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      現(xiàn)場(chǎng)審核和審核報(bào)告

      放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2018-03-15
      核心提示:現(xiàn)場(chǎng)審核的流程及審核報(bào)告。

      一、首次會(huì)議

      首次會(huì)議的要求

      ----審核組長(zhǎng)主持

      ----審核組成員以恰當(dāng)?shù)难哉勁e止開(kāi)始審核活動(dòng)

      ----按時(shí)、簡(jiǎn)短、明了,一般30分鐘左右

      ----通常,與會(huì)人員需簽到,審核組保留簽到和會(huì)議記錄

      ----氣氛融洽、坦率、透明和正規(guī)

       

      首次會(huì)議的目的

      ----確認(rèn)審核計(jì)劃

      ----簡(jiǎn)介實(shí)施審核活動(dòng)的方法和程序

      ----確認(rèn)審核中的溝通渠道

      ----向受審核方提供詢問(wèn)的機(jī)會(huì)

       

      首次會(huì)議的內(nèi)容和程序(可簡(jiǎn)化)

      ----人員介紹(可簡(jiǎn)化)

      ----確認(rèn)審核目的、范圍和準(zhǔn)則

      ----確認(rèn)審核日程及其他相關(guān)安排

      ----介紹審核方法及程序

      ----說(shuō)明審核中與受審核方的溝通和可能影響審核正常進(jìn)行的情況

      ----確認(rèn)向?qū)Ъ捌渥饔煤吐氊?zé),落實(shí)審核所需的資源和設(shè)施(可簡(jiǎn)化)

      ----確認(rèn)對(duì)審核活動(dòng)的限制條件和要求(可簡(jiǎn)化)

      ----申明保密原則(可簡(jiǎn)化)

      ----說(shuō)明申訴渠道(可簡(jiǎn)化)

      ----確認(rèn)其他有關(guān)問(wèn)題,澄清疑問(wèn)

       

      二、現(xiàn)場(chǎng)審核,收集和驗(yàn)證信息,獲得審核依據(jù)

      從收集信息到得出審核結(jié)論的過(guò)程

       

      信息源

      ----面談

      ----觀察

      ----文件

      ----記錄

      ----數(shù)據(jù)的匯總、分析和業(yè)績(jī)指標(biāo)

      ----相關(guān)方的報(bào)告

      ----其他方面的信息源

       

      收集信息的方法和技巧

      ----基本方法:抽樣

      ----具體方法:

      ●面談

      ●觀察

      ●查閱文件和記錄

      ●需要時(shí),實(shí)際測(cè)量

       

      信息和審核證據(jù)

      ----審核證據(jù)是與審核準(zhǔn)則有關(guān)的能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息

      ----信息可包括:記錄、事實(shí)陳述或其他信息

      ----能夠成為審核證據(jù)的信息應(yīng)是能證實(shí)的,但不要求逐一證實(shí)

      ----確保作為審核證據(jù)的信息是真實(shí)的、客觀存在的

       

      驗(yàn)證信息獲得審核證據(jù)的方法

      ----對(duì)照文件規(guī)定,證實(shí)觀察到的實(shí)際操作與文件規(guī)定的一致性

      ----對(duì)照文件規(guī)定,證實(shí)記錄與文件的符合性

      ----通過(guò)觀察證實(shí)獲得信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性

      ----通過(guò)實(shí)際測(cè)量證實(shí)活動(dòng)和過(guò)程的結(jié)果或記錄的符合性、有效性和真實(shí)性

      ----其他適用的證實(shí)方法(如信息對(duì)比等)

       

      記錄審核證據(jù)

      ----應(yīng)記錄的內(nèi)容:時(shí)間、地點(diǎn)、面談對(duì)象、主題事項(xiàng)等

      ----全面反映審核情況

      ----對(duì)有問(wèn)題的信息記錄應(yīng)反映不符合事實(shí)的主要情節(jié)

      ----清楚、準(zhǔn)確、具體、具有重查性

       

      現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)中需注意的事項(xiàng)

