采購(gòu)是產(chǎn)品形成的一個(gè)重要過(guò)程，采購(gòu)品的質(zhì)量對(duì)組織的產(chǎn)品是否符合要求有著不可忽視的影響，因此應(yīng)進(jìn)行控制。對(duì)采購(gòu)過(guò)程的控制主要應(yīng)包括對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品及供方進(jìn)行控制、制定采購(gòu)要求、對(duì)采購(gòu)品進(jìn)行驗(yàn)證等方面，這也是提高審核有效性應(yīng)關(guān)注的內(nèi)容。

     下面，就對(duì)“供方”進(jìn)行審核時(shí)遇到的問(wèn)題，根據(jù)GB/T 19001－2000、GJB 9001A－2001標(biāo)準(zhǔn)7.4.1條的有關(guān)要求，談幾點(diǎn)個(gè)個(gè)看法。

    一、應(yīng)全面、正確的識(shí)別供方    

什么是供方？GB/T 19000－2000定義為：“提供產(chǎn)呂的組織或個(gè)人”。示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。供方是采購(gòu)品的提供者，他可以是生產(chǎn)廠家，也可以是采購(gòu)品的零售商、代理商。

     實(shí)際上，由于各種原因，組織不能直接向生產(chǎn)廠家直接訂貨，只能在市場(chǎng)采購(gòu)或通過(guò)代理商訂貨采購(gòu)。審核時(shí)，常常會(huì)發(fā)現(xiàn)：組織提供的合格供方名單里，并沒(méi)有包括這些零售商、代理商，也沒(méi)有這些零售商、代理商的評(píng)定材料。這些組織把供方片面地理解為只有“生產(chǎn)廠家”一種形式，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到產(chǎn)品的零售商、代理商同樣也是供方。

     二、應(yīng)對(duì)供方進(jìn)行分類(lèi)管理

     標(biāo)準(zhǔn)7.4.1條規(guī)定：“對(duì)供方及采購(gòu)的產(chǎn)品控制的類(lèi)型和程度應(yīng)取決于采購(gòu)的產(chǎn)品對(duì)隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”。由標(biāo)準(zhǔn)的要求可以看出：對(duì)“采購(gòu)品”以及采購(gòu)品的“供方”都應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)管理，分類(lèi)管理的依據(jù)是“采購(gòu)品對(duì)隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”。對(duì)供方分類(lèi)的目的是為了組織將有限的人力、物力資源用于管理和控制，對(duì)供方的管理采取不同的控制類(lèi)型和程度。

     在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)：組織沒(méi)有按“采購(gòu)的產(chǎn)品對(duì)隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”，對(duì)采購(gòu)品的供方進(jìn)行分類(lèi)。

     三、評(píng)定合格供方的依據(jù)——“按組織的要求提供產(chǎn)品的能力”     標(biāo)準(zhǔn)7.4.1條規(guī)定：“組織應(yīng)根據(jù)供方按組織的要求，提供產(chǎn)品的能力評(píng)價(jià)和選擇供方”。這就是說(shuō)，對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)的依據(jù)是“按組織的要求，供方提供采購(gòu)產(chǎn)品的能力”，再根據(jù)評(píng)價(jià)的結(jié)果，擇優(yōu)選擇供方，并形成合格供方名單。

     什么是“能力”？GB/T 19000－2000定義為：“組織、體系或過(guò)程實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品并使其滿足要求的本領(lǐng)”。因此“所謂提供產(chǎn)品的能力”也就是提供方能夠按組織提出的要求(如采購(gòu)品的名稱(chēng)、牌號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等)，按照約定的價(jià)格、交貨期等，持續(xù)穩(wěn)定地提供組織滿意的采購(gòu)品的本領(lǐng)。“組織的要求”通常包括明示要求和隱含要求。明示要求是指訂貨合同約定的條款，如采購(gòu)品的名稱(chēng)、牌號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)、價(jià)格、交貨期、服務(wù)要求等。隱含要求是指訂貨合同內(nèi)未約定的條款，如供方的資質(zhì)、誠(chéng)信等級(jí)、有無(wú)違紀(jì)或不良行為、歷史狀況、財(cái)務(wù)狀況、與其它組織類(lèi)似產(chǎn)品質(zhì)量的比較、采購(gòu)品使用的實(shí)際質(zhì)量情況等。

