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第八章 文件管理
檢查核心
良好的文件和記錄是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本要素。實施GMP必須有良好的文件系統(tǒng)。文件系統(tǒng)能夠避免信息由口頭交流所可能引起的差錯，并保證批生產(chǎn)和質(zhì)量控制全過程的記錄具有可追溯性。企業(yè)必須有內(nèi)容正確的書面質(zhì)量標準、生產(chǎn)處方和指令、規(guī)程以及各種記錄。
第一節(jié) 原 則
第一百五十條 文件是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本要素。企業(yè)必須有內(nèi)容正確的書面質(zhì)量標準、生產(chǎn)處方和工藝規(guī)程、操作規(guī)程以及記錄等文件。
1.企業(yè)是否制定所生產(chǎn)品種的質(zhì)量標準、生產(chǎn)處方和工藝規(guī)程、操作規(guī)程以及相應的記錄；
2.是否將這些文件納人文件管理體系中；
3.所制定的質(zhì)量標準、生產(chǎn)處方和工藝規(guī)程、操作規(guī)程以及相應的記錄是否符合規(guī)范要求。
第一百五十一條 企業(yè)應當建立文件管理的操作規(guī)程，系統(tǒng)地設計、制定、審核、批準和發(fā)放文件。與本規(guī)范有關的文件應當經(jīng)質(zhì)量管理部門的審核。
1.了解企業(yè)的文件管理體系，是否明確文件的管理部門，是否在該部門打職責中體現(xiàn)；
2.企業(yè)是否制定有文件的管理規(guī)程，內(nèi)容是否完整，是否將文件的設計、制定、審核、批準和發(fā)放的等內(nèi)容納入，并有相關的管理規(guī)定；
3.是否規(guī)定所有與本規(guī)范有關的文件需經(jīng)質(zhì)量管理部門的審核；
4.現(xiàn)場檢查執(zhí)行情況是否符合規(guī)定要求。
第一百五十二條 文件的內(nèi)容應當與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊等相關要求一致，并有助于追溯每批產(chǎn)品的歷史情況。
1.所制定的文件是否與藥品生產(chǎn)許可證和相關備案批件的內(nèi)容一致；
2.所制定的文件是否與藥品注冊批件及相關法律法規(guī)要求一致；
3.所制定的文件是否具有可追溯性。
第一百五十三條 文件的起草、修訂、審核、批準、替換或撤銷、復制、保管和銷毀等應當按照操作規(guī)程管理，并有相應的文件分發(fā)、撤銷、復制、銷毀記錄。
1.是否制定有起草、修訂、審核、批準、替換或撤銷、復制、保管和銷毀等管理規(guī)規(guī)程，并應明確起草人或修訂人、審核人、批準人及其職責；
2.現(xiàn)場抽查幾份文件，看是否按照制定的規(guī)程進行；
3.是否建立有文件分發(fā)、撤銷、復制、銷毀記錄，并按規(guī)定進行登記，能確保現(xiàn)場使用的是最新版本文件，不會出現(xiàn)過期文件；
4.現(xiàn)場抽查幾份文件看是否都是最新版本的；
5.文件涉及多個部門時，職責是否明確，任務分配是否清晰；
6.還可以抽杳已失效或作廢文件的管理是否符合規(guī)定。
第一百五十四條 文件的起草、修訂、審核、批準均應當由適當?shù)娜藛T簽名并注明日期。
1.查看相關的管理規(guī)定，看文件的起草、修訂、審核、批準人員是否按規(guī)定進行；
2.現(xiàn)場抽查幾份文件，查看起草、修訂、審核、批準人員的簽名、日期是否與文件要求一致。
第一百五十五條 文件應當標明題目、種類、目的以及文件編號和版本號。文字應當確切、清晰、易懂，不能模棱兩可。
1.是否制定管理規(guī)程，明確文件題目種類、目的以及文件編號和版本號方面的要求；
