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      ISO管理體系內(nèi)審效果不好的八大原因及改進建議詳解

      放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-09-29  來源:食農(nóng)認證聯(lián)盟公眾號  作者:網(wǎng)絡(luò)
      核心提示:ISO管理體系內(nèi)審效果不好的八大原因及改進建議詳解
         現(xiàn)在很多公司都通過了ISO管理體系認證(比如:ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系、ISO45001職業(yè)健康安全管理體系、ISO22000食品安全管理體系、ISO13485醫(yī)療器械行業(yè)質(zhì)量管理體系、HACCP危害分析與關(guān)鍵控制點管理體系……),目的:
       
        1.為了提升公司的榮譽和規(guī)范公司內(nèi)部的管理
       
        2.提升公司品牌在行業(yè)、市場上的影響力
       
        3.增強公司在供應(yīng)鏈中的地位和分量,增強公司在合作談判桌上的砝碼
       
        4.滿足客戶的要求,提升客戶對公司的信任度
       
        5.有效降低公司業(yè)務(wù)團隊開拓市場的難度
       
        6.為了公司在招投標過程中加分以便更易中標
       
        7.滿足委托加工方的要求
       
        8.融洽與公司所在地政府監(jiān)管部門的之間的和諧關(guān)系
       
        9.其它要求
       
        在上述獲證目的中,對很多公司來說,最主要的就是滿足客戶的要求,為什么呢?因為很多跨國公司或大公司在與準供應(yīng)商合作前都會按照ISO管理體系的要求驗廠,包括合作后也會定期到對合格供應(yīng)商現(xiàn)場按照ISO管理體系的要求進行驗廠審查,驗證所選的供應(yīng)商內(nèi)部管理是否持續(xù)滿足要求,是否具備持續(xù)地提供質(zhì)量合格且穩(wěn)定的產(chǎn)品的能力。
       
        正是如此,很多公司不得不維持ISO管理體系的運行和持續(xù)改進,所以,每年都會在公司內(nèi)部開展實施ISO管理體系內(nèi)審工作,本想:
       
        1.通過年度的ISO管理體系內(nèi)審,自查自糾,及時發(fā)現(xiàn)不足,及時整改落實,確保順利通過客戶驗廠;
       
        2.通過年度的ISO管理體系內(nèi)審,提升各相關(guān)部門的執(zhí)行意識和責任意識,贏得客戶驗廠時的好感;
       
        3.通過年度的ISO管理體系內(nèi)審,提前做好充分的準備,確?蛻趄瀼S獲得滿意的結(jié)果;
       
        可實際情況,每次客戶蒞臨公司驗廠的結(jié)果,總是問題一大堆,導致客戶驗廠專家組不滿意,搞得老板在客戶驗廠末次會議上臉火熱沒面子、如坐在針氈,公司中層管理團隊沒面子,公司在客戶驗廠專家組面前沒面子,為什么呢?
       
        01
       
        原因一:領(lǐng)導重視方面
       
        每年是按期開展了ISO管理體系內(nèi)審工作,有可能存在領(lǐng)導不重視比如內(nèi)審的首次會議不參與、內(nèi)審過程中不巡視、內(nèi)審末次會議不參與,直接影響了內(nèi)審隊伍、被審部門內(nèi)心對公司ISO管理體系內(nèi)審工作的重視程度,甚至讓雙方產(chǎn)生走走過程、走走形式完成內(nèi)審工作的行為。
       
        【改進建議】:
       
        作為公司領(lǐng)導,最好每次內(nèi)審參加首次會議和末次會議,打消內(nèi)審隊伍和被審部門領(lǐng)導錯誤地認為“公司領(lǐng)導對內(nèi)審工作不重視”的看法。
       
        作為公司領(lǐng)導,最好能不定時到內(nèi)審過程中的重點場所、重點部門巡視,督促內(nèi)審隊伍和被審部門工作的嚴謹性和責任心,必要時給予適當?shù)闹笇Ш完P(guān)心。
       
        建議每次內(nèi)審都要包括對公司領(lǐng)導層的審核,以充分引起領(lǐng)導層對公司ISO管理體系的重視
       
        02
       
        原因二:內(nèi)審組長任命方面
       
        1.內(nèi)審組長的人選不合適比如沒有一定的話語權(quán)或說話沒有相應(yīng)的份量或沒有一定的工作魄力
       
        2.內(nèi)審組長沒有充分發(fā)揮組長的作用
       
        3.內(nèi)審組長自身在專業(yè)方面有所欠缺
       
        【改進建議】:
       
        要想每次ISO管理體系的內(nèi)審工作實現(xiàn)預期的效果,內(nèi)審組長的人選也是一個非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié):
       
        1.最好對ISO管理體系有深入的認知
       
        2.最好是在公司內(nèi)部有一定話語權(quán)、工作魄力和組織能力的人擔任
       
        03
       
        原因三:內(nèi)審隊伍組建與管理方面
       
        1.可能存在內(nèi)審組成員的選擇與分工不到位,比如選擇的全部是剛剛參加培訓結(jié)束的內(nèi)審員,或讓不熟悉被審部門ISO管理體系情況的內(nèi)審員去審核被審部門
       
