企業(yè)為了贏利才進(jìn)行商品生產(chǎn)和銷售等經(jīng)營(yíng)活動(dòng),這些活動(dòng)與籌資、投資、利潤(rùn)分配等方面所形成的錯(cuò)綜復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)關(guān)系,是以資金為載體,它貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程,資金運(yùn)動(dòng)就成為各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系的集中體現(xiàn)。企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)包括三方面:資金投入企業(yè)、資金的循環(huán)和周轉(zhuǎn)、資金退出企業(yè),企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)過(guò)程可用圖表示如下:
存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中為銷售或耗用而儲(chǔ)存的各種有形資產(chǎn),包括各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品和商品等。存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中的一個(gè)重要項(xiàng)目,為了保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的持續(xù)性,企業(yè)必須有計(jì)劃地購(gòu)入、消耗和銷售存貨。但是由于許多企業(yè), 特別是一些中小企業(yè), 對(duì)存貨管理的重要性認(rèn)識(shí)不足, 管理粗放, 忽視存貨的限額和數(shù)量控制,從而造成存貨積壓,導(dǎo)致公司現(xiàn)金流出現(xiàn)斷裂,無(wú)法維系公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。如由于國(guó)家加大基礎(chǔ)建設(shè)的投資力度,建筑市場(chǎng)繁榮,對(duì)打樁機(jī)等產(chǎn)品的需求旺盛,但筆者卻從一家生產(chǎn)建筑用打樁機(jī)企業(yè)的老板處了解到,即便市場(chǎng)行情如此之好,他的企業(yè)卻仍再為庫(kù)存、資金短缺等問(wèn)題煩惱。顧客天天催貨,公司每天加班加點(diǎn),產(chǎn)品卻依然趕不出來(lái)。深究原因,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題出在庫(kù)存管理上。由于公司沒(méi)有倉(cāng)庫(kù)管理制度,整個(gè)原材料倉(cāng)庫(kù)像一個(gè)大型廢品收購(gòu)站,因?yàn)槎逊呕靵y,不少原料被積壓,有時(shí)甚至出現(xiàn)庫(kù)存與采購(gòu)脫節(jié)的現(xiàn)象,也因此造成企業(yè)的整體資金壓力。
中小企業(yè)存貨管理中出現(xiàn)的產(chǎn)品生產(chǎn)不暢、內(nèi)部物流不順、資金積壓嚴(yán)重的問(wèn)題,嚴(yán)重制約了企業(yè)自身的發(fā)展,在新形勢(shì)下,中小企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)貨存管理力度,不斷完善內(nèi)部管理結(jié)構(gòu),以適應(yīng)不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境。
一、存貨過(guò)多的原因
1、牛鞭效應(yīng)。
營(yíng)銷過(guò)程中的需求變異放大現(xiàn)象被通俗地稱為“牛鞭效應(yīng)”。企業(yè)在下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)根據(jù)消費(fèi)者、下游經(jīng)銷商發(fā)出的訂單,參考銷售記錄預(yù)測(cè)未來(lái)需求的變化,結(jié)合本期期末庫(kù)存量向上游供應(yīng)商發(fā)出訂單。當(dāng)消費(fèi)者需求出現(xiàn)變化,零售商、批發(fā)商、分銷商的訂單及庫(kù)存量自發(fā)出現(xiàn)波動(dòng),并且,越是處于供應(yīng)鏈的后端,需求變化幅度越是會(huì)正數(shù)級(jí)放大。以形狀而言,這就像西部牛仔揮舞的牛鞭,鞭輕輕一抖,鞭梢便會(huì)大幅度抖動(dòng),劃出一道美麗的圓弧,這就是所謂供應(yīng)鏈管理中的“牛鞭效應(yīng)”。產(chǎn)生“牛鞭效應(yīng)”的原因主要有6個(gè)方面,即需求預(yù)測(cè)修正、訂貨批量決策、價(jià)格波動(dòng)、短缺博弈、庫(kù)存責(zé)任失衡和應(yīng)付環(huán)境變異。由于這種需求放大變異效應(yīng)的影響,上游供應(yīng)商往往維持比其下游需求更高的庫(kù)存水平,以應(yīng)付銷售商訂貨的不確定性,從而人為地增大了供應(yīng)鏈中的上游供應(yīng)商的生產(chǎn)、供應(yīng)、庫(kù)存管理和市場(chǎng)營(yíng)銷風(fēng)險(xiǎn),甚至導(dǎo)致生產(chǎn)、供應(yīng)、營(yíng)銷的混亂。
