2004年上半年，剛剛從湖北春天醫(yī)藥有限公司IT部門被挖到采購部門的李佳，開始為該公司批發(fā)、調(diào)撥、配送這三大流通業(yè)務所需藥品的采購入庫而奔忙。
一天，李佳突然接到公司財務部通知，催問頭天有幾批貨的入庫單為何沒有及時送達財務部。李佳迅速跟倉庫管理部門查詢，原來那幾批貨入庫后，收貨單據(jù)可能沒有打出來，導致入庫單沒有及時送到財務部，而物流信息系統(tǒng)則已自動將貨物采購信息傳送到財務部。李佳很清楚，這是自己親身參與實施、自2003年11月全面投入運營的新的物流信息系統(tǒng)在發(fā)揮作用了。這次經(jīng)歷，也從采購環(huán)節(jié)折射出該公司近年來推進財務業(yè)務一體化應用成效的一角。
武漢春天生物工程股份有限公司于1997年創(chuàng)業(yè)成立，從代理保健品起步，1997年開始興辦生產(chǎn)廠，并投入醫(yī)藥的研發(fā)，一直平穩(wěn)快速發(fā)展至今。而湖北春天醫(yī)藥有限公司就是其下屬子公司之一。
與公司的成長歷程相比，武漢春天生物工程股份有限公司的信息化腳步并不晚，但確實也走過彎路。1998年，春天股份已經(jīng)部署了局域網(wǎng)，實施了財務系統(tǒng)。2000年，公司自行開發(fā)了營銷系統(tǒng)，之后又分別實施了不同廠家的物流、財務系統(tǒng)。2001年，其子公司湖北春天醫(yī)藥有限公司實施了一個針對醫(yī)藥行業(yè)的物流系統(tǒng)，但是該系統(tǒng)在設計上無法與財務系統(tǒng)互通信息。
“這種狀況的弊端之一是，公司每月的生產(chǎn)計劃、采購計劃、資金計劃的周期都不同步。比如，生產(chǎn)計劃一般是在上月的24日下達，采購計劃配套的資金計劃就更晚了。這種時間差的存在，使得公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理成效大打折扣。” 目前負責春天股份管理信息工作的亓培實主任說。
2002年，公司規(guī)模擴大，組織架構(gòu)日趨完善，管理已經(jīng)比較成型，需要一個全面的整合公司各項資源的信息平臺。然而，由于不同系統(tǒng)之間的信息不能關聯(lián)，財務、業(yè)務、辦公管理等各自獨立，陷入了所謂的信息孤島狀態(tài)。
與此同時，醫(yī)藥行業(yè)的大環(huán)境正發(fā)生著深刻的變化。2002年，國家醫(yī)藥監(jiān)督局加大了在醫(yī)藥行業(yè)推廣GSP認證的力度，要求全行業(yè)企業(yè)必須按照這些規(guī)范來開展生產(chǎn)和經(jīng)營活動。這一政策在醫(yī)藥行業(yè)迅速掀起一股信息化旋風。“顯然，除了采用其他的手段來實現(xiàn)規(guī)范性外，信息化可以幫助企業(yè)更好地實現(xiàn)GSP認證的許多規(guī)范性要求。”亓培實說。
另一個變化是，為了控制藥價虛高，國家不斷地采取措施，打壓中間環(huán)節(jié)，醫(yī)藥在流通環(huán)節(jié)的利潤已經(jīng)很低。要在這種低利潤的空間中維持生存和發(fā)展，勢必只有依靠管理出效益。
內(nèi)外動力交織成一股強大的張力，使得公司整合信息孤島、全面實施信息化的計劃，猶如一支響箭，從緊繃的弦上彈射而出。
GSP逼迫信息化需求
GSP認證是對醫(yī)藥流通企業(yè)的規(guī)范性要求，信息系統(tǒng)恰恰可以將這些規(guī)范性要求，在具體業(yè)務與管理流程中加以實現(xiàn)。這就使得GSP認證與醫(yī)藥流通信息化之間存在著必然性。
