現(xiàn)場巡視是認證審核實施的重要部分,新修訂的各種專項法除了確定企業(yè)的主體責任之外,都強調了認證機構的附屬責任,如何提高現(xiàn)場巡視的質量和效率需要認真思考。然而,巡視前的精心策劃和后續(xù)巡視的有效實施是實現(xiàn)上述目的的根本。
現(xiàn)場巡視是組成現(xiàn)場審核的重要部分,在現(xiàn)場巡視中如何提高管理體系審核的有效性,是擺在每一名審核員面前需要迫切解決的問題。
一、現(xiàn)場巡視的策劃
1、審核組準備會
管理體系審核一般都要進行審核組準備會。在準備會上審核組組長和專業(yè)審核員除了需要交流企業(yè)的基本情況、重要環(huán)境因素、典型的危險源、食品安全危害等專業(yè)信息外,也需要準備好現(xiàn)場巡視的重點。
2、審核前的準備工作
審核員特別是專業(yè)審核員接到審核計劃后,需要提前進行預習,查閱一下該行業(yè)關鍵控制點相關的法規(guī)、標準以及該專業(yè)當下的先進生產工藝及其設備。熟悉工藝和設備是完成好現(xiàn)場巡視的重要基礎。預習一下法規(guī)和標準,掌握重要的“參數(shù)”,做到心中有數(shù),可以提高現(xiàn)場審核的自信心。
3、審核路線
審核路線的策劃也是一門學問。首先要好好看看各種路線圖,仔細了解其主要的設施布局、設備分布,做好路線的策劃。做到巡視主線清晰、重點突出、疏而不漏、提高效率并擺脫企業(yè)事先精心準備等因素的干擾,去看審核員想看的東西,法規(guī)中重點關注的東西,相關方聚焦的地方。審核員在巡視前要了解企業(yè)在哪些場所實施了動火、高處、臨時用電、有限空間作業(yè)等活動,哪些區(qū)域有危險化學品裝卸活動的發(fā)生,巡視路線要覆蓋到這類區(qū)域,需要通過實際發(fā)生的活動印證風險控制的真實狀態(tài)。
對于有自備水的生產企業(yè),其水源地的食品安全控制是審核員巡視的重點。使用到糧食原料的生產企業(yè),其糧食類型的料倉、倉庫的蟲害控制的表現(xiàn)是巡視的重點。使用到液氨、酒精、正己烷等危險化學品的生產企業(yè),其罐區(qū)、泵房、裝卸口和車間是巡視的重點。重點污染監(jiān)控企業(yè)的污染物排放點是現(xiàn)場巡視的重點,相關方管理薄弱的生產企業(yè),其現(xiàn)場的相關的危險作業(yè)現(xiàn)場是巡視的重點。
4、生產現(xiàn)場
對生產場所的把握也是控制審核風險的重要組成部分。審核員可以通過對產品投訴的線索進行生產現(xiàn)場的選擇。對投訴頻次高、生產批次少、新產品的生產現(xiàn)場,審核員一定要仔細看,應開展全過程、全方位的巡視、觀察和抽樣。
5、巡視時機
把握好巡視時機可以提高審核發(fā)現(xiàn)的“分量”,如果受審核方工藝復雜、產品結構多、工廠面積大、有倒班制度、專業(yè)多,并且審核組中專業(yè)審核員比例較低的時候,可以分開巡視。這樣可以重點突出,節(jié)奏容易把握。要在充分了解受審核方、受審核部門、受審核的過程、過程控制的關鍵參數(shù)后才能進入到巡視階段。這樣才能看得清、看得準、看得明白,得出的審核發(fā)現(xiàn)才會有分量,企業(yè)才更愿意接受。甚至,審核員要將巡視穿插安排在車間交接班的時段、安排在車間衛(wèi)生清洗的時段、車間關鍵設備的檢維修階段。
6、陪同人員的選擇
巡視的陪同人員不能僅聽從于企業(yè)的安排。審核員必須保證審核現(xiàn)場應該有該區(qū)域或該過程負責業(yè)務的管理人員或操作人員在場,因為在巡視的過程中需要他們的配合和引導,需要詢問和解答。
7、巡視中常備工具的選擇
審核員應提前提醒陪同人員帶好在有效期內的PH試紙和消毒液濃度比色試紙以及紅外線測溫儀,在有毒或易燃易爆化學品的場所,要提醒陪同人員攜帶經過檢定的手持式氣體濃度檢測儀。審核員在現(xiàn)場巡視中有“三件法寶”,即:帶刻度尺的塑料記錄夾、小型金屬強光手電和可拍照的手機。可以邊走邊看邊記,例如可以使用帶刻度尺的夾子進行產品尺寸的粗略測量,可以對固定式工業(yè)護欄的結構進行測算,這些不僅能提高工作效率,同時也可以快速進行判斷形成審核證據(jù)。在巡視中經常會使用手電對設備內壁進行觀察,了解其清潔清洗的程度,接觸面的內部光潔度,看看有粉塵的場所中配電柜的內部狀態(tài),看看投料口處有沒有活蟲的痕跡等等。有時候也會使用紅外線測溫儀測測大功率電器的軸承溫度,使用手持式濃度檢測儀現(xiàn)場測定工作場所中有毒有害物質濃度。在企業(yè)允許情況下,用手機拍下相關的證據(jù),在末次會上展示出來,將更具有說服力。眼見為實是審核員從業(yè)的基本理念。