     四、應(yīng)制定評(píng)價(jià)、選擇和再評(píng)價(jià)供方的準(zhǔn)則

     標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“應(yīng)制定選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則”。制定對(duì)供方評(píng)價(jià)準(zhǔn)則是組織對(duì)采購(gòu)過(guò)程控制的重要內(nèi)容之一，是選擇、評(píng)價(jià)供方的依據(jù)。對(duì)供方評(píng)價(jià)的內(nèi)容一般包括：提供產(chǎn)品的符合性、供方的質(zhì)量保證能力，以及其它需評(píng)價(jià)的內(nèi)容。在制定準(zhǔn)則時(shí)要考慮以下幾點(diǎn)：

     1. 評(píng)定準(zhǔn)則的內(nèi)容要能充分反映出供方提供的采購(gòu)品滿足組織要求的能力，既要體現(xiàn)出供方滿足組織明示要求的能力，又要體現(xiàn)出供方滿足組織隱含要求的能力。在此基礎(chǔ)上，確定評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)的具體操作準(zhǔn)則。

     2. 對(duì)不同類(lèi)型(生產(chǎn)廠家、零售商、代理商等)、不同管理類(lèi)別的供方，在評(píng)價(jià)項(xiàng)目、內(nèi)容要求、周期、判定準(zhǔn)則上，應(yīng)有所區(qū)別。對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響大的采購(gòu)品的供方要嚴(yán)格控制。

     3. 評(píng)定準(zhǔn)則和重新評(píng)定準(zhǔn)則在評(píng)價(jià)內(nèi)容、方式上要有所區(qū)別。

     新供方的評(píng)價(jià)準(zhǔn)則要充分體現(xiàn)出“供方是否具有滿足組織要求的能力”。一般要評(píng)價(jià)：產(chǎn)品(樣品)質(zhì)量狀況或已向其它組織提供的同類(lèi)產(chǎn)品的質(zhì)量情況、供方質(zhì)量體系對(duì)提供穩(wěn)定質(zhì)量產(chǎn)品的保證能力、交付后的服務(wù)和技術(shù)支持能力、供方顧客的滿意程度、其它情況(如履約能力、誠(chéng)信等級(jí)等)。

     對(duì)現(xiàn)有供方的重新評(píng)定準(zhǔn)則要充分體現(xiàn)出“供方是否保持了初次評(píng)定時(shí)滿足組織要求的能力、是否有所改進(jìn)”。如，供方供貨質(zhì)量的穩(wěn)定性、符合性是否提高，工作績(jī)效(如交貨及時(shí)性、價(jià)格、服務(wù)等)是否改進(jìn)，質(zhì)量體系是否持續(xù)有效等。對(duì)已被選為合格的供方，要實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，當(dāng)提供的采購(gòu)品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，應(yīng)規(guī)定要采取的措施，以保證采購(gòu)品持續(xù)符合要求。

     “與供方互利的關(guān)系”是質(zhì)量管理原則之一，建立組織與供方的相互共存、互利的關(guān)系，可增強(qiáng)雙方的能力，實(shí)現(xiàn)雙贏。對(duì)現(xiàn)有供方進(jìn)行再評(píng)定，并根據(jù)評(píng)定結(jié)果采取必要的措施要充分體現(xiàn)這一原則。

     4. 評(píng)定和重新評(píng)定準(zhǔn)則制定的內(nèi)容要有可操作性，應(yīng)明確規(guī)定合格供方的標(biāo)準(zhǔn)，重新評(píng)價(jià)的時(shí)機(jī)、內(nèi)容、方式和要求，持續(xù)保持合格供方的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)要規(guī)定獲取相應(yīng)信息的職責(zé)、方法、程序，以便為評(píng)價(jià)提供相應(yīng)的信息。