2003年6月，湖北春天醫(yī)藥有限公司與金蝶簽署了總體合作協(xié)議。此前，春天股份一直在應用金蝶K3財務系統(tǒng)。2003年10月，新的GSP物流系統(tǒng)開始上線。由于同屬金蝶的物流與財務系統(tǒng)之間不存在所謂的數(shù)據(jù)接口問題，兩大系統(tǒng)順利對接。
金蝶軟件公司負責該項目的實施顧問鄭婕介紹，GSP在醫(yī)藥流通信息系統(tǒng)中成為一個行業(yè)插件，它與物流系統(tǒng)相配合，主要體現(xiàn)GSP規(guī)范對醫(yī)藥流通業(yè)務流程過程中的特定要求，比如商品入庫驗收、出庫復核、首營企業(yè)首營品種的審核等。雖然醫(yī)藥監(jiān)管部門對信息系統(tǒng)沒有具體要求，但是要求報送的八大報表，這套報表通過GSP模塊即可輕松實現(xiàn)。當然，它還可以根據(jù)企業(yè)自身的需求，定制更多的報表。
帶有GSP模塊的醫(yī)藥物流信息系統(tǒng)不僅可以提供醫(yī)藥監(jiān)管部門所需的全部管理數(shù)據(jù)，而且，它還可以幫助企業(yè)加強對倉庫、質(zhì)量檢驗、采購、銷售等環(huán)節(jié)的規(guī)范管理。GSP軟件的主要任務，是保證藥品流通過程符合GSP認證的規(guī)范性要求，確保醫(yī)藥流通企業(yè)向消費者提供合格的藥品。
亓培實介紹，目前已經(jīng)通過GSP認證的企業(yè)，都已經(jīng)基本實施了GSP物流系統(tǒng)。因為GSP認證所要求的許多規(guī)范環(huán)節(jié)，僅僅依靠手工，顯然已經(jīng)解決不了。比如，對于某首營產(chǎn)品（是指企業(yè)向生產(chǎn)或經(jīng)營企業(yè)首次購進的商品，必須經(jīng)過質(zhì)量檢驗等環(huán)節(jié)）入庫時，不妨假設為A藥品，醫(yī)藥流通企業(yè)都必須對A藥品的生產(chǎn)廠家、質(zhì)量標準、生產(chǎn)批號等各類信息進行全面審核。雖然也可以采用手工方式，但管理成本太高：因為當下次又購進藥品A的時候，企業(yè)就無法立刻判斷藥品A是否是其首營品種，因為很可能審核人員是不同的人，只好通過手工查詢確認，工作量非常之大。而有信息系統(tǒng)就很輕松，只要輸入藥品A的基本信息，系統(tǒng)很快就能確定。
概括而言，GSP規(guī)范中的內(nèi)容通過軟件來實現(xiàn)的核心功能主要有：
對藥品批準文號（簡稱批號）的全程跟蹤管理。同一型號的藥品，由于要對藥效期進行管理，都須向質(zhì)量監(jiān)督部門報批，通過質(zhì)量檢查之后才能獲得批號，批號對應的是藥品有效期等信息。每個藥品的批號都是唯一的，因而只要查詢批號，就可以確定藥品生產(chǎn)廠家和通過質(zhì)量檢驗的日期等信息。
從采購入庫、庫存管理到售后追蹤的信息，都是GSP要求企業(yè)記錄的管理信息。比如首營產(chǎn)品要有全面的審核，所有產(chǎn)品都要對批號、有效期等進行管理，銷售出去以后還要記錄銷售流向；采購入庫時要進行質(zhì)量驗收，銷售出庫時要進行出庫復核；在庫存管理的養(yǎng)護期之內(nèi)，要對倉庫的溫度、濕度等養(yǎng)護條件信息進行全程記錄。銷售出去以后，假設有退藥，必須對藥品的批次等信息進行核對，才能確定是不是自己銷售的藥品，退貨回來以后還要進行質(zhì)量檢驗。又比如，GSP要求藥品采購的時候，對于藥品的很多因素要求很嚴格，如質(zhì)量、包裝等，否則就無法進入流通渠道備管理、特殊藥品管理、即將過期藥品的停銷催銷、質(zhì)量反饋等等.此外，由于需要對生產(chǎn)廠家等諸多信息進行記錄和跟蹤，因此GSP物流軟件比普通商業(yè)物流的表單設計要多出很多條目。
