采購(gòu)過程是公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn),是決定產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ),原材料的好壞直接影響著公司的經(jīng)濟(jì)效益,目前,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,對(duì)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管控越來越重要,重點(diǎn)放在預(yù)防和控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)上。采購(gòu)過程包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)詢價(jià)、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)決策、采購(gòu)招標(biāo)、合同評(píng)審、訂單處理、驗(yàn)收入庫(kù)、發(fā)料使用流程,
目前,采購(gòu)中遇到的主要風(fēng)險(xiǎn),我們經(jīng)過匯總分析,大致可分為兩類:公司外部運(yùn)作中存在的風(fēng)險(xiǎn)和公司內(nèi)部運(yùn)作中存在的風(fēng)險(xiǎn)。
一、外部風(fēng)險(xiǎn)
公司在與其之外的市場(chǎng)、企業(yè)、人員交往中存在著市場(chǎng)因素風(fēng)險(xiǎn)、合同詐騙風(fēng)險(xiǎn)、原材料質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、不可預(yù)料的意外風(fēng)險(xiǎn)。
1、采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)。
公司在決定接受客戶定單的同時(shí),首先考慮的是有無(wú)原材料,是決定定織還是采購(gòu),不管哪一種,只要決定了,都要作合同,這就要求我們掌握合同方面的知識(shí),預(yù)防合同詐騙。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性,很難與正常的合同糾紛相區(qū)別,利用合同詐騙已經(jīng)成為詐騙人慣用的手法。
合同詐騙手法主要包括:
(1)以虛假的主體身份與公司訂立合同,以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保,一旦得手,無(wú)從追究。
。2)接受合同當(dāng)事人給付的貨款、預(yù)付款(或定金)、擔(dān)保財(cái)產(chǎn)后逃之夭夭。
。3)簽訂空頭合同,將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣它方從中謀利,而所需的物資則無(wú)法保證。
。4)供應(yīng)商故意設(shè)置的合同陷阱,如操作過程中供應(yīng)商無(wú)故中止合同,更改合同條款,違反合同規(guī)定等。
2、市場(chǎng)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。
。1)供應(yīng)商操縱市場(chǎng),相互串通,有意哄抬價(jià)格。
。2)公司對(duì)市場(chǎng)行情摸不準(zhǔn),認(rèn)為價(jià)格合理時(shí)批量采購(gòu),但不久,該種物資可能出現(xiàn)跌價(jià)。
3、原材料質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。
。1)供應(yīng)商提供的原材料質(zhì)量不符合要求,導(dǎo)致公司所生產(chǎn)的產(chǎn)品性能達(dá)不到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),給公司帶來嚴(yán)重?fù)p失,并且可能使公司在該品種所涉及的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、公司聲譽(yù)等方面引起客戶懷疑。
。2)如果原材料存在嚴(yán)重的質(zhì)量問題,將會(huì)直接影響到公司產(chǎn)品的整體質(zhì)量和公司經(jīng)濟(jì)效益,影響產(chǎn)品的生產(chǎn)與交貨期,降低公司信譽(yù)和產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力,直接威脅到公司的生存與發(fā)展。
4、采購(gòu)過程中遇到意外風(fēng)險(xiǎn)。
由于自然、經(jīng)濟(jì)政策等因素所造成的意外風(fēng)險(xiǎn)是我們難以預(yù)料的。如交通意外事故,造成不能正常供貨等等。
5、技術(shù)進(jìn)步加快帶來的風(fēng)險(xiǎn)。
由于社會(huì)技術(shù)進(jìn)步引起原有已采購(gòu)的原材料貶值。因信息技術(shù)發(fā)展,所采購(gòu)的設(shè)備已經(jīng)被淘汰或使用效率低下造成損失,如計(jì)算機(jī)
二、公司內(nèi)部自身存在的風(fēng)險(xiǎn)
公司自身存在的風(fēng)險(xiǎn)包括計(jì)劃不周、管理不嚴(yán)等風(fēng)險(xiǎn),具體如下:
1、采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。
采購(gòu)部門或人員制定的計(jì)劃不科學(xué),導(dǎo)致采購(gòu)中的計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn),即采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃等與目標(biāo)發(fā)生較大偏離。
2、合同中己方過錯(cuò)引起的風(fēng)險(xiǎn)
己方過錯(cuò)包括:
(1)己方的合同訂立者未嚴(yán)格按法律規(guī)定操作,使公司蒙受損失。
如情況不明,盲目簽約;違約責(zé)任約束簡(jiǎn)化,口頭協(xié)議,君子協(xié)定;鑒證、公證合同比例過低等等。
。2)私下有不正當(dāng)行為。
如賣方采取不正當(dāng)手段,對(duì)采購(gòu)人員行賄,套取公司采購(gòu)標(biāo)底;給予虛假優(yōu)惠,或以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品。
。3)合同日常管理混亂。
如合同存在殘、缺現(xiàn)象,履行時(shí)找不到合同文本,或只有復(fù)印件沒有原件,使公司難以判別對(duì)方是否違約;公司自身因合同管理混亂造成違約而被對(duì)方追究。
3、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。
由于人為因素,原材料在進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)前未按合同及制度要求,進(jìn)行審核和驗(yàn)收。如在數(shù)量上缺斤少兩;在質(zhì)量上魚目混珠,以次充好;在品種規(guī)格上貨不對(duì)路,不符合合同規(guī)定要求;在價(jià)格上發(fā)生變形等。
4、儲(chǔ)備風(fēng)險(xiǎn)。
。1)庫(kù)存儲(chǔ)備不能及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)之需要。
。2)庫(kù)存儲(chǔ)備過多,造成積壓,使公司大量資金沉淀于庫(kù)存中。
。3)公司“零庫(kù)存”策略因無(wú)貨或供貨不及時(shí)而受到干擾。
5、采購(gòu)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。
公司經(jīng)辦部門或個(gè)人存在責(zé)任心不強(qiáng)或管理水平不高或者采購(gòu)人員假公濟(jì)私、收受回扣、牟取私利而引起糾紛,給公司造成損失。