當?shù)谝淮蔚绞軐徍私M織審核時，作為實習(xí)審核員的我，心情十分緊張，如何編寫檢查表，如何向受審核方的部門領(lǐng)導(dǎo)提問，如何現(xiàn)場抽樣，如何查閱樣本。真如老虎吃刺猬，不知如何下口。

 

    根據(jù)中國發(fā)布的審核員的注冊準則及其實施指南的要求，要想成為一名注冊審核員，必須在技能和知識方面滿足體系和審核所依據(jù)的標準以及審核程序、過程和技巧等能力，且這些能力應(yīng)在作為審核組成員至少完成4次完整體系審核，且現(xiàn)場審核人日不少于20天中獲得。內(nèi)容多、要求嚴、時間緊，如何才能完成實習(xí)要求？筆者的切身經(jīng)驗是應(yīng)該在熟悉標準、編寫檢查表、現(xiàn)場抽樣、編寫不合格報告等方面下足工夫。

 

 

    作為審核隊伍中的一名新人，經(jīng)過系統(tǒng)的標準培訓(xùn)，不僅從字面上認識和理解了標準，還掌握了一些審核的基本理論，但在現(xiàn)場審核時如何依據(jù)標準運用審核技能完成審核任務(wù)，還需要從實踐中取得經(jīng)驗。

 

    ISO 9001標準1.2條款指出：“本標準規(guī)定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類型、不同規(guī)模和提供不同產(chǎn)品的組織。”這就給了標準的使用者適宜的靈活性。而且，標準中的條款多處使用了“適當時”、“適用時”、“適宜時”、“必要時”、“只要可能”等，更給了標準的使用者結(jié)合實際、靈活處置之便 。

 

    在現(xiàn)實中，因為受審核組織的產(chǎn)品不同，對標準條款的側(cè)重點不同，就是生產(chǎn)同一種產(chǎn)品的不同組織，也可能因為工藝的不同，確定的過程存在一定的差別。這就要求審核員熟悉標準、理解標準和依據(jù)標準，既不能拘泥成法，生搬硬套，更不能脫離標準。只有這樣，才能對體系的適宜性、充分性、有效性做出正確的判斷　認真對待每一次實習(xí)機會。

 

 

    一份有價值的檢查表，體現(xiàn)的是審核員的審核思路。條理清晰的檢查表，能使審核中保持審核目標的明確、審核目的的周密完整，以及審核的節(jié)奏等，還能減少審核員的偏見和隨意性。;

 

    我第一次編寫檢查表差不多用了一個通宵，但還是條理不清、重點不突出。事后，我在認真學(xué)習(xí)和研究了級別審核員的檢查表后發(fā)現(xiàn)，我編寫的檢查表忽視了受審核方產(chǎn)品和過程的特點，只把條文變成了疑問句，而且，檢查表只列出了審核項目，缺少審核方法和對抽樣量的策劃。

 

    這時，我才認識到應(yīng)該如何編寫檢查表。首先，要明確審核原則，就是體系標準、受審核方現(xiàn)行有效的體系文件、適用于組織的產(chǎn)品及過程的法律法規(guī)等要素。其次，要認真閱讀受審核組織的質(zhì)量手冊和程序文件，以便了解受審核組織的基本情況，以及專業(yè)技術(shù)知識，如產(chǎn)品及服務(wù)的提供過程、產(chǎn)品及服務(wù)所需主要設(shè)施、主要監(jiān)測設(shè)施等，做到心中有數(shù)。第三，要明確審核序列。初次審核和復(fù)審是關(guān)系到受審核組織能否獲得和保持認證證書的問題，時間相對充裕，檢查表準備要詳細。監(jiān)督審核時間較短，要突出重點。第四，要清楚審核計劃。審核計劃將由組長在審核組預(yù)備會議上傳達。會上，審核組長還要介紹受審核方的基本概況、產(chǎn)品和過程的特點及控制要點，明確審核重點，下達現(xiàn)場審核任務(wù)并對實習(xí)審核員進行培訓(xùn)，講明審核活動的時間安排和審核路線等要求。這些信息對實習(xí)審核員準備檢查表及提高自己的審核水平尤為必要。

 

 

    抽樣是審核的基本方法。由于審核時間的限制，審核員不可能檢查到審核范圍內(nèi)的所有活動、操作、過程、文件記錄，只能以樣本來證實相應(yīng)的審核對象是否符合要求。從這個意義上說，審核就是一個抽樣調(diào)查的過程，具有一定的局限性，也具有一定的風(fēng)險性。要保證審核的系統(tǒng)性和完整性，選定的樣本必須應(yīng)該具有代表性。自己一定要堅持“親”、“量”、“層”、“均”、“信”五字方針。“親”就是親至現(xiàn)場抽樣，不能由受審核組織推薦提供。“量”是要保證一定的數(shù)量。抽取的樣本通常有兩種狀況，一是現(xiàn)場樣本數(shù)量的抽取，一般情況下，初次審核時為受審核組織所有現(xiàn)場數(shù)的平方根取整；復(fù)審時與初次審核相同，或可減少為現(xiàn)場數(shù)量平方根的0.8倍；監(jiān)督審核為現(xiàn)場數(shù)量平方根的0.6倍。二是抽取工作樣本，一般以3～5個為宜。“層”是指要分層抽樣，按照產(chǎn)品、活動、設(shè)備、生產(chǎn)線、崗位或記錄等分層。“均”是要適度均衡，要綜合考慮各個部門抽取的樣本量，不能此多彼少。“信”就是要相信自己的樣本。