嚴密監(jiān)控物流
傳統(tǒng)醫(yī)藥流通業(yè)在管理上的一大難題就是跑冒滴漏現(xiàn)象嚴重。對于醫(yī)藥流通企業(yè)而言，管控好物流等于成功了一半。通過在物流系統(tǒng)中精心設置信息流轉(zhuǎn)程序和控制點，這些控制點就好比一個個關卡，使得各財務、業(yè)務之間的信息按管理需求流轉(zhuǎn)，并且因為控制點之間的內(nèi)在關聯(lián)機制，大幅度提升醫(yī)藥流通企業(yè)的財務管理和業(yè)務管理水平。
針對湖北春天醫(yī)藥有限公司前期信息化狀況和存在的問題，新的物流系統(tǒng)的主要設計思路是，加強對物流環(huán)節(jié)上的每一個關鍵點的控制，從而保證數(shù)據(jù)在傳遞過程中的正確性。“實際上，GSP本身是一個規(guī)范，誰做都區(qū)別不大。因此，目前各種醫(yī)藥流通解決方案，主要區(qū)別還是體現(xiàn)在對物流管理和控制的功能。”這樣，通過打通業(yè)務流轉(zhuǎn)的關鍵節(jié)點，明確了職責崗位目標，徹底改變了以往互相推諉、職責權(quán)限不清的管理狀況。
以前的物流系統(tǒng)由于開發(fā)較早，先于政府部門開始推廣GSP認證的時間，操作上雖然比較簡便，自發(fā)貨到結(jié)算，中間都是一張單據(jù)貫穿始終，一旦單據(jù)中間流失，財務部門的數(shù)據(jù)就無法與業(yè)務部門的數(shù)據(jù)完全一致，企業(yè)極容易墜入賬實不符的泥潭。更要命的是，財務部門無法對過程加以控制，使得問題往往無法得到預防和及時遏制。尤其是對那些結(jié)算周期比長的貨物，就可能由于單據(jù)的遺失而造成一筆糊涂賬。
李佳的那次“被催賬”的經(jīng)歷，最能說明這種關鍵點的作用：在新的物流系統(tǒng)中，采購部對每批購進的藥品出具入庫通知單，質(zhì)量檢驗部出具質(zhì)量驗收單，倉庫做收貨單。倉庫和財務之間的數(shù)據(jù)相互關聯(lián)，財務部每天下午都要匯總當天的各種物流單據(jù)信息，通過系統(tǒng)直接查詢單據(jù)的發(fā)生情況，并通過系統(tǒng)自動生成憑證。如果缺少哪張單據(jù)，通過系統(tǒng)很快就能查到那張單據(jù)卡在哪個環(huán)節(jié)。實物入庫與財務入庫完全同步，使得財務部對每批進貨的應付款情況隨時掌握并且可控。
這些關卡的設置，不僅迅速杜絕了信息流轉(zhuǎn)受阻導致的管理漏洞，而且使得財務部門對于公司的應收應付款、庫存、資金周轉(zhuǎn)率等財務風險的分析和預防，完全建立在真實及時的數(shù)據(jù)基礎之上。
李佳認為，對于涉及到資金往來的業(yè)務，系統(tǒng)的安全性和管理性很重要。金蝶這套系統(tǒng)在訪問、修改等權(quán)限的設置方面有很細的劃分，每一個權(quán)限都可以單獨設置，這對用戶而言十分方便。
對于新舊物流系統(tǒng)之間的區(qū)別，湖北春天醫(yī)藥有限公司管理信息中心的陳濱同樣深有感觸：“K3物流系統(tǒng)對表單和過程控制進行了細分，比如銷售通知單和正常的發(fā)貨單、收貨單，通知單主要告知數(shù)量信息，經(jīng)銷商憑借通知單到倉庫核對實際數(shù)量，然后到財務部門結(jié)算，最后才能取貨。各個環(huán)節(jié)結(jié)合得比較緊密，不能跳過任何環(huán)節(jié)，這樣，一旦某個環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤，可以通過各種方式很快查到。”
