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      如何準(zhǔn)備和利用好供方/認(rèn)證審核,擁抱真正的食品安全?

      放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2020-11-23  來(lái)源:食農(nóng)認(rèn)證聯(lián)盟  作者: 認(rèn)證小優(yōu)
      核心提示:無(wú)論是第三方認(rèn)證審核、客戶(hù)二方審核,還是內(nèi)部審核,其實(shí)都是一個(gè)學(xué)習(xí)和獲得最佳反饋的機(jī)會(huì),妥善的運(yùn)用則可以改善您的經(jīng)營(yíng)情況和生產(chǎn)場(chǎng)所。所以,與其終日承受審核的壓力,不如把它們當(dāng)作一個(gè)機(jī)會(huì)。但經(jīng)歷過(guò)這么多審核后,還是有一些實(shí)用的技巧可以幫助大家在這些時(shí)候減少掉不必要的壓力。
       
        無(wú)論是第三方認(rèn)證審核、客戶(hù)二方審核,還是內(nèi)部審核,其實(shí)都是一個(gè)學(xué)習(xí)和獲得最佳反饋的機(jī)會(huì),妥善的運(yùn)用則可以改善您的經(jīng)營(yíng)情況和生產(chǎn)場(chǎng)所。所以,與其終日承受審核的壓力,不如把它們當(dāng)作一個(gè)機(jī)會(huì)。但經(jīng)歷過(guò)這么多審核后,還是有一些實(shí)用的技巧可以幫助大家在這些時(shí)候減少掉不必要的壓力。
       
        許多食品企業(yè)(小微企業(yè))只依賴(lài)一個(gè)人來(lái)管理所有的危害分析和關(guān)鍵控制點(diǎn)(HACCP)、食品安全和質(zhì)量合規(guī)活動(dòng),但實(shí)際上,如果您希望您的審核工作取得成功,并希望從審核工作中獲得更好的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn),您必須確保團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都幫助準(zhǔn)備審計(jì)審核工作并實(shí)施所需的糾正措施。在任何食品行業(yè),食品安全不是一個(gè)人的責(zé)任,而需要團(tuán)隊(duì)合作,才將真正促進(jìn)食品安全文化的建設(shè)。
       
        審核前
       
        你可以盡量先去準(zhǔn)確預(yù)測(cè)你的審核老師想要和誰(shuí)說(shuō)話。挑選關(guān)鍵崗位的員工,確保他們完全熟悉你們的食品安全操作規(guī)程。
       
        你甚至可以先做一些角色扮演。通過(guò)一些模擬練習(xí),您的員工會(huì)在審核老師到來(lái)時(shí)感到更加自然和自信。所以,預(yù)演一下審核確實(shí)很有幫助。有時(shí)你不會(huì)注意到的一些小事,當(dāng)你把自己放在一個(gè)審核員的位置上時(shí)就會(huì)留意到了。
       
        每個(gè)部門(mén)都應(yīng)該準(zhǔn)備自己的一套審核員可能會(huì)問(wèn)的問(wèn)題清單,并準(zhǔn)備好答案和支持文件。這可以提前排練來(lái)獲得信心。
       
        審核中
       
        首先,確定你工廠的食品安全體系中的不同要素,挑選最適合的人來(lái)負(fù)責(zé)每一個(gè)要素。
       
        其次,如果你在車(chē)間行走或與審核員一起查看文檔和記錄時(shí)正好觀察到了一些不正確的地方,不要只是祈禱審核員不會(huì)發(fā)現(xiàn)它,要標(biāo)記它并立即處理。這樣做不會(huì)顯示出你的系統(tǒng)中的弱點(diǎn),相反,這種做法恰恰是在向?qū)徍藛T表明:及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題是公司文化的一部分。
       
        第三件事就是要誠(chéng)實(shí),尤其是在回答審核員的問(wèn)題時(shí)。如果你不知道答案,而現(xiàn)場(chǎng)有人更有資格回答這個(gè)問(wèn)題,那就去找他們來(lái)答。說(shuō)謊對(duì)你不會(huì)有任何好處。這也可能適得其反——破壞整個(gè)審核工作,動(dòng)搖審核員對(duì)你的生產(chǎn)運(yùn)作的信任。
       
        在審核過(guò)程中,即便是非常了解自己職責(zé)的員工一旦被質(zhì)疑時(shí),也偶爾會(huì)崩掉,不知如何作答。這時(shí)候,“不要做眼神交流,期待最好的結(jié)果”——這是你的一些員工會(huì)在審核當(dāng)天想到的處理方式。但這并不一定是這樣的。圖1描述了審計(jì)員通常在探尋什么。
       
        需要準(zhǔn)備的材料
       
        為大家總結(jié)一些品控部門(mén)常被問(wèn)到的問(wèn)題以及需要提供的材料:
       
        問(wèn)題:貴公司是否針對(duì)不同的工藝參數(shù)和產(chǎn)品測(cè)試規(guī)定了驗(yàn)收和不驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)?
       
        文件:
       
        工藝參數(shù)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
       
        過(guò)程監(jiān)控記錄
       
        過(guò)程的程序
       
        產(chǎn)品測(cè)試報(bào)告
       
        問(wèn)題:你是否準(zhǔn)備了一個(gè)全面的檢驗(yàn)檢測(cè)計(jì)劃,包括工作指導(dǎo)書(shū),驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),以及對(duì)不同類(lèi)型的產(chǎn)品在來(lái)料檢驗(yàn)、中間產(chǎn)品檢驗(yàn)和成品檢驗(yàn)階段的測(cè)試參數(shù)和格式?
       