2、訂單不評(píng)審或評(píng)審走過(guò)場(chǎng),沒(méi)有真正發(fā)揮評(píng)審的作用。
按照ISO9001質(zhì)量管理體系要求7.2.1和7.2.2條款,需對(duì)與產(chǎn)品有關(guān)的要求進(jìn)行確定并進(jìn)行評(píng)審,明確合同(訂單)的各項(xiàng)要求和對(duì)訂單數(shù)量、交貨期、工藝、質(zhì)量要求的評(píng)審;明確本公司執(zhí)行訂單的能力,確保在與客戶業(yè)務(wù)往來(lái)中有能力滿足客戶的需求,評(píng)估客戶的信用狀況,確定可采取的賒銷政策,以使壞賬損失的風(fēng)險(xiǎn)降低。而實(shí)際上,現(xiàn)在很多企業(yè)對(duì)訂單評(píng)審不重視,有的企業(yè)只管接單,不對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審,導(dǎo)致訂單數(shù)量超過(guò)自己的生產(chǎn)能力,生產(chǎn)部門(mén)處于被動(dòng)局面,有時(shí)因?yàn)槲磳?duì)公司是否有能力滿足顧客的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檢測(cè)要求進(jìn)行評(píng)估,生產(chǎn)出大量的不良品。
3、原材料、半成品定額、消耗不準(zhǔn)確,不能夠指導(dǎo)生產(chǎn)、采購(gòu)、存儲(chǔ),引起存貨過(guò)多。
很多中小企業(yè)在設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)時(shí)不重視材料定額、未制定各工序正常生產(chǎn)時(shí)的生產(chǎn)耗損,導(dǎo)致生產(chǎn)計(jì)劃員不能夠按照定額計(jì)算生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃,下達(dá)計(jì)劃時(shí)憑經(jīng)驗(yàn)估算,引起產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)量,原材料采購(gòu)過(guò)多。
4、采購(gòu)環(huán)節(jié)控制不嚴(yán)格,存在很多漏洞。
負(fù)責(zé)中小企業(yè)采購(gòu)的工作人員往往權(quán)限很大,很多制度無(wú)法正常執(zhí)行,具體表現(xiàn)是:隨意選擇供應(yīng)商,未按合理程序制訂采購(gòu)合同,采購(gòu)規(guī)格與實(shí)際規(guī)格不匹配;催貨不及時(shí),不能夠滿足生產(chǎn)所需;采購(gòu)質(zhì)量達(dá)不到要求,不是讓步接收就是降級(jí)處理,有的報(bào)廢也不找供應(yīng)商承擔(dān)損失,因?yàn)槔骊P(guān)系作怪;驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)不健全,如驗(yàn)收時(shí)保管人員未在場(chǎng),點(diǎn)數(shù)不準(zhǔn)確,填寫(xiě)的驗(yàn)收單和入庫(kù)單內(nèi)容不完備,鑒章不全,份數(shù)不夠等,使所購(gòu)商品物資賬實(shí)不符;對(duì)供應(yīng)商缺乏管理,覺(jué)得是求供應(yīng)商供貨,有的是不知道如何管理供應(yīng)商,導(dǎo)致受制于供應(yīng)商,采購(gòu)質(zhì)量、進(jìn)度、價(jià)格的主動(dòng)權(quán)掌握在供方手中,企業(yè)處處被動(dòng);財(cái)務(wù)支付貨款缺乏合理程序和有效控制,付款部門(mén)未對(duì)保管部門(mén)和其它部門(mén)填制的貨物驗(yàn)收單和入庫(kù)單進(jìn)行審核,未對(duì)銷貨單位的銷售進(jìn)行審核,未對(duì)合同或協(xié)議進(jìn)行核對(duì)就草率付款。
5、生產(chǎn)環(huán)節(jié)失控,沒(méi)有按照生產(chǎn)計(jì)劃制定作業(yè)計(jì)劃,沒(méi)有使用工序跟蹤卡對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟蹤,沒(méi)有人負(fù)責(zé)生產(chǎn)進(jìn)度。
