管理體系審核是審核員對組織的管理體系進行全面評估和審查的過程，以確定其是否符合特定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

 

　　在進行管理體系審核時，審核員應(yīng)充分理解并應(yīng)用管理體系PDCA管理方法，使用過程方法，來進行審核。

 

　　以下是一些管理體系審核經(jīng)驗分享：

 

一、審核前準(zhǔn)備

 

　　1、了解被審核組織

 

　　審核前，盡可能多地收集被審核組織的相關(guān)信息，包括組織的業(yè)務(wù)范圍、組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品或服務(wù)特點、管理體系文件等。這有助于審核員在審核過程中更好地理解組織的運作和管理體系的實施情況。

 

　　可以通過查閱組織的網(wǎng)站、宣傳資料、行業(yè)報告等方式了解其業(yè)務(wù)和市場情況。由于目前作為市場主體的受審核方的信息通過各種渠道進行公開披露，使得以前的信息差越來越小，所以審核員可以利用信息化手段，提前了解受審核方的一些基本情況，以便為后面的審核活動作出充分的準(zhǔn)備。

 

　　審查組織提供的管理體系文件，如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等，了解管理體系的架構(gòu)、流程和控制措施。此外，還可以與組織的相關(guān)人員進行溝通，如管理層、體系負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理等，了解組織的管理理念、目標(biāo)和挑戰(zhàn)。

 

　　2、制定審核計劃

 

　　審核計劃是審核工作的指導(dǎo)文件，應(yīng)根據(jù)審核的目的、范圍和時間要求進行制定。審核計劃應(yīng)包括審核的日程安排、審核組成員的分工、審核的重點領(lǐng)域和審核方法等。編制審核計劃時應(yīng)充分關(guān)注專業(yè)條款應(yīng)分配給專業(yè)審核員或由技術(shù)專家支持的審核員進行審核。

 

　　審核日程安排應(yīng)合理分配時間，確保對各個部門和過程進行充分的審核。審核組成員的分工應(yīng)根據(jù)其專業(yè)背景和經(jīng)驗進行合理分配，確保每個審核員都能夠發(fā)揮自己的優(yōu)勢。審核的重點領(lǐng)域應(yīng)根據(jù)組織的業(yè)務(wù)特點和管理體系的薄弱環(huán)節(jié)進行確定，如關(guān)鍵過程、高風(fēng)險區(qū)域、以往審核中發(fā)現(xiàn)的問題等。審核方法可以包括文件審查、現(xiàn)場觀察、人員訪談等，應(yīng)根據(jù)審核的需要進行選擇和組合。

 

　　3、準(zhǔn)備審核文件和工具

 

　　審核員應(yīng)準(zhǔn)備好必要的審核文件和工具，如審核檢查表、不符合報告表等，還包括可能用到的電腦、手機（相機）、夾板（方便現(xiàn)場巡視時記錄使用）。審核檢查表是審核員進行審核的重要工具，應(yīng)根據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)和審核計劃進行編制，列出審核的要點和問題，以便在審核過程中進行逐一檢查。

 

　　不符合報告表用于記錄審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項，應(yīng)包括不符合項的描述、標(biāo)準(zhǔn)條款的引用、嚴(yán)重程度的評估等內(nèi)容。筆記本電腦和手機（相機）可以用于記錄審核中的證據(jù)和發(fā)現(xiàn)，方便后續(xù)的整理和報告。當(dāng)然如需要進行現(xiàn)場拍照時要事先與受審核方確認(rèn)，并嚴(yán)格遵守受審核方的相關(guān)管理要求。

 

二、審核過程中的注意事項

 

　　1、保持客觀公正

 

　　審核員在審核過程中應(yīng)保持客觀公正的態(tài)度，不受任何利益關(guān)系的影響，以確保審核結(jié)果的真實性和可靠性。審核員應(yīng)依據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)和事實證據(jù)進行判斷，不偏袒任何一方，不主觀臆斷。

 

　　例如，在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)被審核組織存在不符合項，審核員應(yīng)客觀地記錄不符合項的事實，并引用相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)條款進行說明。同時，審核員應(yīng)給予被審核組織充分的解釋和說明的機會，聽取其意見和建議，以便更好地理解不符合項的原因和背景。切記不要根據(jù)自己的工作經(jīng)歷進行武斷的判定，比如，“我們對某方面是如何管理的，你們這樣做不對！”一切不符合事實要嚴(yán)格與我們的審核準(zhǔn)則進行對照，而不是管理經(jīng)驗。

 

　　2、善于溝通交流

 