      ----明確總體、合理抽樣

      ----辨別關(guān)鍵過(guò)程

      ----辨別主要因素

      ----重視控制效果

      ----注意相關(guān)影響

      ----尊重受審核方,營(yíng)造良好的審核氣氛

      ----審核組長(zhǎng)控制審核的進(jìn)展并糾正出現(xiàn)的不良現(xiàn)象


      三、形成審核發(fā)現(xiàn)(開(kāi)具不合格報(bào)告)
       

      形成審核發(fā)現(xiàn)

      ----方法

      • 審核組成員分別說(shuō)明審核情況、收集的信息和證據(jù),以及初步判定的審核發(fā)現(xiàn)

      • 審核組成員之間溝通需要相互印證的信息和證據(jù),討論疑點(diǎn)和分歧

      • 將審核組成員獲得的信息和證據(jù)匯總分析,共同確定審核發(fā)現(xiàn)

      ----審核發(fā)現(xiàn)包括

      • 符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)

      • 不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)

       

      不符合項(xiàng)的形成和性質(zhì)

      ----不符合項(xiàng)的形成

      • 文件不符合標(biāo)準(zhǔn)的要求

      • 實(shí)施現(xiàn)狀不符合審核準(zhǔn)則的運(yùn)行結(jié)果未達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)

       

      ----不符合項(xiàng)的性質(zhì)

      • 體系性不符合

      • 實(shí)施性不符合

      • 效果性不符合

       

      不符合報(bào)告的內(nèi)容

      ----受審核的部門或不符合發(fā)生的地點(diǎn)

      ----受審核部門負(fù)責(zé)人

      ----審核員

      ----審核日期

      ----不符合事實(shí)的描述

      ----不符合審核準(zhǔn)則的名稱和條款

      ----不符合的性質(zhì)

      ----審核員簽字、審核組長(zhǎng)認(rèn)可簽字和受審核部門代表方確認(rèn)簽字

      ----適用時(shí),不符合報(bào)告的內(nèi)容還可包括

      ●不符合項(xiàng)的原因分析

      ●糾正措施計(jì)劃及預(yù)計(jì)完成日期

      ●糾正措施實(shí)施情況的說(shuō)明

      ●糾正措施的完成情況及驗(yàn)證記錄

       

      編制不符合報(bào)告的要求

      ----不符合事實(shí)描述準(zhǔn)確、具體,不遺漏任何有益信息,具有重查性和可追溯性

      ----不要只寫結(jié)論不寫事實(shí),不帶有評(píng)論性意見(jiàn)

      ----文件表達(dá)簡(jiǎn)明簡(jiǎn)煉,盡可能使用行業(yè)或?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)

      ----不符合的條款的判斷應(yīng)準(zhǔn)確

      ----不符合的性質(zhì)判定應(yīng)客觀、準(zhǔn)確

       

      不合格事實(shí)描述要點(diǎn)
      • 準(zhǔn)確地描述觀察到的事實(shí)(時(shí)、地、人、具體圖號(hào)、文件編號(hào)----);

      • 使其有可重查性和可追溯性;

      • 力求簡(jiǎn)明精煉,抓住核心不合格加以概括;

      • 合格的事實(shí)不要寫,有負(fù)面影響的不要寫;

      • 無(wú)關(guān)人員提供的信息不要寫;

      • (企業(yè)發(fā)現(xiàn)的偶然不合格已經(jīng)糾正的不要寫);

      • 不要光寫結(jié)論,不寫事實(shí)。

       

      不符合項(xiàng)的確認(rèn)

      ----審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,由當(dāng)事人/責(zé)任人確認(rèn)

      ----審核組內(nèi)部達(dá)成共識(shí),審核組長(zhǎng)簽字認(rèn)可

      ----受審核方簽字確認(rèn)不符合事實(shí)

      ----確認(rèn)過(guò)程中如有疑異,應(yīng)予以澄清或解決

       

      在現(xiàn)場(chǎng)審核中,當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)時(shí),審核員應(yīng)做哪些工作

      向受審核部門負(fù)責(zé)人講清這是一個(gè)不合格項(xiàng),以及為什么不合格,達(dá)成一個(gè)共識(shí);