遠離信息陷阱
醫(yī)藥行業(yè)的特征之一就是，醫(yī)藥的品種特別多，作為一個商業(yè)性的醫(yī)藥組織，一般至少有幾千個品種，如果再加上GSP所要求的批次管理等信息，動輒就是上萬條信息。這當中稍有不慎，就可能掉入信息陷阱。
2003年11月，新系統(tǒng)開始投入實際運作。為保險起見，并沒有立刻丟掉舊的物流系統(tǒng)，而是拿舊系統(tǒng)做備份，新舊兩個系統(tǒng)并行。這就要求在制作每張單據(jù)的時候，兩邊都要輸入數(shù)據(jù)。操作人員、開票人員、倉庫管理人員，每天都要加班熬夜。亓培實說，那個階段非常痛苦。“因為要把原有的系統(tǒng)完全拋棄掉，工作量比我們想象的要大得多。”
他坦承，這當中也走了很多彎路，回過頭看，其中有些經(jīng)驗還是很可取的。其中，編碼方案的確定是很重要的一點。“我們當時頻繁開會，專門討論確定編碼放方案。”首先，編碼信息量非常大。醫(yī)藥行業(yè)的特征之一就是，醫(yī)藥的品種特別多，作為一個商業(yè)性的醫(yī)藥組織，一般至少有上萬個品種，如果再加上GSP所要求的批次管理等信息，動輒就是幾萬條信息。編碼的思路和設計方案，無疑將直接決定整個物流管理的準確性。其次，編碼一般都是由企業(yè)根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點來確定。確定編碼規(guī)則時，要兼顧未來發(fā)展的需要，如果編碼太過規(guī)范，很可能會影響效率，將來一旦需要修改會很費勁。第三，統(tǒng)一藥品編碼規(guī)則。一是與醫(yī)院的編碼規(guī)則相統(tǒng)一，因為醫(yī)院按要求有專門的標準的編碼規(guī)則，為此，春天公司專門針對醫(yī)院的編碼規(guī)則做了很多溝通，力求兩邊達到一致。二是在生產(chǎn)領域，由于GMP對藥品編碼有要求，作為一家生產(chǎn)和流通并舉的企業(yè)，從編碼方案上盡可能兼顧各項業(yè)務，確保一致性。
其次，在實際應用中不斷完善修訂。這就是常見的基于標準版之上的二次開發(fā)，主要是為了更符合我們的實際操作習慣和流程，提高工作效率。比如，銷售人員在制作報價單的時候，可以直接在表單上查詢進價，在此基礎上系統(tǒng)通過設定的算法自動生成對外的報價。銷售價格的確定，一定要知道批次進價，這樣就能很方便地確定批次的價格。由于醫(yī)藥的毛利潤率很低，批次又多，不同進價可能導致報價不一樣，否則，很難保證每一批貨銷售利潤率。而對于配送的單據(jù)，由于數(shù)量大，對易操作性提出了更高的要求。身在一線，鄭婕說對于已經(jīng)用過其他軟件系統(tǒng)的客戶而言再更換一套新的軟件系統(tǒng)時，以前的操作習慣很難更改，往往會按照習慣來要求新系統(tǒng)的操作方式。因此金蝶醫(yī)藥流通版軟件也在不斷完善發(fā)展，力求包括操作簡便性的每個細節(jié)都能更加貼合客戶的需求。
賞罰分明的項目管理
不單有領導的重視，更有賞罰分明的激勵機制，是春天股份自創(chuàng)的信息化門道。
2003年5月，春天股份成立ERP項目小組，董事長親自出任組長。項目小組負責全部選型、論證、培訓工作。項目小組的成員都是從財務、采購、倉存、銷售等各部門抽調(diào)的負責人或骨干人員。亓培實擔任實施組的組長。此外，建立一套獎懲分明的激勵制度，的確是亓培實感到公司在推行信息化方面可圈可點之處。
