)結(jié)存記錄,并核對實物數(shù)量。
       
        5、詳細記錄
       
        盤點人員在盤點期間,必須認真核對實物的品名,數(shù)量,料號,做到準(zhǔn)確無誤,對實物過小的原料,還要借助一定的計量工具(如電子稱,卡尺等)進行計量,進行專門的稱量計算。對于貴重材料成品,還要進行重點記錄,精確計量。
       
        6、復(fù)盤
       
        根據(jù)概率論原理,同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進行第一次盤點以后,有條件的企業(yè)還要對經(jīng)過盤點的實物進行復(fù)盤,以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,減少工作中的失誤。
       
        7、查找差異原因
       
        盤點結(jié)束以后,相同的品名要將賬存數(shù)量與盤點數(shù)量相比較得到差異,如果差異率超過企業(yè)的規(guī)定的范圍,就必須對差異做出說明與原因分析,差異在合理的范圍內(nèi),也需要分析差異原因,最后調(diào)整帳務(wù),做到賬實相符,在這里需要提示的一點就是次月的月初數(shù)應(yīng)該與本月的盤點數(shù)相等,而不是與帳務(wù)結(jié)存數(shù)相等,否則就會將差異數(shù)帶入到下月的帳務(wù)當(dāng)中,盤點也自然失去了他應(yīng)有的意義和效果。
       
        8、臨時事件處理辦法
       
        倉庫在盤點期間,如果碰到必須的物料收發(fā),比如急需的供應(yīng)商送貨,成品的入庫及客戶送貨,通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天(到達下一個月份),并對入庫的原料進行隔離處理(不參與盤點),對出庫的成品在發(fā)貨前盤點(需參與盤點),目的就是在這種緊急情況發(fā)生時,避免造成帳務(wù)的混亂和實物的不相符,保持帳務(wù)邏輯關(guān)系的順暢。
       
        四、結(jié)論
       
        綜上所述,倉儲是物流的根本所在,一切物品的流轉(zhuǎn)都需經(jīng)過倉庫,而現(xiàn)在各企業(yè)都強調(diào)大物流的概念,這就使得盤點工作尤其重要。盤點工作對維護企業(yè)資產(chǎn)存貨的完整準(zhǔn)確,及時發(fā)現(xiàn)問題,分析原因,處理問題,改進工作方面有著相當(dāng)重要的意義,并為會計信息匯總歸集的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障,對了解企業(yè)資產(chǎn)狀況,物流狀態(tài)提供了第一資料,為公司決策機構(gòu)提供了有力的信息來源。
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