      • 請(qǐng)陪同人員確認(rèn)事實(shí);

      • 做好詳細(xì)記錄(時(shí)、地、人、具體事實(shí));

      • 事后向?qū)徍私M長(zhǎng)報(bào)告;

      • 填寫不合格報(bào)告;

      • 請(qǐng)受審核方在不合格事實(shí)一欄上簽字。


      四、形成審核結(jié)論

      準(zhǔn)備審核結(jié)論

      ----匯總分析不符合審核的審核發(fā)現(xiàn),提出體系的薄弱環(huán)節(jié)和改進(jìn)需求

      ----動(dòng)態(tài)比較

      ----匯總分析符合準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn),總結(jié)體系的優(yōu)勢(shì)和優(yōu)點(diǎn)

      ----需考慮的其他信息

      ●審核中收集到的可能影響實(shí)現(xiàn)審核目的信息

      ●審核中固有的不確定因素,解決分歧,對(duì)審核結(jié)論達(dá)成共識(shí)

      ●適用時(shí),針對(duì)潛在問(wèn)題指出改進(jìn)方向

      ●需要時(shí),討論審核后續(xù)活動(dòng)的安排

       

      管理體系符合性和有效性評(píng)價(jià)

      ----文件與審核準(zhǔn)則的符合程度

      ----體系的實(shí)施狀況及其有效程度

      ●管理者和員工的質(zhì)量意識(shí)

      ●質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的適宜性和實(shí)現(xiàn)情況

      ●主要過(guò)程和關(guān)鍵活動(dòng)達(dá)到預(yù)期結(jié)果的情況

      ●資源狀況及滿足要求的能力

      ●產(chǎn)品質(zhì)量符合要求的程度和穩(wěn)定性,內(nèi)、外部失效的情況

      ●顧客滿意程度

      ----持續(xù)改進(jìn)機(jī)制

       

      審核結(jié)論

      ----審核結(jié)論是審核組在對(duì)管理體系的符合性和有效性進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上,結(jié)合此次審核的審核目的,得出的最終審核結(jié)果

      ----不同的審核目的內(nèi)部審核,其審核結(jié)論不完全相

      ----內(nèi)部審核的審核結(jié)論通?梢园ㄒ韵聨追N:

      ●管理體系與審核準(zhǔn)則的符合程度

      ●管理體系的有效實(shí)施、保持和改進(jìn)

      ●管理評(píng)審過(guò)程在確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進(jìn)方面的能力

       

      審核過(guò)程中的溝通

      ----審核組內(nèi)部的溝通

      ----審核組與受審核方的溝通


      五、末次會(huì)議

      末次會(huì)議的要求

       

      ----會(huì)前準(zhǔn)備充分

      ----審核組長(zhǎng)主持

      ----與會(huì)人員可包括

      審核組成員、受審核方的管理者

       

      末次會(huì)議的程序

      ----重申審核的目的、準(zhǔn)則和范圍

      ----提出審核發(fā)現(xiàn)

      ----宣布審核結(jié)論

      ----必要時(shí),說(shuō)明可能降低審核結(jié)論可信程度的情況

      ----適當(dāng)時(shí),討論糾正和預(yù)防措施的時(shí)間表

      ----適用時(shí),針對(duì)潛在的問(wèn)題指出改進(jìn)方向

      ----需要時(shí),受審核方代表簡(jiǎn)短致辭


      六、審核報(bào)告
       

      審核報(bào)告

      ----編制人:審核組長(zhǎng)或其他審核員

      ----責(zé)任人:審核組長(zhǎng)

      ----沒(méi)有統(tǒng)一的格式

      ----內(nèi)容應(yīng)提供完整、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明和清晰的審核記錄

      ----通常由管理者代表審批

       

      審核報(bào)告的內(nèi)容

      ----審核目的

      ----審核范圍

      ----審核準(zhǔn)則

      ----審核組成員

      ----現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)實(shí)施的起止日期

      ----審核發(fā)現(xiàn)

      ----審核結(jié)論

      ----適當(dāng)時(shí),可包括或引用其他有關(guān)內(nèi)容

       
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