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人類自覺(jué)改造世界的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，是利用各種資源實(shí)現(xiàn)價(jià)值增值的過(guò)程。要實(shí)現(xiàn)價(jià)值增值的目的，過(guò)程必須具備三個(gè)特征：可控制，可改進(jìn)，可追溯。這三個(gè)特征的實(shí)現(xiàn)，必須依賴記錄，記錄是通過(guò)客觀描繪"過(guò)程的軌跡"，使過(guò)程可控制、可改進(jìn)、可追溯。
記錄是過(guò)程可控制的基礎(chǔ)
管理體系采用過(guò)程的方法，推崇過(guò)程管理的模式。要有好的結(jié)果，必須通過(guò)控制控制過(guò)程實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)�？煽刂疲褪菫榱舜_保過(guò)程達(dá)到預(yù)期目的，必須對(duì)過(guò)程的運(yùn)行情況進(jìn)行控制。控制是依據(jù)控制標(biāo)準(zhǔn)與過(guò)程的實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行對(duì)照，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行糾正的活動(dòng)。過(guò)程的實(shí)際運(yùn)行情況是靠測(cè)量實(shí)現(xiàn)的，過(guò)程測(cè)量會(huì)形成過(guò)程的有關(guān)記錄，如生產(chǎn)過(guò)程中各種工藝參數(shù)的記錄等。當(dāng)所記錄的過(guò)程參數(shù)超出設(shè)定的控制標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)立即糾偏，以確保過(guò)程在設(shè)定的范圍內(nèi)運(yùn)行。因此，過(guò)程的記錄要完整。它可能是對(duì)過(guò)程的實(shí)時(shí)連續(xù)記錄，也可能是對(duì)重要的監(jiān)測(cè)點(diǎn)進(jìn)行記錄，隨意產(chǎn)生的記錄往往不能產(chǎn)生預(yù)期效果。
目前，很多企業(yè)在管理中仍然存在相當(dāng)多的隨意性，對(duì)一些重要管理活動(dòng)缺乏策劃，沒(méi)有落實(shí)相應(yīng)的管理程序與要求，沒(méi)有形成充足的證據(jù)，即記錄。沒(méi)有記錄，就無(wú)法對(duì)過(guò)程進(jìn)行控制，管理活動(dòng)就會(huì)有較大的隨意性，就會(huì)出現(xiàn)一些失控的"死角和交叉帶"。因此，對(duì)活動(dòng)記錄的完善是體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。
記錄是過(guò)程可改進(jìn)的前提
持續(xù)改進(jìn)是管理體系的基本要求，實(shí)現(xiàn)體系的微觀基礎(chǔ)是實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)過(guò)程的改進(jìn)。對(duì)體系和對(duì)過(guò)程的改進(jìn)都是通過(guò)PDCA循環(huán)實(shí)現(xiàn)的，即通過(guò)計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處置四個(gè)環(huán)節(jié)形成一個(gè)管理閉環(huán)，形成一個(gè)連續(xù)的過(guò)程鏈，上一個(gè)環(huán)節(jié)是下一個(gè)環(huán)節(jié)的輸入。從管理改進(jìn)是一種管理決策，有效地決策必須建立在數(shù)據(jù)和信息分析的基礎(chǔ)上�；谑聦�(shí)的決策，首先要有基于記錄的事實(shí)。
從很多企業(yè)的情況看，用于管理改進(jìn)的記錄不是太多，太繁瑣的問(wèn)題，而是不全面、不完整、不規(guī)范的問(wèn)題。精細(xì)化管理較之以前的粗放管理可能是一種"繁瑣"，但經(jīng)過(guò)梳理、規(guī)范和系統(tǒng)化后，將逐漸顯現(xiàn)其效應(yīng)。首先，要達(dá)到每個(gè)流程都清晰的設(shè)計(jì)和使用必要的記錄；然后，是記錄數(shù)量和格式內(nèi)容的改進(jìn)與精簡(jiǎn)，數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)化，數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化，有效信息共享化，重要信息安全化。這些目標(biāo)有助于過(guò)程的改進(jìn)和完善。
記錄是過(guò)程可追溯的保證
可追溯是通過(guò)建立過(guò)程與記錄的映射關(guān)系，通過(guò)記錄反映過(guò)程運(yùn)行的特征�？勺匪萏卣饕彩强煽刂坪透倪M(jìn)的基礎(chǔ)。可追溯的作用包括兩個(gè)方面：一是確保過(guò)程在出現(xiàn)問(wèn)題之后采取形影的措施，二是對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的過(guò)程進(jìn)行責(zé)任追究。第一個(gè)方面的作用是通過(guò)控制與改進(jìn)實(shí)現(xiàn)的，第二個(gè)方面的作用在于對(duì)過(guò)程的操作者和管理者產(chǎn)生一定的約束作用，促使其嚴(yán)格按照過(guò)程要求進(jìn)行操作和管理。
記錄還是"盡職盡責(zé)"的證據(jù)，工作完成得好，它是業(yè)績(jī)的記載；工作除了紕漏，它是"免責(zé)"的依據(jù)。例如，在一個(gè)無(wú)人難題的責(zé)任認(rèn)定中，有些記錄的缺失，成了一些人心中永遠(yuǎn)的痛。雖然盡了應(yīng)盡的職責(zé)，做出了正確的判斷，并表達(dá)了自己的決策意見(jiàn)和建議，但因?yàn)闆](méi)有留下記錄，查無(wú)證據(jù)，不得不接受處罰。在工作中、活動(dòng)中留下關(guān)鍵證據(jù)（記錄）的重要性和必要性，已被越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)和利用。