目前,很多中小企業(yè)的生產(chǎn)管理比較粗放,很多企業(yè)多是老資格的員工擔(dān)任生產(chǎn)主管,他們對(duì)產(chǎn)品很熟悉,從基層操作工逐漸提拔起來(lái),長(zhǎng)期以來(lái)養(yǎng)成了固有的習(xí)慣,按照自己的習(xí)慣安排生產(chǎn),大多沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)規(guī)范的生產(chǎn)管理知識(shí)培訓(xùn),靠關(guān)系和感情來(lái)管理生產(chǎn)。生產(chǎn)主管對(duì)操作員工不嚴(yán)格要求,不好意思管理,實(shí)際上生產(chǎn)計(jì)劃是掌握在操作工的手上,對(duì)生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量沒(méi)有辦法掌控,操作員工按照自己的意思生產(chǎn),往往是過(guò)度生產(chǎn),因?yàn)槎嗌a(chǎn)可以多拿工資。
6、缺乏內(nèi)部物料管控制度,在存貨進(jìn)廠驗(yàn)收、發(fā)放、保存、盤(pán)點(diǎn)等方面處于失控狀態(tài)。
存貨的驗(yàn)收是存貨入庫(kù)前的重要環(huán)節(jié),一些中小企業(yè)對(duì)存貨的驗(yàn)收警惕性不高,對(duì)一些特殊存貨的質(zhì)量問(wèn)題疏忽,給企業(yè)造成損失;生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的存貨,當(dāng)天剩余的存貨由于存放在各個(gè)生產(chǎn)點(diǎn),往往忽視管理,給企業(yè)經(jīng)濟(jì)帶來(lái)?yè)p失;另有一些有保質(zhì)期的存貨,無(wú)專人管理,如不注意,時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就會(huì)變質(zhì),造成不必要的損失;存貨出庫(kù)手續(xù)不健全。存貨出庫(kù)時(shí),未按規(guī)定程序手續(xù)辦理出庫(kù),發(fā)生發(fā)出商品賬實(shí)不符問(wèn)題,致使倉(cāng)庫(kù)物資不能做到“帳、卡、物”三相符;庫(kù)存管理亂,保管不善,致使造成毀損、陳舊、過(guò)時(shí)、殘次等不必要損失;在存貨領(lǐng)用環(huán)節(jié)虛報(bào)冒領(lǐng)。材料的領(lǐng)用沒(méi)人管,材料被盜用或被工人私自挪用沒(méi)人知道,造成企業(yè)的損失。
7、在銷售環(huán)節(jié)存在小倉(cāng)庫(kù)、業(yè)務(wù)員不及時(shí)送貨,導(dǎo)致產(chǎn)品在各銷售區(qū)域積壓。
有的中小企業(yè)對(duì)各區(qū)域辦事處沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格控制,有的企業(yè)是按照發(fā)貨數(shù)量跟業(yè)務(wù)員計(jì)算業(yè)務(wù)提成,而不是按照時(shí)間銷售并把應(yīng)收賬款收回來(lái)之后再計(jì)算提成,由于制度的漏洞,一些素質(zhì)低的業(yè)務(wù)員為了提高自己的提成,故意要公司發(fā)貨,等接到貨之后不是積極采取措施銷售出去,而是放在辦事處的小倉(cāng)庫(kù)積壓,等拿到提成之后,業(yè)務(wù)員就會(huì)隨便編造一個(gè)理由將積壓在小倉(cāng)庫(kù)的產(chǎn)品退給公司,損失由公司承擔(dān)。
8、由于工程變更執(zhí)行的不徹底,導(dǎo)致存貨得不到及時(shí)處理形成呆滯品
由于設(shè)計(jì)改進(jìn)或者顧客要求經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工程變更,但是中小企業(yè)會(huì)在變更環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題,比如設(shè)計(jì)部門(mén)不發(fā)變更通知、變更通知沒(méi)有具體處理措施或沒(méi)有通知到所有部門(mén),接到通知后執(zhí)行部門(mén)不及時(shí)按照要求處理,不清理原材料、半成品、在制品,導(dǎo)致原來(lái)狀態(tài)的產(chǎn)品不能夠滿足最新要求,到顧客手上不是退貨就是降級(jí)處理。
9、企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全
內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制的一個(gè)重要組成部分,是由專職的內(nèi)審人員對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行的獨(dú)立檢查和評(píng)價(jià)活動(dòng),然而大多數(shù)中小企業(yè)沒(méi)有設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),即使設(shè)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)的企業(yè),其職能也嚴(yán)重弱化,內(nèi)審人員的主要職能仍然是記賬、算賬、報(bào)賬,不能正確評(píng)價(jià)企業(yè)財(cái)務(wù)信息和管理部門(mén)的績(jī)效,導(dǎo)致各級(jí)管理部門(mén)更加有恃無(wú)恐,趁機(jī)鉆了內(nèi)部控制的空子。存貨實(shí)物控制存在嚴(yán)重缺陷,大多數(shù)中小企業(yè)既無(wú)規(guī)范的存貨管理規(guī)則,也沒(méi)有相應(yīng)的存貨盤(pán)點(diǎn)制度,崗位職責(zé)分工不明,只注重存貨的購(gòu)買(mǎi)環(huán)節(jié)控制,而忽視存貨的倉(cāng)儲(chǔ)與保管,領(lǐng)用與報(bào)廢環(huán)節(jié)控制,造成大量的浪費(fèi)。
