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      記錄的管理和控制:

      放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2011-06-25  來源:譽(yù)杰管理咨詢
      核心提示: 記錄 的標(biāo)識(shí)。應(yīng)具有惟一性標(biāo)識(shí),為了便于歸檔和檢索,記錄應(yīng)具有分類號(hào)和流水號(hào)。標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括:

      1. 記錄 的標(biāo)識(shí)。應(yīng)具有惟一性標(biāo)識(shí),為了便于歸檔和檢索,記錄應(yīng)具有分類號(hào)和流水號(hào)。標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括:記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件 的編號(hào)、版本號(hào)、表號(hào)、頁號(hào)等。
      2. 記錄的儲(chǔ)存和保管。記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷保管。記錄的保管由專人或?qū)iT 的主管部門負(fù)責(zé),應(yīng)建立必要的保管制度,保管方式方便檢索和取用,保管環(huán)境要適宜可靠。同時(shí)針對(duì)不同要求確定各類記錄的保存 期限。
      3. 記錄的檢索。一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)往往涉及多項(xiàng)記錄的內(nèi)容和表格,為了避免漏項(xiàng),應(yīng)當(dāng)對(duì)記錄進(jìn)行編目。編目具 有引導(dǎo)和路徑作用,可以便于記錄的查閱和使用,使查閱對(duì)該項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解。最好將記錄的查閱納入計(jì)算機(jī) 管理。
      4. 記錄的處置。超過規(guī)定保存期限的記錄,應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理,銷毀時(shí)應(yīng)有企業(yè)文件記錄管理的相關(guān)部門簽發(fā)銷 毀許可并有現(xiàn)場銷毀記錄。

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