        文件:
       
        檢驗(yàn)檢測(cè)和質(zhì)量控制計(jì)劃
       
        操作規(guī)程
       
        驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
       
        來(lái)料檢驗(yàn)記錄
       
        過(guò)程監(jiān)測(cè)/檢測(cè)記錄
       
        成品檢驗(yàn)記錄
       
        問(wèn)題:你是如何檢查/驗(yàn)證所有的關(guān)鍵產(chǎn)品,新開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品,或采購(gòu)的材料?對(duì)每種產(chǎn)品文檔都是一樣的嗎?你們是如何檢測(cè)原材料的?
       
        文檔:
       
        關(guān)鍵產(chǎn)品、新開(kāi)發(fā)產(chǎn)品和采購(gòu)材料的檢驗(yàn)/驗(yàn)證程序
       
        原材料檢測(cè)、檢驗(yàn)計(jì)劃和記錄
       
        檢測(cè)程序
       
        問(wèn)題:您是否對(duì)員工進(jìn)行過(guò)質(zhì)量保證方面的操作規(guī)程和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的跟蹤培訓(xùn),以及各種產(chǎn)品測(cè)試的實(shí)驗(yàn)室方法培訓(xùn)?你收到過(guò)客戶(hù)的檢測(cè)方法嗎?
       
        文檔:
       
        培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)記錄
       
        能力和技能要求
       
        測(cè)試方法和程序
       
        問(wèn)題:你們?nèi)绾螌?duì)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備進(jìn)行校準(zhǔn)?如何保持校準(zhǔn)?你如何控制和維護(hù)你部門(mén)的儀器?
       
        文檔:
       
        校準(zhǔn)證書(shū)/記錄
       
        校準(zhǔn)追溯文件
       
        校準(zhǔn)方法
       
        飛行檢查(不預(yù)先通知的審核)
       
        飛檢對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)似乎是一個(gè)很大的負(fù)擔(dān)。但卻對(duì)整個(gè)行業(yè)的質(zhì)量將起到極大促進(jìn)作用。那些承諾食品安全和質(zhì)量的制造商——這是大多數(shù)——因?yàn)槟切┩倒p料者而遭受損失。走捷徑的公司未來(lái)可能會(huì)面臨巨大的問(wèn)題。任何時(shí)候,只要他們決定用不同于認(rèn)證的方式生產(chǎn),就會(huì)有一個(gè)審核員在門(mén)口。
       
        許多全球食品安全倡議GFSI下的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行飛檢,為了成功地面對(duì)未宣布的審計(jì),請(qǐng)遵循以下提示和圖2中描述的提示:
       
        總結(jié)起來(lái):
       
        1. 從外部看,場(chǎng)地應(yīng)該總是整潔和專(zhuān)業(yè)的,應(yīng)該有明確的標(biāo)志讓審核員知道去哪里,該在哪停車(chē)。你要給人留下良好的第一印象,因?yàn)楹芏鄬徍藛T在30分鐘內(nèi)就會(huì)決定你的審核等級(jí)。
       
        2. 為審核員準(zhǔn)備好管理包,如訪客健康聲明/問(wèn)卷和工廠規(guī)則,工廠記錄紙夾板,筆,紙和手電筒,供審核員使用。
       
        3. 工廠所需防護(hù)服等PPE需要能夠便捷取用,多準(zhǔn)備幾種尺寸供不同身形的人員使用。
       
        4. 引領(lǐng)你的審核員從低風(fēng)險(xiǎn)區(qū)向高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域走,這是正確的食品安全順序。讓審核員決定是否要采用不同的順序,并做好準(zhǔn)備。審核應(yīng)由車(chē)間經(jīng)理或廠長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo),并由技術(shù)經(jīng)理支持。
       
        5. 為了在飛檢時(shí)獲取更多信任,可以在您的車(chē)間上建立一個(gè)定期的模擬飛檢系統(tǒng)。為此,您可以利用外部專(zhuān)家審計(jì)團(tuán)隊(duì)來(lái)幫助啟動(dòng)飛行檢查,這樣您就可以在實(shí)踐中學(xué)習(xí)到最好的經(jīng)驗(yàn)并改進(jìn)您的流程。
       
        6. 始終保持前提方案的良好執(zhí)行。
       
        7. 進(jìn)行正式的業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃活動(dòng),確保考慮到最壞的情況,并開(kāi)發(fā)可用于演習(xí)/模擬演習(xí)、操練和模擬的程序。等以后,這些過(guò)程將作為業(yè)務(wù)連續(xù)性策略的基礎(chǔ)。
       
        8. 通知和培訓(xùn)所有參與飛行檢查的人員,以便他們能在飛檢發(fā)生時(shí)立即執(zhí)行應(yīng)盡職責(zé)。
       
        9. 沒(méi)有什么比練習(xí)更好的了?梢允褂媚M、演練、演習(xí)和場(chǎng)景來(lái)幫助培訓(xùn)員工,以便您可以使用評(píng)估方法來(lái)了解他們是否能夠掌握飛檢的審核程序。
       
        10. 最后,在審核過(guò)程中要有有能力和自信的人在身邊。
       
        記住這些提示,你就可以順利地完成一次成功的審核,而不用承受那么多的壓力,并在事后實(shí)施任何必要的糾正措施。祝好運(yùn)!

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