2.檢查各類文件的制定是否符合相關要求；
3.文件的標題是否針對文件內(nèi)容提出，能清楚地說明文件的性質(zhì)；
4.各類文件是否有便于識別的文件編號和版本號；
5.文件使用的語言是否確切、清晰、通俗易懂，不模棱兩可。
第一百五十六條 文件應當分類存放、條理分明，便于查閱。
查看文件的分類與存放是否滿足本條款的要求。
第一百五十七條 原版文件復制時，不得產(chǎn)生任何差錯；復制的文件應當清晰可辨。
l.檢查在企業(yè)從管理上是否可以確保復制文件的可控性，并可以抽查幾份文件確認；
2.查看復制的文件是否清晰可辨。
第一百五十八條 文件應當定期審核、修訂；文件修訂后，應當按照規(guī)定管理，防止舊版文件的誤用。分發(fā)、使用的文件應當為批準的現(xiàn)行文本，已撤銷的或舊版文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)。
1.查看相關的管理文件，看文件是否按規(guī)定進行審核、修訂；
2.現(xiàn)場查看所使用的文件是否為批準的最新的版本；
3.分發(fā)記錄是否舊版文件均已收回；
4.查看現(xiàn)場是否仍有舊版本文件。
第一百五十九條 與本規(guī)范有關的每項活動均應當有記錄，以保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動可以追溯。記錄應當留有填寫數(shù)據(jù)的足夠空格。記錄應當及時填寫，內(nèi)容真實，字跡清晰、易讀，不易擦除。
1.查看所制定的文件記錄能否保證藥品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動可以追溯；
2.有有所制定的文件是否留有足夠的空格填寫相應數(shù)據(jù)；
3.現(xiàn)場抽資查相關記錄，看記錄的填寫內(nèi)容是否真實，字跡是否清晰、易讀，不易擦除。
第一百六十條 應當盡可能采用生產(chǎn)和檢驗設備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖等，并標明產(chǎn)品或樣品的名稱、批號和記錄設備的信息，操作人應當簽注姓名和日期。
1.是否制定有采用生產(chǎn)和檢驗設備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖等的管理規(guī)程及相關人員的職責；
2.現(xiàn)場查看是否按規(guī)定迸行，且所打印的記錄、圖譜和曲線圖等是否注明了相關的信息，以說明記錄、圖譜和曲線圖等真實性，是否有操作人員簽名和日期。
第一百六十一條 記錄應當保持清潔，不得撕毀和任意涂改。記錄填寫的任何更改都應當簽注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要時，應當說明更改的理由。記錄如需重新謄寫，則原有記錄不得銷毀，應當作為重新謄寫記錄的附件保存。
現(xiàn)場抽查記錄是否符合本條款的要求。
第一百六十二條 每批藥品應當有批記錄，包括批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄和藥品放行審核記錄等與本批產(chǎn)品有關的記錄。批記錄應當由質(zhì)量管理部門負責管理，至少保存至藥品有效期后一年。
質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、穩(wěn)定性考察、確認、驗證、變更等其他重要文件應當長期保存。
1.是否有關于文件、記錄保存的相關管理規(guī)定，明確各種記錄的保存年限和保存部門；
2.查看實際保存與文件規(guī)定是否一致，確認與每批產(chǎn)品的生產(chǎn)和質(zhì)量相關的記錄是否保存于質(zhì)量管理部門；
3.重要的文作儲存部門和時間是否符合文件規(guī)定。