        2.內(nèi)審隊伍對標準理解不到位
       
        3.內(nèi)審隊伍對內(nèi)審依據(jù)的法律法規(guī)認知不到位或不清楚法律法規(guī)的要求
       
        4.內(nèi)審隊伍沒有真正搞清楚內(nèi)審的目的或?qū)?nèi)審的目的不重視
       
        5.不清楚客戶驗廠所關(guān)注的重點過程、重點場所、重點部門,所以不能抓住內(nèi)審的重點內(nèi)容
       
        【改進建議】:
       
        最好每次內(nèi)審前,對內(nèi)審隊伍做一次內(nèi)審實施前的培訓包括動員,一是充分引起內(nèi)審隊伍的重視,二是加深內(nèi)審隊伍對內(nèi)審知識、技巧、方法的正確理解和把握,尤其是單次內(nèi)審隊伍中存在比較多的新內(nèi)審員的情況。
       
        若可行時,可以外請專業(yè)的老師或機構(gòu)對公司的內(nèi)審隊伍進行一次系統(tǒng)性的內(nèi)審實戰(zhàn)能力強化與提升培訓。
       
        04
       
        原因四:內(nèi)審準備方面
       
        1.內(nèi)審準備不充分比如沒有對公司的ISO管理體系文件全面的、系統(tǒng)的瀏覽,尤其是變更的部分
       
        2.沒有對內(nèi)審知識再次認真的回顧,加深對內(nèi)審知識的理解與把握
       
        3.沒有在內(nèi)審前對內(nèi)審隊伍組織召開一次內(nèi)審前的探討會議,消除內(nèi)審隊伍對當次內(nèi)審工作存在的困惑
       
        【改進建議】:
       
        每次內(nèi)審最好提前確定好具體的內(nèi)審時間比如提前十天,以便給內(nèi)審隊伍預留充足的時間瀏覽公司全套的ISO管理體系文件
       
        05
       
        原因五:內(nèi)審策劃方面存在不到位
       
        第一:內(nèi)審依據(jù)方面
       
        1.漏掉了上一次內(nèi)審的結(jié)果
       
        2.漏掉了第三方現(xiàn)場審核的結(jié)果
       
        3.漏掉了客戶上一次驗廠的結(jié)果
       
        4.漏掉了客戶平常對公司的要求
       
        5.漏掉了與客戶簽署的合同中特殊的要求
       
        第二:內(nèi)審時間分配存在缺失
       
        內(nèi)審時間沒有根據(jù)內(nèi)審的依據(jù)、被審部門覆蓋內(nèi)審重點過程多少或職責、被審部門的實際情況、內(nèi)審過程的重要性等合理分配內(nèi)審的時間與精力
       
        第三:沒有根據(jù)內(nèi)審過程的重要程度、內(nèi)審員的實際情況合理分配內(nèi)審員或分配內(nèi)審任務(wù)
       
        第四:內(nèi)審計劃沒有經(jīng)過認真的策劃
       
        1.內(nèi)審的行程或路線沒有按照P-D-C-A的原則策劃
       
        2.內(nèi)審的重點過程或場所或部門
       
        3.各被審部門的主導內(nèi)審人員確定
       
        4.各被審部門的內(nèi)審要點有可能存在遺漏或不到位的現(xiàn)象
       
        第五:內(nèi)審檢查表策劃不到位
       
        1.內(nèi)審檢查表確定的內(nèi)審重點存在有遺失的情況
       
        2.沒有將客戶關(guān)注的內(nèi)容作為策劃內(nèi)審檢查表內(nèi)容的重點輸入內(nèi)容
       
        3.內(nèi)審檢查表策劃的審核點沒有輕重之分,體現(xiàn)不出重點
       
        4.內(nèi)審檢查表沒有根據(jù)當前的實際情況進行策劃,有可能將以前策劃的模板直接拿來使用
       
        5.內(nèi)審要點的編排順序沒有按照P-D-C-A的原則實施
       
        【改進建議】:
       
        1.每次內(nèi)審前,最好由內(nèi)審組長(相對都是安排相對比較專業(yè)的人擔任)精心策劃內(nèi)審計劃,充分考慮從上一次內(nèi)審結(jié)束到這次內(nèi)審開始這一時間段的ISO管理體系運行實施情況包括變更的情況
       
