(1)原始性要求

原始記錄應(yīng)體現(xiàn)檢測過程的原始性。觀察結(jié)果和數(shù)據(jù)應(yīng)在產(chǎn)生的當(dāng)時(shí)就予以記錄，不得事后回憶、另行整理記錄、謄抄或無關(guān)修正，但后續(xù)可根據(jù)需求再實(shí)施具體的計(jì)算步驟。

(2)可操作要求

制定原始記錄文件時(shí)，應(yīng)充分考慮記錄的可操作性。通過使用規(guī)范的語言文字、檢測依據(jù)的規(guī)范描述語句、簡單易用、尺寸合適的數(shù)據(jù)表格、給每個(gè)檢測數(shù)據(jù)留出足夠的填寫空間等，可保證原始記錄的可操作性。應(yīng)依據(jù)檢測項(xiàng)目特點(diǎn)，按照檢測流程順序或標(biāo)準(zhǔn)條款順序安排各檢測項(xiàng)目在原始記錄中的位置順序，提升原始記錄的可操作性。

(3)真實(shí)性要求

原始記錄的數(shù)據(jù)必須是真實(shí)的，數(shù)據(jù)的表達(dá)應(yīng)真實(shí)無誤的反應(yīng)測量儀器的輸出，包括數(shù)值、有效位數(shù)、單位，必要時(shí)還需要記錄測量儀器的誤差。記錄必須在檢測全過程按操作程序步驟及時(shí)記錄，不許事后補(bǔ)記或眷抄更改。備份電子形式儲(chǔ)存的記錄應(yīng)防止未經(jīng)授權(quán)的侵人或修改。

(4)有效性要求

實(shí)驗(yàn)室應(yīng)確保使用的原始記錄格式為有效的受控版本。

(5)溯源性要求

原始記錄中應(yīng)完整記錄檢測中各種方法條件，包含足夠充分的信息，包括但不限于測試環(huán)境信息、測試條件、使用儀器、儀器設(shè)置、每項(xiàng)試驗(yàn)測試日期和人員、審查數(shù)據(jù)結(jié)果的日期和負(fù)責(zé)人等，以便在可能時(shí)識(shí)別不確定度的影響因素，并確保該檢測在盡可能接近原條件的情況下能夠重復(fù)。整改后合格的試驗(yàn)項(xiàng)目，記錄中仍須保留原不合格的原始數(shù)據(jù)以及整改的方法。

(6)完整性要求

原始記錄的內(nèi)容是檢測報(bào)告的重要來源。為了方便檢測報(bào)告的生成，原始記錄內(nèi)容應(yīng)完整地體現(xiàn)檢測依據(jù)、檢測項(xiàng)目、檢測方法、檢測數(shù)據(jù)和必要的過程數(shù)據(jù)。

2.如何設(shè)計(jì)檢測原始記錄

檢測原始記錄文件應(yīng)為受控文件，一般設(shè)計(jì)為表格的形式，以便于檢測人員（包括抽樣、采樣人員)在每次檢測過程中都能準(zhǔn)確無誤地填寫這些基本要素。

檢測原始記錄文件所涵蓋的內(nèi)容應(yīng)包括任務(wù)編號(hào)或樣品編號(hào)、檢測項(xiàng)目/參數(shù)、所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、檢測樣品（產(chǎn)品)及其相關(guān)信息、抽（采)樣過程信息、檢測及相關(guān)人員信息、檢測環(huán)境條件信息、檢測儀器設(shè)備信息、檢測時(shí)間等，以及檢測過程產(chǎn)生的抽樣計(jì)劃、采樣計(jì)劃及定位、樣品制備、標(biāo)準(zhǔn)液配制、結(jié)果數(shù)據(jù)計(jì)算公式及導(dǎo)出過程、圖譜、圖像、標(biāo)準(zhǔn)曲線等記錄信息，并清楚標(biāo)識(shí)與出具報(bào)告的對(duì)應(yīng)關(guān)系、總頁碼、當(dāng)前頁碼等，以保證檢測結(jié)果的可追溯性。