公司專門下發(fā)的一份文件上明確，將員工每月獎金額度的50%拿出來，同時再增加同比例的獎金額度，作為對員工在推進信息化方面績效考核額度（實際上相當于增加了50%的獎金額度）。對于參與信息系統(tǒng)的員工，在月度工作總結(jié)時，都將工作盡可能進行了量化。相反，一些懲罰措施也很嚴厲。比如，信息系統(tǒng)的培訓第一次考核不合格，罰款；第二次考核還不合格，待崗。“之所以用專門的文件明確激勵制度，這與春天股份的企業(yè)文化有關，凡事講究依據(jù)，避免隨意性。”
這一政策起到了十分明顯的激勵作用。2003年國慶節(jié)，系統(tǒng)開始初始化，項目組的人更是沒日沒夜加班，連續(xù)幾個晚上沒有回家睡覺，實在困了就在辦公室靠在椅子上打個盹兒。金蝶實施顧問鄭婕也一起加班熬夜，她說是用戶的這種投入的氛圍感染了自己。后來，節(jié)日加班不僅該發(fā)的獎金都發(fā)了，而且還額外申請了一些獎勵政策。亓培實說，ERP應用的長期性決定了建立與之配套的激勵機制的重要性。“如果沒有激勵機制，那推進信息化的工作一定是很痛苦的。”
信息化是醫(yī)藥企業(yè)的飯碗
記者采訪當天，恰逢武漢春天生物工程股份有限公司忙于上市之前的路演。在這家從創(chuàng)業(yè)至今7年的公司中，各項工作運轉(zhuǎn)得有條不紊。管理信息化在春天顯得已是家常便飯。
亓培實說，整個醫(yī)藥行業(yè)都在走信息化的道路。大的醫(yī)藥企業(yè)一般營業(yè)規(guī)模都上了幾十億元，龐大的物流壓力，如果不上信息系統(tǒng)，單靠手工肯定無法維持正常運轉(zhuǎn)。所以，醫(yī)藥行業(yè)整合的趨勢越來越明顯，整合完了怎么消化，一定是通過信息化手段來消化。另外，規(guī)模效應也是通過信息化來完成。
其實，醫(yī)藥行業(yè)當前競爭的焦點有二，其一，趕在外資大舉進入之前，搶占中下游的流通（營銷渠道網(wǎng)絡和終端）資源，其二，搶奪上游的制藥資源。如果一個醫(yī)藥企業(yè)能夠兼具生產(chǎn)、分銷、終端的優(yōu)勢，完善產(chǎn)生鏈，那就自然可以領行業(yè)之先。
目前，醫(yī)藥行業(yè)僅生產(chǎn)型的企業(yè)就有七千多家。醫(yī)藥行業(yè)的集中度很低。醫(yī)藥行業(yè)前面幾十家加起來的份額很少，只是百分之十幾的份額。亓培實認為，醫(yī)藥行業(yè)最終一定是朝著集中的方向發(fā)展，而“集中”的主要手段就是不斷地兼并。一個明顯的趨勢是，各種資本在不斷地介入這一行業(yè)。
由于醫(yī)藥行業(yè)整合的策略基本是對整個產(chǎn)業(yè)鏈進行的，而不是對局部的整合，即最終一定是全面的資源整合，從生產(chǎn)、營銷到終端，是一條價值鏈的整合。而沒有信息化，就無法支撐整合行為。因為信息化的目標也是整合，即把不同領域的信息整合起來，才能實現(xiàn)規(guī)模優(yōu)勢、管理優(yōu)勢。
武漢春天生物工程股份有限公司希望未來的信息系統(tǒng)能夠整合物流、資金流、信息流，最終還要納入工作流。雖然公司有著迫切的整體性需求，但是在具體操作的時候，還是采取分階段實施的穩(wěn)健策略。正如亓培實所言，“實施信息系統(tǒng)不能趕鴨子上架”。在該公司信息化一期項目中的客戶關系管理系統(tǒng)，已經(jīng)和金蝶簽了協(xié)議，但目前還沒有實施。原因在于，公司需要很多業(yè)務領域需要進行資源整合。亓培實堅信，只有業(yè)務整合清晰，實施信息系統(tǒng)才不會亂，效果才能保證。
至此，也就不難理解為什么武漢春天生物工程股份有限公司已經(jīng)將每一步的信息化目標設定得那樣具體而明確。