一、文件受控
    受控文件在GB/T19000—2000、GB/T19001—2000以及GB/T19023—2003等標(biāo)準(zhǔn)中沒(méi)有明確的定義，這些標(biāo)準(zhǔn)中只提到文件控制的概念，因而關(guān)于受控文件的說(shuō)法各不相同。一種觀點(diǎn)認(rèn)為：受控文件的重要特征是受組織控制并能對(duì)其進(jìn)行更改，對(duì)通過(guò)其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來(lái)文件，都可視為非受控文件。
    另一種觀點(diǎn)則認(rèn)為，外來(lái)文件也是受控文件。
    筆者贊同第一種觀點(diǎn)。
    從GB/T19023—2003標(biāo)準(zhǔn)6.5條款可知：用于投標(biāo)、顧客非現(xiàn)場(chǎng)使用及其他特殊發(fā)放的文件，不要求對(duì)其更改進(jìn)行控制，對(duì)此類(lèi)文件應(yīng)作為非受控文件明確標(biāo)識(shí)。由此可見(jiàn)，非受控文件的重要特征視此類(lèi)文件不要求對(duì)其更改進(jìn)行控制，其含義有兩點(diǎn)：
    其一，對(duì)更改進(jìn)行控制既沒(méi)有必要，也沒(méi)有意義。如生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量月報(bào)、與季節(jié)有關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等，此類(lèi)文件是有時(shí)效性的，到期自動(dòng)作廢，不必回收，更沒(méi)必要對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改控制。
    其二，組織無(wú)權(quán)進(jìn)行更改控制。如國(guó)家的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)備儀器的說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)等文件，組織智只能進(jìn)行標(biāo)識(shí)、分發(fā)和控制使用，并及時(shí)跟蹤相關(guān)文件的最新版本。
    GB/T19023—2003標(biāo)準(zhǔn)6.5條款的“注”指出，如果沒(méi)有對(duì)此類(lèi)文件實(shí)施有效的控制，可能會(huì)造成作廢文件的誤用�？梢�(jiàn)，對(duì)非受控文件也必須進(jìn)行有效控制，以避免作廢文件的誤用，只是其內(nèi)容可不實(shí)施更改控制。組織對(duì)文件的控制體現(xiàn)在許多方面，而不僅僅在于控制其更改，非受控文件并不是不需要進(jìn)行控制的文件。受控文件的重要特征是組織能夠?qū)ζ鋬?nèi)容進(jìn)行更改控制。
    二、文件控制
    GB/T19001—2000標(biāo)準(zhǔn)4.2.3條款指出，體系所要求的文件應(yīng)予以控制。文件控制的內(nèi)容主要設(shè)計(jì)以下七個(gè)方面：①文件的批準(zhǔn)；②文件的審批與更改；③文件狀態(tài)的識(shí)別；④可獲得相關(guān)文件的使用版本；⑤文件的識(shí)別；⑥外來(lái)文件的識(shí)別發(fā)放；⑦作廢文件的管理。
    針對(duì)不同類(lèi)型的文件，其控制的內(nèi)容和程序各不相同，對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、表格、質(zhì)量計(jì)劃、內(nèi)部規(guī)范等體系文件應(yīng)進(jìn)行上述七個(gè)方面的控制。組織體系外來(lái)文件一般有法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、顧客提出的設(shè)計(jì)圖樣、技術(shù)資料、規(guī)章和維護(hù)手冊(cè)等相關(guān)文件，對(duì)這些文件只進(jìn)行④、⑥、⑦項(xiàng)的控制即可。
    記錄作為的一種特殊文件，是提供符合要求和體系有效運(yùn)行的證據(jù)。由于記錄不得進(jìn)行更改，所以記錄的控制通常是規(guī)定就的標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、保護(hù)、檢索、保存期和處置等所需的控制，而不對(duì)其實(shí)施修改控制。當(dāng)我們談到文件控制時(shí)，不僅僅是說(shuō)對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改就叫文件控制，上述①、②項(xiàng)外的的其他控制也是文件控制，即文件控制和文件受控是兩個(gè)不同的概念。
    三、文件受控和文件控制
    受控文件的重要特征是受組織控制并能對(duì)其進(jìn)行更改，文件控制則包括了4.2.3條款中a至f各項(xiàng)的控制。對(duì)于外來(lái)識(shí)別后需要列入體系的文件，組織一般只進(jìn)行識(shí)別、控制、分發(fā)和保存，并跟蹤外來(lái)文件的版本更新。這些是對(duì)文件的控制，但不能說(shuō)該文件受控。文件受控屬于文件控制，但文件控制并不一定是文件受控。文件控制包括組織可對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改的受控文件的控制和不要求對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改的非受控文件的控制。