(1)任務(wù)信息

①編號(hào)。原始記錄文件中應(yīng)注明每項(xiàng)檢測任務(wù)的編號(hào)，它是方便實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部管理的編號(hào)，應(yīng)具有唯一性。例如:任務(wù)編號(hào)、記錄編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、申請(qǐng)編號(hào)、報(bào)告編號(hào)等。當(dāng)檢測任務(wù)需要出具報(bào)告時(shí)，如果原始記錄使用的任務(wù)編號(hào)與最終報(bào)告編號(hào)不一致 ，則記錄中應(yīng)補(bǔ)充報(bào)告編號(hào)，且報(bào)告編號(hào)應(yīng)與原始記錄編號(hào)有唯一性對(duì)應(yīng)關(guān)系。

②檢測標(biāo)準(zhǔn)(方法)。原始記錄文件中應(yīng)明確寫明檢測依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)名稱和版本號(hào)。檢測依據(jù)可以是現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、客戶指定的標(biāo)準(zhǔn)（非現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等)、客戶自定的測試方法等。當(dāng)客戶對(duì)檢測的特殊要求與標(biāo)準(zhǔn)相偏離時(shí)，應(yīng)在檢測依據(jù)欄或原始記錄的相關(guān)位置進(jìn)行描述。

③檢測項(xiàng)目/參數(shù)。當(dāng)檢測項(xiàng)目是檢測依據(jù)的全部內(nèi)容時(shí)，檢測項(xiàng)目可不必全部列出，寫明“全部項(xiàng)目或全部參數(shù)”既可。如果檢測項(xiàng)目是檢測依據(jù)的部分內(nèi)容時(shí)，應(yīng)在原始記錄中明確本次檢測涉及的項(xiàng)目條款號(hào)或名稱。

(2)樣品信息

樣品信息包括樣品名稱、型號(hào)規(guī)格、樣品數(shù)量、樣品編號(hào)；適用時(shí)還可包括樣品送檢單位、樣品初始狀態(tài)、樣品附屬件等。

①樣品名稱。檢測樣品的名稱應(yīng)是客戶委托任務(wù)書指定的名稱，或是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)檢查樣品后并同客戶溝通協(xié)調(diào)后確定的、可正確描述樣品的名稱。

②型號(hào)規(guī)格。記錄中樣品的型號(hào)應(yīng)是實(shí)際檢測樣品的型號(hào)， 該型號(hào)應(yīng)包含在客戶委托任務(wù)書的型號(hào)中。記錄中應(yīng)寫明與檢測項(xiàng)目相關(guān)的產(chǎn)品規(guī)格信息。

 ③樣品數(shù)量、樣品編號(hào)。樣品數(shù)量要與樣品編號(hào)相對(duì)應(yīng)。樣品編號(hào)應(yīng)具有唯一性，以方便實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部樣品流轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)管理。

 ④樣品初始狀態(tài)。當(dāng)樣品的初始狀態(tài)可能會(huì)影響后續(xù)的檢測或判定，并在試驗(yàn)開始前對(duì)樣品的初始狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整的，應(yīng)在原始記錄中記錄樣品的初始狀態(tài)以及對(duì)樣品做出的調(diào)整。

(3)檢測環(huán)境條件信息

①檢測時(shí)的環(huán)境溫度和濕度。環(huán)境溫（濕)度對(duì)檢測項(xiàng)目有影響時(shí)，應(yīng)記錄檢測時(shí)的環(huán)境溫度和溫度，該數(shù)值應(yīng)是真實(shí)和有效的。當(dāng)環(huán)境溫度和濕度與檢測標(biāo)準(zhǔn)（方法)中的規(guī)定環(huán)境溫度和濕度不吻合時(shí)應(yīng)停止檢測，直至達(dá)到檢測標(biāo)準(zhǔn)(方法)中規(guī)定的環(huán)境溫度和濕度。記錄檢測時(shí)的環(huán)境信息也關(guān)系到原始記錄的可追溯性。如果日后檢測報(bào)告/數(shù)據(jù)需要復(fù)查，應(yīng)在相同的環(huán)境條件下開展復(fù)查檢測。

②其他環(huán)境信息。當(dāng)其他環(huán)境條件（如大氣壓、海拔條件、氣體含量、氣流等)對(duì)檢測項(xiàng)目有影響時(shí)，記錄中應(yīng)寫明這些環(huán)境條件。

(4)相關(guān)人員信息

包括抽（采)樣人員、檢測人員、審核人員的簽字或等效標(biāo)識(shí) ，以及適用時(shí)其他相關(guān)人員（如解釋和說明人員)的簽字或等效標(biāo)識(shí)。抽（采)樣人員、檢測人員和審核人員的簽名要確保經(jīng)本人確認(rèn)，由本人負(fù)責(zé)。