第一百六十三條 如使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應當有所用系統(tǒng)的操作規(guī)程；記錄的準確性應當經(jīng)過核對。
使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的，只有經(jīng)授權的人員方可輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應當有記錄；應當使用密碼或其他方式來控制系統(tǒng)的登錄；關鍵數(shù)據(jù)輸入后，應當由他人獨立進行復核。
用電子方法保存的批記錄，應當采用磁帶、縮微膠卷、紙質(zhì)副本或其他方法進行備份，以確保記錄的安全，且數(shù)據(jù)資料在保存期內(nèi)便于查閱。
1.是否制定有關于電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理規(guī)程：
1.1 是否明確有電子文檔的保存式；
1.2 是否明確電子文檔的采集部門和采集人的職責；
I.3是否明確操作權限；
1.4是否規(guī)定出現(xiàn)異常情況的處理辦法；
1.5 是否保留修改痕跡。
2.是否制定有所采用的電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的操作規(guī)程；
3.現(xiàn)場考察是否能按規(guī)定要求管理、保存電子文檔。
第二節(jié) 質(zhì)量標準
第一百六十四條 物料和成品應當有經(jīng)批準的現(xiàn)行質(zhì)量標準；必要時，中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品也應當有質(zhì)量標準。
1.質(zhì)量標準的制定是否符合相關文件管理的規(guī)定；
2.是否制定有物料和成品的質(zhì)量標準；
3.是否制定有中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品的質(zhì)量標準。
（一）物料的基本信息：
1.企業(yè)統(tǒng)一指定的物料名稱和內(nèi)部使用的物料代碼；
2.質(zhì)量標準的依據(jù)；
3.經(jīng)批準的供應商；
4.印刷包裝材料的實樣或樣稿。
（二）取樣、檢驗方法或相關操作規(guī)程編號；
（三）定性和定量的限度要求；
（四）貯存條件和注意事項；
（五）有效期或復驗期。
檢查企業(yè)所制定的物料質(zhì)量標準是否包含本條款要求的內(nèi)容。
第一百六十六條 外購或外銷的中間產(chǎn)品和待包裝產(chǎn)品應當有質(zhì)量標準；如果中間產(chǎn)品的檢驗結果用于成品的質(zhì)量評價，則應當制定與成品質(zhì)量標準相對應的中間產(chǎn)品質(zhì)量標準。
1.檢查企業(yè)是否有外購或外銷的中間產(chǎn)品和待包裝產(chǎn)品的管理規(guī)程；
2.是否制定有相應的質(zhì)量標準；
3.所制定的中間產(chǎn)品檢驗標準是否用于成品的質(zhì)量評價中；
4.對于中間產(chǎn)品的檢驗結果用于成品的質(zhì)量評價的中間產(chǎn)品質(zhì)量標準，是否與成品質(zhì)量標準要求一致。
第一百六十七條 成品的質(zhì)量標準應當包括：
（一）產(chǎn)品名稱以及產(chǎn)品代碼；
（二）對應的產(chǎn)品處方編號（如有）；
（三）產(chǎn)品規(guī)格和包裝形式；
（四）取樣、檢驗方法或相關操作規(guī)程編號；
（五）定性和定量的限度要求；
（六）貯存條件和注意事項；
（七）有效期。
檢查企業(yè)所制定的成品質(zhì)量標準是否包含本條款要求。
第三節(jié) 工藝規(guī)程
