采購對產(chǎn)品制造和服務的組織是一項重要的活動,如:制造業(yè)組織,產(chǎn)品上使用的原材料、設備上使用的配件采購。服務業(yè)組織,如:賓館客房需要的臥具、洗滌用品,餐廳需要的食品原料、餐具等,都需要通過采購來滿足要求。采購物資的質(zhì)量直接影響到產(chǎn)品和服務的質(zhì)量,如所采購的鋼材質(zhì)量達不到規(guī)定的要求,直接影響到加工件的質(zhì)量,而這種影響是無法用后續(xù)的技術(shù)改善來彌補的,餐廳采購的食品本身就不新鮮,廚師技藝再怎么高,也無法做出美味佳肴。任何組織都不可能具備生產(chǎn)產(chǎn)品或服務所需的全部物資的制造能力,因而采購物資的質(zhì)量是保證產(chǎn)品和服務質(zhì)量的關鍵,也是組織是否能持續(xù)穩(wěn)定向顧客提供合格產(chǎn)品和服務的關鍵。因此組織不僅要對供方進行評價,更重要的是幫助供方健全質(zhì)量管理體系,使其具有穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量保證能力,這樣才能持續(xù)穩(wěn)定地向顧客提供合格的產(chǎn)品。
對采購的要求主要反映在以下方面:
一、供方的評價
對供方評價的方式和程度,取決于供方提供的產(chǎn)品或服務對組織的產(chǎn)品或服務質(zhì)量的影響程度,如果影響是至關重要的,則要考慮實地考查、現(xiàn)場評審、樣品試用的評價方式。
如果采用現(xiàn)場評審的評價方式,組織的相關部門與供方的相關部門應對口進行,如組織的檢驗部門到供方的檢驗部門檢查檢驗文件是否完善;是否按文件要求進行檢驗;檢驗記錄是否保持;檢驗標識是否正確;檢驗人員是否具備能力;檢驗器具的數(shù)量、測量范圍、測量精度等是否滿足要求;對檢驗中發(fā)現(xiàn)的不合格品如何處理;何種情況可以緊急放行等等。組織的技術(shù)部門到供方的技術(shù)部門檢查產(chǎn)品或服務的質(zhì)量要求依據(jù)何種標準?標準是否為最新文本?如果將國家或行業(yè)標準轉(zhuǎn)換為企業(yè)標準,其技術(shù)要求是否高于國家或行業(yè)標準;企業(yè)標準是否在當?shù)刭|(zhì)監(jiān)部門備案;直接指導生產(chǎn)或服務的是何文件?該文件與相關標準的技術(shù)要求有無矛盾之處?技術(shù)要求是否有操作性?如:規(guī)定了粘土沙的含水量不得超過5%,是否規(guī)定了用什么方法測量,規(guī)定了澆注的時間,如何保證在規(guī)定的時間內(nèi)完成澆注等;關鍵的質(zhì)量特性在技術(shù)文件中是否予以注明;對關鍵的質(zhì)量特性采用什么方式進行重點控制;圖紙上是否清楚地注明了加工件各部位的技術(shù)要求;工藝流程圖上是否清楚地描繪出產(chǎn)品的加工順序;是否確定了特殊工序,是否進行了能力確認;技術(shù)人員的能力,工作條件是否滿足產(chǎn)品或服務創(chuàng)新的要求等等。如果單純采取現(xiàn)場評審的評價方式,即使組織滿意了,也只能證明供方的軟件即材料符合要求。
如果采用實地考查的評價方式,則要以人、機、料、法、環(huán)為主線,以關鍵活動為重點,開展實地考查。如:關鍵、特殊工序的操作者是否經(jīng)過培訓,取得了相應的資質(zhì);關鍵、特殊工序的設備是否按規(guī)定的周期進行了保養(yǎng),設備的運行狀況是否正常;加工的零部件所使用的原材料是否經(jīng)過了合格檢驗;實際操作是否符合技術(shù)要求;工作環(huán)境是否滿足產(chǎn)品或服務的質(zhì)量要求等。對服務業(yè)的實地考查重點是服務的流程是否清楚;是否按規(guī)定的流程進行;服務是否達到了規(guī)定的標準;服務人員的素質(zhì)和態(tài)度;服務中發(fā)生問題如何處理等等。實地考查的評價方式,只能證明供方的基本狀況符合要求,不能證明所提供的產(chǎn)品符合要求。