     但在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)以下問(wèn)題：

     1. 沒(méi)有制定評(píng)定和重新評(píng)定準(zhǔn)則，提供不出評(píng)價(jià)依據(jù)。

     2. 組織沒(méi)有認(rèn)識(shí)到對(duì)供方進(jìn)行“評(píng)定”和“重新評(píng)定”的差異，在實(shí)際進(jìn)行評(píng)定時(shí)使用一個(gè)評(píng)定準(zhǔn)則。

     3. 也有的組織使用的評(píng)定準(zhǔn)則沒(méi)有對(duì)不同管理類(lèi)別的供方進(jìn)行區(qū)分，不同管理類(lèi)別的供方使用一個(gè)準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)定。

     4. 組織制定的某些評(píng)定內(nèi)容缺乏可操作性，雖規(guī)定了評(píng)定內(nèi)容，但無(wú)法獲取相應(yīng)信息，使評(píng)定記錄表上這些評(píng)定內(nèi)容形同虛設(shè)。

     五、合格供方的評(píng)價(jià)材料要充分、有效

     按評(píng)定準(zhǔn)則的要求，組織要對(duì)供方進(jìn)行評(píng)定和重新評(píng)定。評(píng)定要建立在有充分的供方和采購(gòu)品信息的基礎(chǔ)上，才能有效。對(duì)此，組織要建立并實(shí)施獲取相應(yīng)評(píng)定信息的方法、程序，以便為評(píng)價(jià)提供相應(yīng)的證據(jù)。為便于實(shí)施評(píng)定，組織常常根據(jù)評(píng)定準(zhǔn)則規(guī)定的要求，繪制成規(guī)范的記錄表格，將評(píng)定意見(jiàn)填入表內(nèi)，并將獲取的證據(jù)附在后面，使評(píng)定建立在基于事實(shí)的基礎(chǔ)上。但獲取證據(jù)時(shí)，要注意證據(jù)的時(shí)效性、要注意證據(jù)的有效性、要注意證據(jù)的充分性，使評(píng)定的結(jié)論有充分、有效的證實(shí)材料予以支持。

     在審核時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)在組織提供的評(píng)定證實(shí)材料中，資質(zhì)證明書(shū)超過(guò)有效期限；組織要采購(gòu)的物品沒(méi)有包含在資質(zhì)證明書(shū)規(guī)定的產(chǎn)品范圍內(nèi)；提供的數(shù)據(jù)信息與要求的內(nèi)容不符；提供的數(shù)據(jù)信息不足以支持結(jié)論等。

     六、審核員應(yīng)將具備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，貫穿在審核過(guò)程中

     對(duì)“組織對(duì)其供方控制情況”進(jìn)行審核，雖然專(zhuān)業(yè)性不那么明顯，但根據(jù)組織產(chǎn)品的特點(diǎn)，具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，仍是非常必要的。審核采購(gòu)品及其供方的分類(lèi)、外包控制情況等，具有必要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)提高審核的有效性仍是十分有益的。

     要確保采購(gòu)品的質(zhì)量滿足組織的要求，組織就必須對(duì)“供方”進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇，而且首先應(yīng)重在評(píng)價(jià)和選擇，這也是控制采購(gòu)過(guò)程的首要程序。要扭轉(zhuǎn)“重驗(yàn)證、輕評(píng)價(jià)和選擇”的傳統(tǒng)觀念。“組織對(duì)其供方的控制情況”是我們審核采購(gòu)過(guò)程的重要內(nèi)容，也是提高審核有效性必需關(guān)注的問(wèn)題。目的是為了確保組織按標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)其供方進(jìn)行管理，保證采購(gòu)品的質(zhì)量滿足規(guī)定要求。