第一百六十八條 每種藥品的每個生產(chǎn)批量均應當有經(jīng)企業(yè)批準的工藝規(guī)程，不同藥品規(guī)格的每種包裝形式均應當有各自的包裝操作要求。工藝規(guī)程的制定應當以注冊批準的工藝為依據(jù)。
1.企業(yè)是否制定有關于產(chǎn)品工藝規(guī)程的相關管理規(guī)程；明確起草、修訂、審核、批準人員的職責；
2.企業(yè)是否按規(guī)定制定或修訂產(chǎn)品的工藝規(guī)程，并經(jīng)審核、批準后執(zhí)行；
3.企業(yè)所制定的工藝規(guī)程是否與注冊批準的工藝一致；
4.企業(yè)所制定的工藝規(guī)程是否對應確定的批量；
5.企業(yè)所制定的工藝規(guī)程是否是經(jīng)過驗證；
6.所制定的丁藝規(guī)程是否包含了不同包裝規(guī)格形式的要求；
7.所制定的工藝規(guī)程是否有可操作性。
第一百六十九條 工藝規(guī)程不得任意更改。如需更改，應當按照相關的操作規(guī)程修訂、審核、批準。
檢查工藝規(guī)程的制定、修訂、審核、批準是否按相關規(guī)定迸行。
第一百七十條 制劑的工藝規(guī)程的內(nèi)容至少應當包括：
（一）生產(chǎn)處方：
1.產(chǎn)品名稱和產(chǎn)品代碼；
2.產(chǎn)品劑型、規(guī)格和批量；
3.所用原輔料清單（包括生產(chǎn)過程中使用，但不在成品中出現(xiàn)的物料），闡明每一物料的指定名稱、代碼和用量；如原輔料的用量需要折算時，還應當說明計算方法。
（二）生產(chǎn)操作要求：
1.對生產(chǎn)場所和所用設備的說明（如操作間的位置和編號、潔凈度級別、必要的溫濕度要求、設備型號和編號等）；
2.關鍵設備的準備（如清洗、組裝、校準、滅菌等）所采用的方法或相應操作規(guī)程編號；
3.詳細的生產(chǎn)步驟和工藝參數(shù)說明（如物料的核對、預處理、加入物料的順序、混合時間、溫度等）；
4.所有中間控制方法及標準；
5.預期的最終產(chǎn)量限度，必要時，還應當說明中間產(chǎn)品的產(chǎn)量限度，以及物料平衡的計算方法和限度；
6.待包裝產(chǎn)品的貯存要求，包括容器、標簽及特殊貯存條件；
7.需要說明的注意事項。
（三）包裝操作要求：
1.以最終包裝容器中產(chǎn)品的數(shù)量、重量或體積表示的包裝形式；
2.所需全部包裝材料的完整清單，包括包裝材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、類型以及與質(zhì)量標準有關的每一包裝材料的代碼；
3.印刷包裝材料的實樣或復制品，并標明產(chǎn)品批號、有效期打印位置；
4.需要說明的注意事項，包括對生產(chǎn)區(qū)和設備進行的檢查，在包裝操作開始前，確認包裝生產(chǎn)線的清場已經(jīng)完成等；
5.包裝操作步驟的說明，包括重要的輔助性操作和所用設備的注意事項、包裝材料使用前的核對；
6.中間控制的詳細操作，包括取樣方法及標準；
7.待包裝產(chǎn)品、印刷包裝材料的物料平衡計算方法和限度。
檢查企業(yè)所制定的工藝規(guī)程是否包含本條款要求。
第四節(jié) 批生產(chǎn)記錄
第一百七十一條 每批產(chǎn)品均應當有相應的批生產(chǎn)記錄，可追溯該批產(chǎn)品的生產(chǎn)歷史以及與質(zhì)量有關的情況。
1.企業(yè)是否制定有所生產(chǎn)的每個品種和規(guī)恪的批生產(chǎn)記錄；
2.批生產(chǎn)記錄是否能反映出該批的生產(chǎn)和質(zhì)量情況；
3.批生產(chǎn)記錄是否包括了關鍵生產(chǎn)步驟的描述和記錄。
第一百七十二條 批生產(chǎn)記錄應當依據(jù)現(xiàn)行批準的工藝規(guī)程的相關內(nèi)容制定。記錄的設計應當避免填寫差錯。批生產(chǎn)記錄的每一頁應當標注產(chǎn)品的名稱、規(guī)格和批號。
