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      如何高效開展供應(yīng)商審核,20個(gè)步驟全面剖析

      放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-07-11  來源:食品供應(yīng)鏈管理公眾號(hào)  作者:網(wǎng)絡(luò)
      核心提示:如何高效開展供應(yīng)商審核,20個(gè)步驟全面剖析
         審核是在企業(yè)、供應(yīng)商內(nèi)開展的一種質(zhì)量監(jiān)督活動(dòng),是指為滿足用戶使用要求,以產(chǎn)品、工序和體系為目標(biāo),通過獨(dú)立的、公正的、系統(tǒng)的評(píng)定,判斷交貨產(chǎn)品質(zhì)量,考核工序適應(yīng)性和評(píng)定體系的有效性,以便及時(shí)暴露問題,改進(jìn)工作,增強(qiáng)質(zhì)量保證體系的自身保證能力而開展的企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)餐活動(dòng)。
       
        一、審核策劃
       
        過程的順序;
       
        關(guān)鍵點(diǎn)的關(guān)注;
       
        時(shí)間的有效分配;
       
        合理的人員配置(獨(dú)立性和專業(yè)性的要求);
       
        審核時(shí)機(jī)的確定和把握。
       
        二、應(yīng)該注意的事
       
        策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方,不要造成突然襲擊;
       
        允許別人作充分的準(zhǔn)備;
       
        不要嚴(yán)重干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè),審核時(shí)間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整;
       
        三、檢查表是重要的,但不一定是詳細(xì)的
       
        可以幫助你把握節(jié)奏,體現(xiàn)你的重點(diǎn)關(guān)注;
       
        內(nèi)容表達(dá)可僅是提示性的,詳略取決于你的經(jīng)驗(yàn);
       
        不能照本宣科,提問應(yīng)講究技巧;
       
        內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時(shí));
       
        檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。
       
        四、構(gòu)思檢查表的三個(gè)要點(diǎn)
       
        日常工作是如何處理的;
       
        當(dāng)某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時(shí)/體系是否還工作;
       
        當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)/事物是否仍在控制下
       
        五、進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的
       
        目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟;
       
        同時(shí)進(jìn)一步明確審核中的重點(diǎn)關(guān)注;
       
        相互提醒審核中應(yīng)特別注意的事項(xiàng)。
       
        審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處;
       
        因而與人打交道得十分小心;
       
        不能讓對(duì)方反感而導(dǎo)致你審核的失;
       
        記住:千萬不能把審核做成是審查(找麻煩)。
       
        六、記住樣本選擇的原則
       
        為了達(dá)到目標(biāo);
       
        密切相關(guān)的;
       
        有代表性;
       
        樣本量:3<n<12
       
        七、有效的工作方式
       
        聽:聆聽、傾聽,聽你所關(guān)心的;
       
        看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;
       
        查:學(xué)會(huì)抽樣查看,學(xué)會(huì)證實(shí);
       
        問:不脫離你的主題,詢問你所關(guān)心的事。
       
        記錄:是不可缺少的,尤其是對(duì)問題點(diǎn)應(yīng)予詳細(xì)的記錄。
       
        八、有效的審核順序
       
        交談——提問
       
        描述——聽取
       
        文件——依據(jù)
       
        證明——有效證據(jù)
       
        九、現(xiàn)場(chǎng)審核中導(dǎo)致失敗的情況
       
        同仁面前舉止過于刻板,讓人不自在;
       
        沒有以平常心進(jìn)行有效溝通,以為高人一等;
       
        提問缺乏技巧,讓人可用簡(jiǎn)單的YES或NO回答之;
       
        缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問題;
       
        不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味只查資料做記錄;
       
        不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;
       
        做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭(zhēng);
       
        滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;
       
        審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào),各行其是。
       
        十、高層審核是個(gè)難題
       
        職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;
       
        知識(shí)水平上可能比你高;
       
        看問題的層次和深度可能和你不一樣;
       
        但也不排除有低水平、低認(rèn)識(shí)的人。
       
        十一、關(guān)鍵的一步,需要你
       
       ?
       