　　審核是一個與被審核組織進行溝通交流的過程，審核員應(yīng)善于與不同層次的人員進行有效的溝通，包括管理層、部門經(jīng)理、一線員工等。溝通應(yīng)采用恰當(dāng)?shù)姆绞胶驼Z言，尊重被審核組織的文化和習(xí)慣，以建立良好的合作關(guān)系。

 

　　在溝通交流中，審核員應(yīng)注意傾聽被審核組織的意見和建議，了解其管理體系的實施情況和存在的問題。同時，審核員應(yīng)及時反饋審核中的發(fā)現(xiàn)和問題，與被審核組織共同探討解決方案，促進管理體系的持續(xù)改進。

 

　　3、注重現(xiàn)場觀察

 

　　現(xiàn)場觀察是審核過程中的重要環(huán)節(jié)，審核員應(yīng)深入到被審核組織的生產(chǎn)現(xiàn)場、辦公場所等實地進行觀察，了解管理體系的實際運行情況�，F(xiàn)場觀察可以幫助審核員發(fā)現(xiàn)文件與實際操作不符的情況，以及潛在的風(fēng)險和問題。

 

　　在現(xiàn)場觀察中，審核員應(yīng)注意觀察工作環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、人員操作等方面的情況，檢查是否符合管理體系的要求。同時，審核員還可以與現(xiàn)場工作人員進行交流，了解他們對管理體系的認(rèn)識和執(zhí)行情況。

 

　　4、準(zhǔn)確記錄審核發(fā)現(xiàn)

 

　　審核員應(yīng)準(zhǔn)確記錄審核中的發(fā)現(xiàn)和問題，包括符合項和不符合項。記錄應(yīng)詳細、清晰、客觀，能夠準(zhǔn)確反映審核的實際情況。審核發(fā)現(xiàn)的記錄應(yīng)包括發(fā)現(xiàn)的事實、標(biāo)準(zhǔn)條款的引用、嚴(yán)重程度的評估等內(nèi)容。

 

　　對于不符合項，審核員應(yīng)在記錄中明確指出不符合的具體內(nèi)容和要求，并提出相應(yīng)的整改建議。審核發(fā)現(xiàn)的記錄應(yīng)及時整理和歸檔，以便后續(xù)的審核報告和跟蹤驗證。

 

三、審核后的總結(jié)和跟蹤

 

　　1、編寫審核報告

 

　　審核結(jié)束后，審核員應(yīng)及時編寫審核報告，對審核的結(jié)果進行總結(jié)和評價。審核報告應(yīng)包括審核的目的、范圍、依據(jù)、方法、審核組成員、審核時間、審核發(fā)現(xiàn)、不符合項的分布情況、審核結(jié)論和建議等內(nèi)容。

 

　　審核報告應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映審核的實際情況，語言簡潔明了，易于理解。審核報告應(yīng)經(jīng)審核組長審核后，提交給被審核組織的管理層和相關(guān)部門。

 

　　2、跟蹤驗證不符合項

 

　　被審核組織應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)對審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項進行整改，并向?qū)徍私M提交整改報告。審核組應(yīng)對被審核組織的整改情況進行跟蹤驗證，確保不符合項得到有效整改。

 

　　跟蹤驗證可以采用現(xiàn)場復(fù)查、文件審查等方式進行。審核員應(yīng)檢查被審核組織是否采取了有效地糾正措施，是否消除了不符合項的原因，是否防止了不符合項的再次發(fā)生。如果被審核組織的整改措施有效，審核員應(yīng)關(guān)閉不符合項；如果整改措施無效，審核員應(yīng)要求被審核組織重新整改。

 

　　3、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)

 

　　審核結(jié)束后，審核組應(yīng)及時總結(jié)審核過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，對審核工作進行評估和改進。總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)可以包括審核方法的改進、審核技巧的提高、審核標(biāo)準(zhǔn)的理解等方面。

 

　　審核組可以通過召開審核總結(jié)會議、填寫審核反饋表等方式進行經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)�？偨Y(jié)的結(jié)果應(yīng)作為今后審核工作的參考，不斷提高審核的質(zhì)量和效率。

 

　　總之，管理體系審核是一項重要的管理活動，需要審核員具備扎實的專業(yè)知識、豐富的審核經(jīng)驗和良好的溝通能力。

 

　　通過做好審核前的準(zhǔn)備、審核過程中的注意事項和審核后的總結(jié)和跟蹤，可以提高審核的質(zhì)量和效率，為組織的管理體系持續(xù)改進提供有力的支持。