        2.被審部門的審核要點最好與其職責權(quán)限要完全符合
       
        3.被審部門的先后順序最好按照P-D-C-A原則排列
       
        4.被審部門的內(nèi)審時間務(wù)必要安排充分,最好預留一定的空余時間
       
        5.內(nèi)審檢查表務(wù)必要與內(nèi)審計劃相吻合
       
        6.每個被審部門的內(nèi)審檢查表審核要點最好按照P-D-C-A原則排列
       
        7.每個被審部門的審核重點包括抽樣范圍、數(shù)量要以審核依據(jù)為主要輸入內(nèi)容
       
        8.內(nèi)審檢查表編寫完畢最好由內(nèi)審組長負責組織討論,及時發(fā)現(xiàn)不足,及時完善補充
       
        06
       
        原因六:內(nèi)審實施方面
       
        1.內(nèi)審抽樣不到位,有可能內(nèi)審抽樣數(shù)量太少、抽樣不具有連貫性、抽樣不具有代表性
       
        2.內(nèi)審隊伍存在走過程、敷衍了事的情況
       
        3.重點部門安排的內(nèi)審時間不充足,導致內(nèi)審匆匆收場,無法保證內(nèi)審效果
       
        4.沒有制定內(nèi)審的目標,導致內(nèi)審實施過程中出現(xiàn)隨意、隨心、隨性內(nèi)審
       
        5.沒有建立有效的內(nèi)審激勵機制,有可能內(nèi)審人員與被審部門相互隱瞞包庇
       
        6.內(nèi)審人員追蹤內(nèi)審證據(jù)的力度不夠深入,只是為了發(fā)現(xiàn)問題而已
       
        7.內(nèi)審人員的專業(yè)性存在缺失,比如還不如被審部門對ISO管理體系了解透徹深入
       
        【改進建議】:
       
        1.建議建立內(nèi)審管理激勵機制,包括對內(nèi)審員和被審部門都要考慮激勵
       
        2.定期對內(nèi)審隊伍開展內(nèi)審實戰(zhàn)強化培訓,以持續(xù)提升內(nèi)審隊伍的內(nèi)審技能
       
        3.嚴格審查內(nèi)審隊伍編寫的內(nèi)審檢查表,確保重點審核內(nèi)容抽樣的范圍、數(shù)量和前后連貫性
       
        4.內(nèi)審實施前重點審查內(nèi)審隊伍編寫的內(nèi)審檢查表,確保審核的內(nèi)容務(wù)必在規(guī)定的時間內(nèi)順利完成
       
        5.內(nèi)審實施前最好組織內(nèi)審隊伍開個簡短會議,詢問各內(nèi)審成員對內(nèi)審的依據(jù)、要求是否沒有任何困惑
       
        07
       
        原因七:內(nèi)審末次召開方面
       
        某些公司每次的內(nèi)審末次會議都不召開或召開的不到位,比如:
       
        1.只是簡單報告了本次內(nèi)審開出的書面不符合報告,而沒有真正對本次內(nèi)審做一個客觀、公正的總結(jié)概述,尤其是對ISO管理體系提出的改進建議或希望公司各部門注意的事項,導致公司領(lǐng)導層錯誤地認為“公司ISO管理體系就存在這么幾個不合格”。
       
        2.末次會議參加人員,在某些公司存在領(lǐng)導不參與、被審部門負責人不參與,參與的人員除了內(nèi)審組,就是各被審部門派出的辦事員代表。
       
        08
       
        原因八:內(nèi)審不符合整改與跟蹤與驗證
       
        1.被審部門對內(nèi)審不符合原因分析查找確定有可能敷衍了事
       
        2.被審部門不能對內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的問題舉一反三開展自查自糾
       
        3.被審部門在整改過程中,看到的只是一個點,沒有考慮到一個面,出現(xiàn)了補東墻漏西墻的情況
       
        4.內(nèi)審組對不符合的整改跟蹤驗證走過程走形式,沒有嚴格按照五步曲的方法驗證,以起到杜絕同樣或類似的不符合再次發(fā)生
       
        5.內(nèi)審組對符合的整改跟蹤驗證時忽略了對措施實施證據(jù)的追蹤,只是相信了不符合報告上所填寫的
       
        【總結(jié)】
       
        ISO管理體系內(nèi)審工作流程
       
        *明確內(nèi)審目的(目標)→*確定內(nèi)審依據(jù)→*組建內(nèi)審組→*任命內(nèi)審組長→*策劃編寫內(nèi)審計劃→*組織編寫內(nèi)審檢查表→*修正內(nèi)審檢查表→*內(nèi)審前內(nèi)審組會議→*實施內(nèi)審(首次會議→現(xiàn)場內(nèi)審→末次會議)→*內(nèi)審不符合整改與跟蹤驗證→*編寫并下發(fā)內(nèi)審報告
       
        每次內(nèi)審工作結(jié)束后最好:
       
        1.根據(jù)內(nèi)審成員的表現(xiàn),評定出優(yōu)秀的內(nèi)審成員給予相應(yīng)的獎勵
       
        2.綜合考慮被審部門的配合與審核結(jié)果,評定出優(yōu)秀的被審部門給予相應(yīng)的獎勵
       
        3.向公司領(lǐng)導報告本次內(nèi)審的結(jié)果,尤其是對公司ISO管理體系運行實施提出的改進建議
      編輯:foodqm

       
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