如果采取樣品試用的評價方式,則要對所試用的樣品數(shù)量、試用周期、試用在何產(chǎn)品或部件上,樣品試用結(jié)束后由哪個部門對其評價等做出明確規(guī)定。如果單純采取樣品試用的評價方法,只能證明所試用的樣品符合要求,如果是供方提供樣品,只能證明該樣品符合要求,而不能證實今后提供的產(chǎn)品合格,如果組織從供方倉庫中隨意抽取樣品,也只能對該樣品負責,就像產(chǎn)品的監(jiān)督抽查,只對所抽查的樣品負責一樣。
目前公認的對供方評價的科學方法,是這幾種評價方式相結(jié)合,即質(zhì)量管理體系的綜合評價。只有證實了供方具有完善的、符合ISO9001標準要求的質(zhì)量管理體系,才能使組織確信供方具有持續(xù)穩(wěn)定地向組織提供合格產(chǎn)品的能力。 不管用哪種評價方式,即使評價合格的供方也不能一成不變,應定期對供方再評價,以促進供方不斷地提高供貨質(zhì)量以及質(zhì)量管理水平,尤其是供方供貨質(zhì)量發(fā)生波動時,更要及時地再評價。
二、采購信息 “采購信息”即采購的要求。采購的要求要使組織的采購人員清楚,更要使供方的相關人員清楚,只有這樣才能保證采購的信息準確。
采購信息可以用各種形式表述如:采購合同、采購訂單、采購計劃、采購協(xié)議等等,也可以是電話、傳真、網(wǎng)絡等等,不論哪種形式,采購的要求要明確。如:物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、圖紙要求、交貨期、交貨地點,運輸方式、驗收標準、驗收方式等等。為了達到采購要求,組織的采購信息不能有任何模糊不清或容易混淆的情況,尤其是熟悉的供方,不能因為是經(jīng)常采購的物資,就省去必須交待清楚的信息,特別是電話訂貨,更要將相關信息交待清楚,當然最好是以書面的形式,如果確實認為電話訂貨方便,那么采購的要求一定要讓供方理解。 采購的要求的詳略程度要根據(jù)所采購物資的重要程度決定。如果所采購的物資對組織的產(chǎn)品至關重要,那么采購文件中至少要包括以下內(nèi)容:
1.檢驗標準的要求 要求供方對該物資從原材料檢驗到成品檢驗均從嚴要求。如增加原材料檢驗的項目和抽樣量、半成品增加必要的巡檢,以及成品檢驗的現(xiàn)場驗證等。這樣必然增加了采購成本,但對于重要物資的采購,控制其產(chǎn)品質(zhì)量至關重要。
2. 供方采購程序的要求 要求組織的供方對提供該物資的供方嚴格執(zhí)行評價程序,確保所提供的物資質(zhì)量持續(xù)滿足規(guī)定要求,必要時進行現(xiàn)場監(jiān)督該物資的生產(chǎn)過程。
3.供方生產(chǎn)過程的要求 要求供方提供對該物資生產(chǎn)過程如何控制的書面材料,組織應審查必要時進行現(xiàn)場考查。
4.供方的設備要求 對供方的設備能力提出要求,如:要求模具生產(chǎn)企業(yè)使用加工中心;指定產(chǎn)品委托某檢測機構(gòu)的儀器檢測等。
5. 人員資質(zhì)的要求 對供方生產(chǎn)該物資的人員資質(zhì)提出要求,如必須經(jīng)過培訓持證上崗;采購食品原材料,生產(chǎn)人員必須具有健康證。
6.質(zhì)量管理體系要求 要求供方提供的產(chǎn)品在質(zhì)量管理體系覆蓋范圍內(nèi),如建筑企業(yè)應通過GB/T50430標準認證等。 組織的有關采購要求在傳遞給供方之前,應由相關部門或人員進行審查、批準,以確保采購的要求是充分和適宜的。對不同重要度的物資,審批部門或人員可以不同,一般物資主管核實就行了,而重要物資也許要逐級審批。 綜上所述:供方提供的產(chǎn)品其質(zhì)量直接影響到組織產(chǎn)品的最終質(zhì)量,而組織的產(chǎn)品質(zhì)量又直接關系到顧客的使用和顧客對組織的信任程度,因而組織應十分關注其供方的供貨質(zhì)量,而要讓組織放心其供方能持續(xù)穩(wěn)定地向自己提供合格的產(chǎn)品,則必須加強對供方的控制,這種控制不僅體現(xiàn)在要求上,當供方產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生波動甚至下降時,幫助其分析原因,從人力、物力上給予支援。總之,供方的產(chǎn)品質(zhì)量既然是組織產(chǎn)品質(zhì)量的重要組成部分,組織就應象自己的企業(yè)一樣關心幫助供方,這就是八項質(zhì)量管理原則中的“與供方互利的關系”。