10、其他原因,如產(chǎn)成品規(guī)格、質(zhì)量或其他特殊因素未能出庫(kù);訂單遭客戶取消超過(guò)期限未能轉(zhuǎn)售或轉(zhuǎn)售未完;銷貨退回未能轉(zhuǎn)售(完)或經(jīng)復(fù)檢為降級(jí)等等。
二、加強(qiáng)存貨管理的策略
(一)加強(qiáng)對(duì)各銷售層級(jí)的控制,嚴(yán)格控制各關(guān)口的數(shù)量,削弱牛鞭效應(yīng)
企業(yè)可以從6個(gè)方面規(guī)避或化解需求放大變異的影響:即訂貨分級(jí)管理;加強(qiáng)入庫(kù)管理,合理分擔(dān)庫(kù)存責(zé)任;縮短提前期,實(shí)行外包服務(wù);規(guī)避短缺情況下的博弈行為;參考?xì)v史資料,適當(dāng)減量修正,分批發(fā)送;提前回款期限。
(二)加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制的制度措施
根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范基本規(guī)范(試行)》等法律法規(guī)制定存貨控制制度
1、加強(qiáng)存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施
存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)涉及的主要控制點(diǎn)是:計(jì)劃控制、合同訂立、材料驗(yàn)收、付款、審核、賬務(wù)核對(duì)等。
(1)建立健全存貨采購(gòu)的計(jì)劃、合同的訂立和審批制度。
(2)嚴(yán)格制定存貨驗(yàn)收和入庫(kù)的程序、標(biāo)準(zhǔn)和要求。
(3)嚴(yán)格制定并遵循付款、審核的手續(xù)和要求。
(4)嚴(yán)格記錄制度、確保賬實(shí)相符。
2、加強(qiáng)存貨領(lǐng)用環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施
存貨領(lǐng)用環(huán)節(jié)涉及的關(guān)鍵控制點(diǎn)是:領(lǐng)用審批、發(fā)出審核、成本核算、賬實(shí)核對(duì)等。應(yīng)實(shí)施如下措施:
(1)建立健全存貨收發(fā)的審批和審核制度。
(2)合理制定成本費(fèi)用的結(jié)算程序和方法。
(3)建立定期和不定期的存貨盤(pán)點(diǎn)制度。
(三)實(shí)行存貨內(nèi)部會(huì)計(jì)控制
建議財(cái)務(wù)部作為存貨監(jiān)管部門(mén),審計(jì)和財(cái)務(wù)部配合的管理體系對(duì)企業(yè)的存貨進(jìn)行全面管理,對(duì)各部門(mén)進(jìn)行存貨考核。 由財(cái)務(wù)部門(mén)組織制定儲(chǔ)備資金、生產(chǎn)資金和成品資金限額( 或定額) , 然后由各部門(mén)將限額層層分解落實(shí)到基層個(gè)人, 并進(jìn)行檢查考核、獎(jiǎng)懲。存貨內(nèi)部會(huì)計(jì)控制可分為如下步驟:
1、 明確存貨管理職責(zé)權(quán)限。采購(gòu)供應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)材料的采購(gòu)供應(yīng)和庫(kù)存管理; 生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)在產(chǎn)品、自制半成品的生產(chǎn)和保管; 銷售部門(mén)負(fù)責(zé)成品倉(cāng)庫(kù)和發(fā)出商品的保管。
2、制定存貨資金限額( 標(biāo)準(zhǔn)) 。由財(cái)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé), 有關(guān)部門(mén)制定出儲(chǔ)備資金限額、生產(chǎn)資金限額、成品資金限額標(biāo)準(zhǔn), 經(jīng)審定后, 分別下達(dá)各相關(guān)部門(mén)執(zhí)行。
3、 限額分解落實(shí)。即各部門(mén)將限額進(jìn)行分解, 落實(shí)到各班組和個(gè)人。
4、檢查考核和獎(jiǎng)懲。由各部門(mén)核算員對(duì)存貨資金限額執(zhí)行情況進(jìn)行檢查, 對(duì)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題及時(shí)處理, 并核算出資金的實(shí)際占用額; 由勞資部門(mén)根據(jù)檢查考核情況實(shí)施獎(jiǎng)懲。