1.批生產(chǎn)記錄的制定是否與現(xiàn)行的工藝規(guī)程相對應：
1.1批生產(chǎn)記錄填寫的內(nèi)容是否是按現(xiàn)行的工藝規(guī)程及崗位操作規(guī)程的規(guī)定進行的；
1.2批生產(chǎn)記錄主要填寫操作過程和參數(shù)（如數(shù)量、過程參數(shù)、時間等） ；
1.3批生產(chǎn)記錄的每一頁是否至少標注有產(chǎn)品的名稱、規(guī)格和批號。
2.批生產(chǎn)記錄的制定是否能避免填寫差錯。
第一百七十三條 原版空白的批生產(chǎn)記錄應當經(jīng)生產(chǎn)管理負責人和質(zhì)量管理負責人審核和批準。批生產(chǎn)記錄的復制和發(fā)放均應當按照操作規(guī)程進行控制并有記錄，每批產(chǎn)品的生產(chǎn)只能發(fā)放一份原版空白批生產(chǎn)記錄的復制件。
1 是否制定有批生產(chǎn)記錄錄的管理規(guī)程：
1.1是否明確原版空白記錄的審核人和批準人為生產(chǎn)管理負責人和質(zhì)量管理負責人；
1.2是否明確有批生產(chǎn)記錄的復制和發(fā)放的管理規(guī)定；
1.3是否明確發(fā)放部門及復制和發(fā)放人的職責；
1.4是否制定有復制和發(fā)放記錄；
1.5是否規(guī)定原版空白批生產(chǎn)記錄的保存要求和保存方法。
2.檢查每批產(chǎn)品的批生產(chǎn)記錄是否只發(fā)放了一份復制件。
第一百七十四條 在生產(chǎn)過程中，進行每項操作時應當及時記錄，操作結束后，應當由生產(chǎn)操作人員確認并簽注姓名和日期。
1.檢查批生產(chǎn)記錄的填寫是否及時，包括生產(chǎn)中出現(xiàn)偏差的記錄填寫；
2.檢查批生產(chǎn)記錄填寫是否經(jīng)生產(chǎn)操作人員簽名確認，并注明日期。
第一百七十五條 批生產(chǎn)記錄的內(nèi)容應當包括：
（一）產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批號；
（二）生產(chǎn)以及中間工序開始、結束的日期和時間；
（三）每一生產(chǎn)工序的負責人簽名；
（四）生產(chǎn)步驟操作人員的簽名；必要時，還應當有操作（如稱量）復核人員的簽名；
（五）每一原輔料的批號以及實際稱量的數(shù)量（包括投入的回收或返工處理產(chǎn)品的批號及數(shù)量）；
（六）相關生產(chǎn)操作或活動、工藝參數(shù)及控制范圍，以及所用主要生產(chǎn)設備的編號；
（七）中間控制結果的記錄以及操作人員的簽名；
（八）不同生產(chǎn)工序所得產(chǎn)量及必要時的物料平衡計算；
（九）對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細說明或調(diào)查報告，并經(jīng)簽字批準。
企業(yè)所制定的批生產(chǎn)記錄是否包含本條款要求。
第五節(jié) 批包裝記錄
第一百七十六條 每批產(chǎn)品或每批中部分產(chǎn)品的包裝，都應當有批包裝記錄，以便追溯該批產(chǎn)品包裝操作以及與質(zhì)量有關的情況。
1.企業(yè)是否制定有所生產(chǎn)的每個品種和規(guī)格的批包裝記錄；
2.批包裝記錄是否能反映出該批的包裝和質(zhì)量情況。
第一百七十七條 批包裝記錄應當依據(jù)工藝規(guī)程中與包裝相關的內(nèi)容制定。記錄的設計應當注意避免填寫差錯。批包裝記錄的每一頁均應當標注所包裝產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、包裝形式和批號。
1.批包裝記錄的制定是否與現(xiàn)行的工藝規(guī)程相對應：
