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在收貨、向前工序反饋情報(bào)、不良品追蹤和反饋、品質(zhì)改善再確認(rèn)須用到合格證時(shí)，查看本細(xì)節(jié)。合格證是指跟隨材料一起，并證明材料身份的文件。有些工廠也稱之為“檢查合格證”、“出廠合格證”。
一、合格證的信息
一張合格的合格證里至少要包含以下信息：品名、編號(hào)、制造日期、數(shù)量、供應(yīng)商和檢查結(jié)果等。這是物料管理不可缺少的一條重要數(shù)據(jù)。
二、合格證的作用
* 識(shí)別實(shí)物的憑證
當(dāng)某材料第一次收貨，若沒有合格證附在實(shí)物上，倉管人員肯定拿著實(shí)物到處詢問，一會(huì)問技術(shù)人員，一會(huì)問采購，可能要浪費(fèi)很多時(shí)間，才能弄清楚材料的真實(shí)身份。
* 核對(duì)數(shù)量的憑證
每一個(gè)最小包裝的數(shù)量是多少？總的加起來又是多少？如有合格證的話，收貨時(shí)倉管員就不必重新清點(diǎn)一次。
* 進(jìn)行不良品的追蹤和反饋
如果出現(xiàn)不良品，可依合格證提供信息給供應(yīng)商，便于供應(yīng)商最快速的改善品質(zhì)。如果什么時(shí)候制造的的、數(shù)量是多少等等最基本的情況都不能提供的話，供應(yīng)商便無法著手調(diào)查、分析和改進(jìn)。
* 品質(zhì)改善的再確認(rèn)
對(duì)供應(yīng)商改善品質(zhì)具體是從哪一批開始，可通過合格證來找到答案。
三、合格證使用與管理要點(diǎn)
* 與供應(yīng)商約定合格證的事項(xiàng)
1、合格證的格式依供應(yīng)商的不同而有所不同，但一定要包含最基本的信息，至于格式只要認(rèn)可即可。
2、有的前道工序（供應(yīng)商）在每一最小包裝單位（盒、箱、袋）上都附有合格證；有的則以每一批次為單位附設(shè)一張“合格證”，如果該批數(shù)量龐大，合格證卻只有一張，那么倉庫分細(xì)發(fā)給生產(chǎn)現(xiàn)場時(shí)，可用復(fù)印件代替原件一起出庫，直到該批材料使用完畢為止。
3、向供應(yīng)商訂貨時(shí)，應(yīng)在合同里規(guī)定合格證的格式、張數(shù)，以免雙方日后有口舌之爭。
對(duì)于無合格證的零件一律不予接收，更嚴(yán)禁投入使用。
4、作為供應(yīng)商必須在其產(chǎn)品上貼附合格證，以證明其產(chǎn)品的來龍去脈。
5、有的供應(yīng)商（前道工序）頭幾次送貨時(shí)都附有合格證，并且記錄也很規(guī)范，但時(shí)間長了就慢慢忽視了，要么沒有，要么記錄不全，而后道工序也以材料正常為由，懶得追究。其實(shí)，這是品質(zhì)下降的第一個(gè)信號(hào)，一定要注意防范此種情形出現(xiàn)。
* 現(xiàn)場管理
1、開包者應(yīng)確認(rèn)，其上記述的內(nèi)容與實(shí)物是否一致，格式有無新的變化。
2、發(fā)現(xiàn)異常時(shí)立即報(bào)告上司，正常時(shí)分類收集好，定期交給管理人員，管理人員判定完畢后便可廢棄，作業(yè)人員通常是第一個(gè)開包者。他在看完合格證之后，若沒有明確的擺放要求，總是擺放在自己認(rèn)為找得到的地方，如果桌墊下面或輸送帶架子上，或者扔進(jìn)垃圾箱里，這不僅會(huì)造成現(xiàn)場5S活動(dòng)混亂，甚至還會(huì)失去一個(gè)追蹤線索。
3、反饋不良品情況時(shí)，將合格證附在實(shí)物上，一起退還給前道工序（供應(yīng)商）。有的工廠（后道工序）在提供情報(bào)給供應(yīng)上（前道工序）時(shí)，只提供不良樣品，而不提供合格證，供應(yīng)商收到不良樣品后，往往還要花費(fèi)大量時(shí)間去翻查以前的生產(chǎn)記錄，使得改善對(duì)策工作不能及時(shí)的展開。