(四)在生產(chǎn)中嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)計(jì)劃,避免過(guò)度生產(chǎn)帶來(lái)的呆滯物料。
首先要做好計(jì)劃工作,包括銷售計(jì)劃預(yù)測(cè)與整合、在制定生產(chǎn)計(jì)劃和物料下達(dá)時(shí)要充分考慮庫(kù)存因素,減少過(guò)多生產(chǎn),生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)后需要制定具體的作業(yè)計(jì)劃,用工藝路線跟蹤卡(也稱跟單卡)跟蹤生產(chǎn),便于生產(chǎn)進(jìn)度的跟蹤和質(zhì)量的追溯。
(五)嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定,使賬、物、卡三相符。
存貨管理要嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定,對(duì)貨到發(fā)票未到的存貨,月末應(yīng)及時(shí)辦理暫估入庫(kù)手續(xù),使賬、物、卡三相符。
(六)采用ABC控制法,降低存貨庫(kù)存量,加速資金周轉(zhuǎn)。
對(duì)存貨的日常管理,根據(jù)存貨的重要程度,將其分為ABC三種類型。A類存貨品種占全部存貨的10%—15%,資金占存貨總額的80%左右,實(shí)行重點(diǎn)管理,如大型備品備件等。B類存貨為一般存貨,品種占全部存貨的20%—30%,資金占全部存貨總額的15%左右,適當(dāng)控制,實(shí)行日常管理,如日常生產(chǎn)消耗用材料等。C類存貨品種占全部存貨的60%—65%,資金占存貨總額的5%左右,進(jìn)行一般管理,如辦公用品、勞保用品等隨時(shí)都可以采購(gòu)。通過(guò)ABC分類后,抓住重點(diǎn)存貨,控制一般存貨,制定出較為合理的存貨采購(gòu)計(jì)劃,從而有效地控制存貨庫(kù)存,減少儲(chǔ)備資金占用,加速資金周轉(zhuǎn)。
(七)加強(qiáng)存貨采購(gòu)管理,合理運(yùn)作采購(gòu)資金,控制采購(gòu)成本。
首先,計(jì)劃員要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),對(duì)生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運(yùn)行情況要有充分的了解,掌握設(shè)備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用材料情況,進(jìn)而做出科學(xué)合理的存貨采購(gòu)計(jì)劃。其次,要規(guī)范采購(gòu)行為,增加采購(gòu)的透明度,確保生產(chǎn)的正常進(jìn)行,有效地控制了采購(gòu)成本,加速資金周轉(zhuǎn)、提高資金的使用效率。
(八)充分利用ERP等先進(jìn)的管理模式,實(shí)現(xiàn)存貨資金信息化管理。
要想使存貨管理達(dá)到現(xiàn)代化企業(yè)管理的要求,就要使企業(yè)盡快采用先進(jìn)的管理模式,如ERP系統(tǒng)。利用ERP使人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷全方位科學(xué)高效集中管理,最大限度地堵塞漏洞,降低庫(kù)存,使存貨管理更上一個(gè)新臺(tái)階。
(九)盤(pán)點(diǎn)與處置控制!
中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃,合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤(pán)點(diǎn)記錄的完整,及時(shí)處理盤(pán)盈、盤(pán)虧。對(duì)于特殊存貨,可以聘請(qǐng)專家采用特定方法進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。
存貨盤(pán)點(diǎn)應(yīng)當(dāng)及時(shí)編制盤(pán)點(diǎn)表,盤(pán)盈、盤(pán)虧情況要分析原因,提出處理意見(jiàn),經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后,在期末結(jié)賬前處理完畢。
中小企業(yè)的存貨管理控制具體見(jiàn)附件。
中小企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)存貨管理,可以降低企業(yè)綜合成本的目標(biāo),有效地保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的連續(xù)正常進(jìn)行,從而提高產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)能力,確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康地發(fā)展。