記錄是過(guò)程可控制的基礎(chǔ)
管理體系采用過(guò)程的方法，推崇過(guò)程管理的模式。要有好的結(jié)果，必須通過(guò)控制控制過(guò)程實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)�？煽刂疲褪菫榱舜_保過(guò)程達(dá)到預(yù)期目的，必須對(duì)過(guò)程的運(yùn)行情況進(jìn)行控制。控制是依據(jù)控制標(biāo)準(zhǔn)與過(guò)程的實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行對(duì)照，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行糾正的活動(dòng)。過(guò)程的實(shí)際運(yùn)行情況是靠測(cè)量實(shí)現(xiàn)的，過(guò)程測(cè)量會(huì)形成過(guò)程的有關(guān)記錄，如生產(chǎn)過(guò)程中各種工藝參數(shù)的記錄等。當(dāng)所記錄的過(guò)程參數(shù)超出設(shè)定的控制標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)立即糾偏，以確保過(guò)程在設(shè)定的范圍內(nèi)運(yùn)行。因此，過(guò)程的記錄要完整。它可能是對(duì)過(guò)程的實(shí)時(shí)連續(xù)記錄，也可能是對(duì)重要的監(jiān)測(cè)點(diǎn)進(jìn)行記錄，隨意產(chǎn)生的記錄往往不能產(chǎn)生預(yù)期效果。
目前，很多企業(yè)在管理中仍然存在相當(dāng)多的隨意性，對(duì)一些重要管理活動(dòng)缺乏策劃，沒(méi)有落實(shí)相應(yīng)的管理程序與要求，沒(méi)有形成充足的證據(jù)，即記錄。沒(méi)有記錄，就無(wú)法對(duì)過(guò)程進(jìn)行控制，管理活動(dòng)就會(huì)有較大的隨意性，就會(huì)出現(xiàn)一些失控的"死角和交叉帶"。因此，對(duì)活動(dòng)記錄的完善是體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。
記錄是過(guò)程可改進(jìn)的前提
持續(xù)改進(jìn)是管理體系的基本要求，實(shí)現(xiàn)體系的微觀基礎(chǔ)是實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)過(guò)程的改進(jìn)。對(duì)體系和對(duì)過(guò)程的改進(jìn)都是通過(guò)PDCA循環(huán)實(shí)現(xiàn)的，即通過(guò)計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處置四個(gè)環(huán)節(jié)形成一個(gè)管理閉環(huán)，形成一個(gè)連續(xù)的過(guò)程鏈，上一個(gè)環(huán)節(jié)是下一個(gè)環(huán)節(jié)的輸入。從管理改進(jìn)是一種管理決策，有效地決策必須建立在數(shù)據(jù)和信息分析的基礎(chǔ)上�；谑聦�(shí)的決策，首先要有基于記錄的事實(shí)。
從很多企業(yè)的情況看，用于管理改進(jìn)的記錄不是太多，太繁瑣的問(wèn)題，而是不全面、不完整、不規(guī)范的問(wèn)題。精細(xì)化管理較之以前的粗放管理可能是一種"繁瑣"，但經(jīng)過(guò)梳理、規(guī)范和系統(tǒng)化后，將逐漸顯現(xiàn)其效應(yīng)。首先，要達(dá)到每個(gè)流程都清晰的設(shè)計(jì)和使用必要的記錄；然后，是記錄數(shù)量和格式內(nèi)容的改進(jìn)與精簡(jiǎn)，數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)化，數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化，有效信息共享化，重要信息安全化。這些目標(biāo)有助于過(guò)程的改進(jìn)和完善。
記錄是過(guò)程可追溯的保證
可追溯是通過(guò)建立過(guò)程與記錄的映射關(guān)系，通過(guò)記錄反映過(guò)程運(yùn)行的特征�？勺匪萏卣饕彩强煽刂坪透倪M(jìn)的基礎(chǔ)。可追溯的作用包括兩個(gè)方面：一是確保過(guò)程在出現(xiàn)問(wèn)題之后采取形影的措施，二是對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的過(guò)程進(jìn)行責(zé)任追究。第一個(gè)方面的作用是通過(guò)控制與改進(jìn)實(shí)現(xiàn)的，第二個(gè)方面的作用在于對(duì)過(guò)程的操作者和管理者產(chǎn)生一定的約束作用，促使其嚴(yán)格按照過(guò)程要求進(jìn)行操作和管理。
記錄還是"盡職盡責(zé)"的證據(jù)，工作完成得好，它是業(yè)績(jī)的記載；工作除了紕漏，它是"免責(zé)"的依據(jù)。例如，在一個(gè)無(wú)人難題的責(zé)任認(rèn)定中，有些記錄的缺失，成了一些人心中永遠(yuǎn)的痛。雖然盡了應(yīng)盡的職責(zé)，做出了正確的判斷，并表達(dá)了自己的決策意見(jiàn)和建議，但因?yàn)闆](méi)有留下記錄，查無(wú)證據(jù)，不得不接受處罰。在工作中、活動(dòng)中留下關(guān)鍵證據(jù)（記錄）的重要性和必要性，已被越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)和利用。
