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對(duì)企業(yè)提出不符合后，審核員對(duì)組織糾正不符合情況的驗(yàn)證，以及組織所實(shí)施的“關(guān)閉”不符合的過(guò)程，既可能為組織實(shí)現(xiàn)增值，又可能給組織帶來(lái)負(fù)面影響。如果審核員能通過(guò)開(kāi)具的不符合報(bào)告，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)確保組織已令人滿(mǎn)意地按照要求對(duì)不符合進(jìn)行了糾正，就可以認(rèn)為審核員為組織提供了增值服務(wù)，增加了組織獲得顧客滿(mǎn)意的可能性。
那么，審核員如何對(duì)不符合進(jìn)行有效驗(yàn)證和關(guān)閉，以達(dá)到認(rèn)證機(jī)構(gòu)和受審核方都滿(mǎn)意的結(jié)果呢？
首先，需要驗(yàn)證受審核方對(duì)不符合所采取的措施。
體系審核員需要評(píng)審受審核方對(duì)不符合所采取的措施，并驗(yàn)證其有效性O(shè)一般情況下，組織對(duì)不符合所采取的措施有兩種不同的順序（每種順序都有三部分相同的內(nèi)容）：
①糾正一原因分析一糾正措施；
②原因分析L喳H正一糾正措施。
針對(duì)上面兩種不同的順序，企業(yè)可以根據(jù)產(chǎn)品類(lèi)型或不符合的情況選擇一種。無(wú)論選擇哪一種，解決不符合的三部分內(nèi)容都是相同的。例如，對(duì)軟件產(chǎn)品，在查明原因之前不可能實(shí)施糾正；對(duì)硬件產(chǎn)品，如剎車(chē)片磨損的警示燈亮了就應(yīng)該立刻實(shí)施糾正。
在這三部分內(nèi)容中，ISO9000標(biāo)準(zhǔn)給出了定義和陳述：不符合（不合格）是指“未滿(mǎn)足要求”，糾正是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施”，糾正措施是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。
其中，“糾正”是消除已發(fā)現(xiàn)的不合格的措施。例如，糾正可以是用合格產(chǎn)品置換不合格產(chǎn)品，或是用程序的現(xiàn)行有效版本替代已作廢的版本。針對(duì)‘糾正措施”，必須首先確定不合格的原因。在這個(gè)過(guò)程中，組織可以有很多種方法和工具確定不合格的原因，從簡(jiǎn)單的頭腦風(fēng)暴法到較復(fù)雜的系統(tǒng)問(wèn)題解決技術(shù)（如問(wèn)題根源分析、魚(yú)刺圖、“SWIH”等）。審核員應(yīng)熟悉這些工具的使用方法。因?yàn)閷?shí)施糾正措施的程度和有效性取決于對(duì)真實(shí)原因的識(shí)別。在某些情況下，這甚至?xí)兄诮M織識(shí)別并盡可能避免其他領(lǐng)域類(lèi)似的不合格。
在驗(yàn)證組織對(duì)不合格所采取的措施時(shí)，審核員需確認(rèn)組織是否提供了以上三部分內(nèi)容，也就是糾正、原因分析、糾正措施的文件和客觀(guān)證據(jù)，并且是適宜的。
接下來(lái)，審核員需驗(yàn)證的重要要素包括：
- 措施的陳述是否清楚、簡(jiǎn)練；措施是否徹底，是否準(zhǔn)確地引用了特定的文件、程序等，是否適宜；
- 糾正措施完成的日期，應(yīng)是表示糾正措施已完成的日期（過(guò)去的日期）；
- 支持糾正措施已完全、有效實(shí)施的聲明的證據(jù)，糾正措施已按其描述的方式完成的證據(jù)。
審核員還應(yīng)驗(yàn)證組織已確保所采取的措施不會(huì)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量或質(zhì)量管理體系的實(shí)施帶來(lái)新的問(wèn)題。
同時(shí)，糾正和糾正措施并不一定同時(shí)需要。在某些情況下，只需要糾正或糾正措施一項(xiàng)就可以滿(mǎn)足驗(yàn)證和關(guān)閉的要求。例如，組織能夠證實(shí)不符合是偶然發(fā)生，或該不符合再發(fā)生的概率很低。
需要注意，糾正措施和預(yù)防措施是不同的。有效的糾正措施指通過(guò)消除發(fā)生原因而預(yù)防不合格的再發(fā)生。但是，不要把糾正措施和預(yù)防措施相混淆。ISO9000 標(biāo)準(zhǔn)3.6.4條款對(duì)“預(yù)防措施”給出的定義是“為消除潛在不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。按照這個(gè)定義的性質(zhì)，預(yù)防措施與已發(fā)現(xiàn)的不符合無(wú)關(guān)。然而，對(duì)已發(fā)現(xiàn)的不符合的原因進(jìn)行分析，可能識(shí)別出組織其他領(lǐng)域潛在的不符合，并為預(yù)防措施提供條件。
最后，如何關(guān)閉不符合呢？
不符合的表現(xiàn)往往是獨(dú)立的，可以有許多方法或活動(dòng)來(lái)關(guān)閉它們。例如，有些要求可以在現(xiàn)場(chǎng)直接檢查（這可能要求附加現(xiàn)場(chǎng)訪(fǎng)問(wèn)），有些要求則可以遠(yuǎn)程關(guān)閉（僅評(píng)審所提交的文件證據(jù)即可）。
在決定關(guān)閉不符合之前，審核組長(zhǎng)或?qū)徍藛T（一名審核員單獨(dú)審核時(shí)）應(yīng)當(dāng)評(píng)審組織在糾正／分析原因方面做了些什么，通過(guò)實(shí)施糾正措施得到了怎樣的結(jié)果。審核組長(zhǎng)／審核員需確�？陀^(guān)證據(jù)（包括支持性文件）能夠證實(shí)所描述的糾正措施已完全實(shí)施了，并且對(duì)預(yù)防不符合再發(fā)生是有效的。只有當(dāng)這些情況均令人滿(mǎn)意，審核員才可以關(guān)閉不符合。