        事先做充分的準(zhǔn)備;
       
        標(biāo)準(zhǔn)和文件是你的依據(jù);
       
        應(yīng)該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;
       
        學(xué)會(huì)用經(jīng)濟(jì)語言,而避免用生硬的名詞、術(shù)語;
       
        必須讓管理者體會(huì)到這樣的審核對(duì)推動(dòng)體系確實(shí)有益;
       
        你需要是會(huì)溝通又有一定知識(shí)面的人
       
        十二、同級(jí)溝通也不輕松
       
        坦誠(chéng)心打動(dòng)人,千萬別讓人感覺來攪渾;
       
        是完善體系,而不是給別人難看,所以應(yīng)換位思考,體諒別人的難處;
       
        對(duì)發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
       
        以事論事,別扯入人際關(guān)系;
       
        失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報(bào)告穿小鞋;
       
        當(dāng)你犯錯(cuò)時(shí),道歉是必須的;
       
        總之,友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。
       
        十三、與作業(yè)人員溝通應(yīng)該注意
       
        禮貌待人更顯需要;
       
        現(xiàn)場(chǎng)中作業(yè)人員是忙碌的,應(yīng)而不宜花很長(zhǎng)的時(shí)間;
       
        要用聽得懂的語言;
       
        不能要求工人背出文件要求;
       
        對(duì)操作過程的觀察可代替詢問工人對(duì)文件的理解;
       
        交談時(shí)避免打斷說話或反駁,對(duì)誤解要有耐心;
       
        不能當(dāng)著工人面前做記錄。
       
        十四、現(xiàn)場(chǎng)審核要有深度
       
        前后左右審核思路應(yīng)能貫穿;
       
        抽查可以某個(gè)產(chǎn)品形成的個(gè)案層層展開(從訂單-設(shè)計(jì)-采購(gòu)-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù));
       
        必須關(guān)注產(chǎn)品形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),并以足夠的專業(yè)能力作支持;
       
        法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點(diǎn)關(guān)注;
       
        體系的信心支撐來自于自我完善,這一點(diǎn)各部門均予以強(qiáng)化關(guān)注;
       
        對(duì)組織內(nèi)已知的問題點(diǎn)應(yīng)予以重點(diǎn)審核;
       
        管理中的難點(diǎn)、重點(diǎn),應(yīng)有足夠的經(jīng)驗(yàn)去識(shí)別和判斷;
       
        對(duì)發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
       
        十五、審核發(fā)現(xiàn)的形成應(yīng)抓大放小
       
        不要吹毛求疵,應(yīng)該懂得持續(xù)改進(jìn),小事以提醒的方式告之;
       
        要抓住體系中的大缺失,以幫助別人能改進(jìn)后有所提高;
       
        對(duì)重復(fù)性發(fā)生的小問題,應(yīng)該當(dāng)作系統(tǒng)問題提出,這不能因小而放。
       
        十六、審核發(fā)現(xiàn)記錄和報(bào)告
       
        記錄應(yīng)該是可追溯即可重查;
       
        報(bào)告不能有數(shù)量限制,否則不能對(duì)體系做完整判斷;
       
        不要害怕讓審核機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部,糾正措施才是至關(guān)重要的;
       
        形成的報(bào)告因得到受審核部門的確認(rèn)。
       
        十七、不合格報(bào)告三要素
       
        標(biāo)準(zhǔn)的要求;
       
        體系文件的要求;
       
        上次審核中集中的問題點(diǎn);
       
        管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn);
       
        已知該部曾發(fā)生過的管理問題。
       
        十八、不合格報(bào)告撰寫要求
       
        正確性;
       
        完整性;
       
        清楚;
       
        簡(jiǎn)潔。
       
        十九、糾正措施內(nèi)審的根本落腳點(diǎn)
       
        原因分析很重要,根本原因須找到;
       
        分清糾正和糾正措施的區(qū)別;
       
        受審方是糾正措施的主導(dǎo)者,但內(nèi)審員應(yīng)該是輔導(dǎo)員;
       
        限時(shí)檢查(驗(yàn)證)是關(guān)鍵。
       
        二十、評(píng)價(jià)審核能力和績(jī)效很必須
       
        為下次審核提供改進(jìn)的基礎(chǔ);
       
        促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功;
       
        使受審核方有一個(gè)良好的感受,提高對(duì)內(nèi)審的內(nèi)心贊成度;
       
        體系審核真正做到審核增值。
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