1.1批包裝記錄填寫的內(nèi)容是否是按現(xiàn)行的工藝規(guī)程及崗位操作規(guī)程的規(guī)定進行的；
1.2批包裝記錄主要填寫操作過程和參數(shù)（如數(shù)量、規(guī)格、時間等）；
1.3.批包裝記錄的每一頁是否都至少標注有產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、包裝形式和批號。
2.批包裝記錄的設計是否能避免填寫差錯。
第一百七十八條 批包裝記錄應當有待包裝產(chǎn)品的批號、數(shù)量以及成品的批號和計劃數(shù)量。原版空白的批包裝記錄的審核、批準、復制和發(fā)放的要求與原版空白的批生產(chǎn)記錄相同。
1.是否制定有批包裝記錄的管理規(guī)程：
l.l是否明確原版空白批包裝記錄的審核人和批準人；
1.2是否明確有原版空白批包裝記錄的復制和發(fā)放的管理規(guī)定；
1.3是否明確發(fā)發(fā)部門及復制和發(fā)放人的職責；
1.4是否制定有復制和發(fā)放記錄；
1.5是否規(guī)定原版空白批包裝記錄的保存要求和保存方法。
2.檢查每批產(chǎn)品的批包裝記錄是否只發(fā)放了一份復制件。
第一百七十九條 在包裝過程中，進行每項操作時應當及時記錄，操作結束后，應當由包裝操作人員確認并簽注姓名和日期。
1.檢查批包裝記錄的填寫是否及時；
2.檢查批包裝記錄填寫是否經(jīng)包裝操作人員簽名確認，并注明日期。
第一百八十條 批包裝記錄的內(nèi)容包括：
（一）產(chǎn)品名稱、規(guī)格、包裝形式、批號、生產(chǎn)日期和有效期；
（二）包裝操作日期和時間；
（三）包裝操作負責人簽名；
（四）包裝工序的操作人員簽名；
（五）每一包裝材料的名稱、批號和實際使用的數(shù)量；
（六）根據(jù)工藝規(guī)程所進行的檢查記錄，包括中間控制結果；
（七）包裝操作的詳細情況，包括所用設備及包裝生產(chǎn)線的編號；
（八）所用印刷包裝材料的實樣，并印有批號、有效期及其他打印內(nèi)容；不易隨批包裝記錄歸檔的印刷包裝材料可采用印有上述內(nèi)容的復制品；
（九）對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細說明或調(diào)查報告，并經(jīng)簽字批準；
（十）所有印刷包裝材料和待包裝產(chǎn)品的名稱、代碼，以及發(fā)放、使用、銷毀或退庫的數(shù)量、實際產(chǎn)量以及物料平衡檢查。
企業(yè)所制定的批包裝記錄是否包含本條款要求。
第六節(jié) 操作規(guī)程和記錄
第一百八十一條 操作規(guī)程的內(nèi)容應當包括：題目、編號、版本號、頒發(fā)部門、生效日期、分發(fā)部門以及制定人、審核人、批準人的簽名并注明日期，標題、正文及變更歷史。
企業(yè)所編制的操作規(guī)程是否包含上述要求的內(nèi)容，并與企業(yè)文件管理規(guī)程要求一致。
第一百八十二條 廠房、設備、物料、文件和記錄應當有編號（或代碼），并制定編制編號（或代碼）的操作規(guī)程，確保編號（或代碼）的唯一性。
1.是否制定有關編號（或代碼）的操作規(guī)程，能確保所編制的編號（或代碼）是唯一的；
2.檢查企業(yè)編制的廠房、設備、物料、文件和記錄的編號（或代碼）是否唯一；
3.是否規(guī)定負責編制編號（或代碼）的部門或人員及相應的職責。
第一百八十三條 下述活動也應當有相應的操作規(guī)程，其過程和結果應當有記錄：
（一）確認和驗證；
（二）設備的裝配和校準；
（三）廠房和設備的維護、清潔和消毒；
（四）培訓、更衣及衛(wèi)生等與人員相關的事宜；
（五）環(huán)境監(jiān)測；
（六）蟲害控制；
（七）變更控制；
（八）偏差處理；
（九）投訴；
（十）藥品召回；
（十一）退貨。
檢查企業(yè)所制定的本條款相應的操作規(guī)程的執(zhí)行，均有相應的記錄。 