 

    剛開始時，我總想在一個部門找出些不合格，以證明自己的認真。同行的級別審核員及時給我指出，“審核尋找的是審核證據(jù)而非不合格項，要對抽樣調(diào)查的結(jié)果有信心。
 

 

    作為實習(xí)審核員，首先要弄清不符合項就是體系審核過程中發(fā)現(xiàn)的不合格。第二，要弄清不符合項形成原因的3種情況：一是體系文件不符合標準，二是體系現(xiàn)狀未按體系文件或適用的法律法規(guī)的要求執(zhí)行，三是體系運行的結(jié)果未達到預(yù)期目標。第三，要正確界定嚴重不符合項和一般不符合項。判定為不符合項及其性質(zhì)時，要經(jīng)審核組的級別審核員和審核組長的同意。特別是嚴重不符合項的判定，要經(jīng)全審核組討論并報認證機構(gòu)同意后再定。因為它對受審核方能否通過體系認證具有關(guān)鍵性的作用。

 

 

    現(xiàn)場審核主要是通過觀察、查閱文件和記錄、提問與交談、追蹤驗證等方法來實施。從哪兒開始問起以及怎么問，是有一定技巧的。雖然書本里介紹了如“開放式”、“封閉式”、“澄清式”等多種方法，但采取何種方法最合適，要因人而異。如審核領(lǐng)導(dǎo)層時，審核組的級別審核員告訴我說，可以先讓領(lǐng)導(dǎo)簡明介紹一下組織的概況，逐步引入主題。如果受審核方的整個領(lǐng)導(dǎo)班子參加，就不要只問一位領(lǐng)導(dǎo)，那樣會給其他領(lǐng)導(dǎo)造成錯覺，好像審核與自己無關(guān)，而應(yīng)逐個詢問，既可活躍氣氛又增強了其他領(lǐng)導(dǎo)的信心。提問時，對審核對象的回答要仔細傾聽，表現(xiàn)出感興趣的表情，同時要注意引導(dǎo)。

 

    審核中，對調(diào)查獲取的信息和證據(jù)做好記錄。記錄應(yīng)清楚、準確、具體，易于再查。記錄時，要把審核取證時間、地點、調(diào)查對象、主要過程和活動實施概要、憑證材料、涉及的文件、標識以及不符合事實的主要情節(jié)、具有可追溯性的信息等反映出來。

 

    觀察也很重要。在現(xiàn)場審核時要仔細觀察審核現(xiàn)場的環(huán)境、設(shè)備狀態(tài)、產(chǎn)品和標識、過程和記錄等。當發(fā)現(xiàn)問題時應(yīng)進行深入的調(diào)查以確定審核證據(jù)。如發(fā)現(xiàn)不符合項時，應(yīng)適當增加抽樣量，以確定所發(fā)現(xiàn)的不符合項是屬于偶然問題還是系統(tǒng)問題。

 

    審核要靠口問、耳聽、眼看、手寫。實習(xí)審核員要注意鍛煉這些方面的能力。再者，在審核組內(nèi)的例會上，要爭取先發(fā)言，主動談出自己的看法和認識，表明自己的看法，級別審核員會根據(jù)自己的發(fā)言給予具體分析和指導(dǎo)，做出恰當?shù)慕Y(jié)論。

 

    天下無難事，只怕有心人。每位實習(xí)審核員只要用心，都能盡快成長為一名級別審核員。

 

 

    1、接到通知之后，主動與審核組長聯(lián)系，從而得到審核計劃。

 

    2、根據(jù)審核計劃，看看你所在的組，看看需要審核的條款。

 

    3、一定要熟悉條款，的別是公共條款（文件，記錄，管理評審等）。

 

    4、實習(xí)生是不可以獨立審核的，但是現(xiàn)實中就是可以的，所以要求你去獨立審核的時候，你要扛的起。

 

   5、最好自己根據(jù)審核計劃編寫審核檢查表，防止萬一某一個條款你不熟悉。

 

    6、在整個審核過程中，自己要用心去學(xué)，去看，去記。

 

 

    一、少說多聽。

 

    二、多聽少問，（問的時候要注意場合）。

 

    三、很多事情并不是按理論流程來的，所以自己心中有數(shù)就可以了。

 

    四、實習(xí)審核員：最少4次完整的體系，15天現(xiàn)場，20天總經(jīng)歷。