(5)檢測日期

檢測日期可以是某一天、某一個(gè)檢測周期、一天內(nèi)的某一段時(shí)間。應(yīng)根據(jù)檢測項(xiàng)目的特點(diǎn)，定義檢測日期的表達(dá)形式。應(yīng)防止在檢測日期上刻意模糊時(shí)間段。應(yīng)真實(shí)記錄檢測時(shí)的日期。針對(duì)不同檢測項(xiàng)目在不同日期進(jìn)行的情況，應(yīng)分別記錄測試日期。

（6)數(shù)據(jù)結(jié)果記錄

數(shù)據(jù)結(jié)果記錄的位置可以是下劃線、空格、方框或表格等形式。數(shù)據(jù)結(jié)果記錄應(yīng)出現(xiàn)在原始記錄的適當(dāng)位置，并與檢測標(biāo)準(zhǔn)(方法)的描述文字相協(xié)調(diào)。數(shù)據(jù)結(jié)果記錄應(yīng)包括所有檢測過程產(chǎn)生的數(shù)值及導(dǎo)出過程、圖譜、圖像、標(biāo)準(zhǔn)曲線等記錄信息。

(7)數(shù)據(jù)判定或結(jié)果描述

數(shù)據(jù)判定的方式可以是“√”“×”“P”“F”“Pass”“Fail”“/”

“N/A”“一”“合格”“不合格”“不適用”等清晰無歧義的描述，并且應(yīng)在記錄的顯著位置描述本記錄中對(duì)數(shù)據(jù)判定方式的約定。

結(jié)果描述應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定或與客戶約定的方式進(jìn)行客觀全面的描述。

(8)檢測儀器信息

包括檢測儀器的名稱[如型號(hào)、廠家（適用時(shí))]、受控編號(hào)和校準(zhǔn)周期（或校準(zhǔn)有效期截止日期)。

（9)場地信息

場地信息是實(shí)施檢測項(xiàng)目的場地位置的描述。全部檢測項(xiàng)目在實(shí)驗(yàn)室自有場地進(jìn)行時(shí)，可簡單描述為“本實(shí)驗(yàn)室”，如實(shí)驗(yàn)室有多場所，也應(yīng)明確具體的檢測場所信息。

全部或部分檢測項(xiàng)目在分包實(shí)驗(yàn)室場地或委托方實(shí)驗(yàn)室場地進(jìn)行時(shí)，應(yīng)在原始記錄的適當(dāng)位置進(jìn)行記錄，例如在檢測項(xiàng)目旁注明該場地的名稱。

3.使用檢測原始記錄的要求和歸檔

（1)使用法定計(jì)量單位。如“米”的符號(hào)應(yīng)為“m”非“M" ,“千克”的符號(hào)應(yīng)為“kg”而非“Kg”,“千瓦”的符號(hào)應(yīng)為“kW”而非“KW”等。

(2)更改。原始記錄的內(nèi)容和信息不得隨意刪減或增加，確實(shí)存在錯(cuò)誤需要更改時(shí)，不可擦涂掉，而應(yīng)采用杜改的形式，保持原有數(shù)據(jù)和內(nèi)容清晰、可辨識(shí)，將正確的內(nèi)容寫在旁邊，并由修改者簽名或采取等效標(biāo)識(shí)予以識(shí)別。關(guān)鍵數(shù)字更改要說明原因，原始記錄由記錄者本人修改，他人無權(quán)更改。對(duì)電子存儲(chǔ)的記錄也應(yīng)采取同等措施，以避免原始數(shù)據(jù)的丟失或未經(jīng)授權(quán)的改動(dòng)。

(3)檢測原始記錄的歸檔管理。檢測結(jié)束后的原始記錄，一般以樣品編碼為唯一性標(biāo)識(shí) ，按歸檔要求將其與檢驗(yàn)報(bào)告副本、委托書、抽樣單（如果有)、任務(wù)派出單等裝訂成冊(cè)，并按報(bào)告編號(hào)依序存放，方便查閱。原始記錄的存放處應(yīng)滿足防潮、防腐的要求，以保證檔案保存期限內(nèi)不被損壞。原始記錄一般保存期不少于6年。涉及仲裁檢驗(yàn)、重大索賠、理賠案件及司法訴訟的原始記錄應(yīng)保存至結(jié)案止。