8、巡視前做好著裝的準備
作為多體系審核員在現(xiàn)場巡視前應考慮一下著裝的要求。特別是在夏季您可能會看到個別審核老師穿漂亮的裙子、高跟涼鞋進入到審核現(xiàn)場,在戶外要打著遮陽傘進行巡視,看到臟的地方、有灰的地方進行遙望等等。
二、巡視的實施過程
1、首次巡視
在前面策劃的基礎上,實施現(xiàn)場巡視,將計劃付諸行動,去獲得審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)。在巡視之前,審核員已經實施了較好的學習力,那么在巡視中所體現(xiàn)的觀察力、洞察力和判斷力將取決于足夠的專注力和耐心。筆者在審核一家淀粉糖生產企業(yè)時經過細心觀察和詢問,發(fā)現(xiàn)污水處理車間現(xiàn)場液堿存放區(qū)裝卸口處有兩個接液桶內有高濃度液堿,沒有任何標識,而該車間正在進行新設備改造,有較多施工方在現(xiàn)場工作,很容易發(fā)生相關方的意外接觸發(fā)生化學品灼傷事故。
2、再次巡視
很多時候部分審核員僅巡視一次現(xiàn)場,然后坐在辦公室完成所有的后續(xù)工作;剞D多次現(xiàn)場還是非常必要的。例如,在某啤酒企業(yè)審核時,第一次巡視的時候,沒有生產活動,只能看看基礎設施和工作環(huán)境,發(fā)現(xiàn)一些靜態(tài)問題。當聽說,后續(xù)有糖化投料的生產現(xiàn)場時,審核組臨時決定再次進入到投料口,經過仔細觀察又有了一系列新的審核發(fā)現(xiàn),例如穿戴鞋套的工作人員進入其他區(qū)域,鞋底又受到污染。工作人員佩戴鑰匙等個人物品不符合操作要求的安全隱患。第二次看到的都是操作層面反映的真實問題。糖化工段是啤酒生產中初始階段,也是蟲害控制的敏感區(qū)域,是影響啤酒口味一致性、啤酒新鮮度、發(fā)酵成熟度和發(fā)酵度一致性的關鍵階段。上述問題的反饋引起了企業(yè)高層的高度重視和深刻反響。審核員要有堅韌不拔的個人素養(yǎng),不要吝嗇腳步。
3、巡視中獲取審核證據(jù)的方法
經過精心的準備,手握適宜的工具,甘于深入到生產車間最艱苦的現(xiàn)場,再憑借審核員多年專業(yè)的積累和標準及法規(guī)要求的理解和應用能力。在審核過程中獲得審核證據(jù)將是水到渠成的事情。中醫(yī)講病情的診斷要使用望、聞、問、切四種方法。這和現(xiàn)場審核中使用的方法有異曲同工的相似。觀察、詢問、聆聽也是審核員使用最多來獲得審核證據(jù)的方法,在這里不需要贅述,F(xiàn)場親身驗證的手段需要審核員加以更多的應用。如當審核酒精罐區(qū)的時候,要在罐區(qū)現(xiàn)場結合設計圖紙并借助測量工具來確認安全距離是否符合法規(guī)要求。
4、巡視安全
審核員不僅要在精神上投入工作,在現(xiàn)場巡視中也要注意聽取陪同人員的勸告,注意自己和他人的安全。必要時,應聽從企業(yè)的勸告,戴上安全帽、耳塞,走人行道,看現(xiàn)場的限位標識和警示標識。不能不懂裝懂,隨意觸碰各種設備,隨意接觸高溫物體,隨意靠近場內機動車輛。在進入車間前,要認真聽取相應的安全注意事項。不能因為審核組的隨意駐留和的不安全行為給作業(yè)者帶來影響和潛在的安全風險。當巡視到易燃易爆場所,自覺關閉手機等電子設備,請自覺將明火上交,在有防靜電的場所進行巡視時,要正確使用靜電釋放器。在未征詢受審核方陪同人員允許的前提下,不要輕易打開未開啟的門,不要輕易觸碰正在生產的產品,不要輕易接觸已經清洗和消毒過的食品接觸面。
5、巡視后對線索的追蹤
現(xiàn)場巡視后,通常會獲得很多線索,但要進行追蹤和驗證。審核員需要有嚴謹謹慎的態(tài)度,最怕主觀經驗和臆斷從事,除了要用事實說話之外,還要針對評價準則的要求對審核證據(jù)進行論證。
三、小結
巡視僅僅是現(xiàn)場審核中一個重要的過程,是審核活動的一個階段。巡視的質量和效率將會影響整個審核過程的質量和效率。良好的巡視策劃,把握好適宜的巡視節(jié)奏是成功的開始。