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      現(xiàn)場審核與審核記錄常見問題及改進(jìn)建議

      放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2016-05-12  來源:中國認(rèn)證認(rèn)可
      核心提示: 廣義的現(xiàn)場是指組織所涉及的活動場所、認(rèn)證產(chǎn)品范圍,即組織的會議室、車間、各部門的辦公室以及組織認(rèn)證產(chǎn)品范圍的過程等活動
       
          廣義的現(xiàn)場是指組織所涉及的活動場所、認(rèn)證產(chǎn)品范圍,即組織的會議室、車間、各部門的辦公室以及組織認(rèn)證產(chǎn)品范圍的過程等活動場所,均屬于組織的現(xiàn)場。審核組到達(dá)組織后,通常進(jìn)入會議室召開見面會,會議結(jié)束,有些審核組的審核員就留在會議室或分散到相關(guān)部門或部門辦公室進(jìn)行審核,雖然審核員到達(dá)了組織的現(xiàn)場,但只是現(xiàn)場辦公室審核。究其原因,一是審核員攜帶筆記本電腦行動不便,二是辦公室存放的客觀證據(jù)便于收集,這種審核稱之為“現(xiàn)場辦公室審核”。
       
          現(xiàn)場審核是按照標(biāo)準(zhǔn)條款的要求對涉及的全部活動的所有相關(guān)場所、過程和工序,以及涉及的人、機(jī)、料、法、環(huán)、檢各有關(guān)活動過程進(jìn)行的審核。這應(yīng)該是行進(jìn)中的審核,如對某組織的噴油工藝的審核,涉及對噴漆儲存(庫房)、調(diào)油工藝(調(diào)油房)、噴漆流程(工人工位)、廢油水、廢氣排放處理系統(tǒng)(水處理池、廢氣處理房)、廢水、廢氣排放(排放口)等運行過程的活動場所的審核,就必須要按工藝流程的順序進(jìn)行審核,審核員的審核是動態(tài)的,以便掌握噴油工藝全過程的運行控制和管理情況,在辦公室收集資料的現(xiàn)場審核達(dá)不到所要審核的深度要求。
       
          近年來,由于科技進(jìn)步,筆記本電腦作為審核員現(xiàn)場審核記錄的工具,大大地方便了審核員較快地完成現(xiàn)場審核記錄,但有些審核現(xiàn)場也給審核員攜帶筆記本電腦帶來了很多不便,如上文所述,行進(jìn)中對動態(tài)的噴油工藝流程、各工序作業(yè)等過程的管理與控制狀況進(jìn)行審核記錄是不現(xiàn)實的。另外,使用筆記本電腦進(jìn)行審核記錄也助長了“現(xiàn)場辦公室審核”的情況,使得許多審核員懶于深入現(xiàn)場實際去掌握第一手審核資料,因而也就不能給組織帶來增值審核,審核機(jī)構(gòu)的威信與作用受到削弱。
       
          對于審核員在現(xiàn)場審核中采用手工記錄的方法,優(yōu)點是可以在行進(jìn)中審核,但是由于手工慢、費力,加之有時由于組織的規(guī)模、審核類型、產(chǎn)品等因素的影響導(dǎo)致審核記錄量增加,在時間短、任務(wù)多的情況下,審核員來不及對組織體系過程、特別是產(chǎn)品實現(xiàn)關(guān)鍵過程環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真審核,而把大部分時間花在翻閱文件、抄寫記錄文件或收集客觀證據(jù)的手工記錄上,對審核員來說,為完成審核要求而記錄,雖然十分忙碌和勞累,但不能保證充足的時間很好地與組織進(jìn)行交流、溝通和提供增值服務(wù)。
       
          為防止現(xiàn)場審核演變?yōu)?ldquo;現(xiàn)場辦公室審核”,同時減輕審核員負(fù)擔(dān),從記錄中解放出來,筆者建議:一是采用統(tǒng)一的審核檢查表,以打“√”“×”為主,以補充必要的少量文字描述為輔的記錄格式,在此基礎(chǔ)上不斷完善審核記錄。二是認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)不同產(chǎn)品、類型以及組織的規(guī)模分別制定統(tǒng)一的審核檢查表和列出檢查要求和收集組織客觀證據(jù)的內(nèi)容,前部分為統(tǒng)一(分不同產(chǎn)品、類型以及規(guī)模的統(tǒng)一格式)的檢查表,后部分為留空的手工補充記錄。
       
          綜上所述,由于使用筆記本電腦或手工作為審核記錄的手段都存在不利的因素,改變現(xiàn)場審核記錄的方法,給審核員留出充分時間仔細(xì)審核關(guān)鍵環(huán)節(jié)和并與組織溝通,把主要時間花在審核而不是記錄上,有利于審核增值和樹立認(rèn)證機(jī)構(gòu)的威信,使雙方在認(rèn)證審核中都能受益。
       
      編輯:foodnews

       
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