本人在用Excel XP管理教職工檔案時(shí)，經(jīng)常遇到合并或拆分單元格數(shù)據(jù)的情況，經(jīng)過一段時(shí)間的使用后摸索出了一套自己的“合并與拆分”理論，供同行們參考。
所謂合并數(shù)據(jù)是指將兩列中的數(shù)據(jù)合并到一列中，拆分?jǐn)?shù)據(jù)是指將一列中的數(shù)據(jù)拆分到兩列中，圖1為“畢業(yè)院校”和“專業(yè)”兩列的拆分及合并的效果圖。
合并數(shù)據(jù)
要將“畢業(yè)院校”和“專業(yè)”兩列中數(shù)據(jù)合并為“畢業(yè)院校及專業(yè)”，有“真”、“假”兩種合并方法，所謂真合并就是將兩列數(shù)據(jù)真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并為一列了，實(shí)際數(shù)據(jù)還是存在于兩列中，具體操作跟我一起來看看吧。
1、真合并
如果將一列中的數(shù)據(jù)通過再輸入合并到另一列中，那不是我們希望看到的解決辦法，快捷而準(zhǔn)確的操作方法是：
(1)將需要合并的“畢業(yè)院校”和“專業(yè)”兩列數(shù)據(jù)通過“剪切”、“粘貼”移動(dòng)到一個(gè)新工作表中，如命名為“合并”工作表。
(2)在“合并”工作表中將XLS文件另存為TXT文件，單擊“文件→另存為”，保存類型選擇“文本文件(制表符分隔)”，單擊[保存]按鈕后根據(jù)提示連續(xù)單擊兩次[確定]按鈕即可。
(3)在Execl中單擊[打開]按鈕，重新打開TXT文件，在“文本導(dǎo)入向?qū)?rarr;步驟之1”中采用默認(rèn)設(shè)置，單擊[下一步]按鈕，在“步驟之2”分隔符號(hào)中，去掉“Tab鍵”前復(fù)選框的選擇，單擊[完成]按鈕，這時(shí)兩列中數(shù)據(jù)合并到一列中。
圖1
(4)將合并后的數(shù)據(jù)再通過“剪切”、“粘貼”操作移動(dòng)到原工作表的原位置處，合并操作完成。
提示：合并后的數(shù)據(jù)在原來兩列數(shù)據(jù)(如畢業(yè)院校和專業(yè))之間會(huì)有一個(gè)空格，而有時(shí)根據(jù)實(shí)際需要去掉或加寬空格，可采取如下措施：
方法一：對(duì)TXT文件進(jìn)行編輯
XLS文件中列與列之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為TXT文件后是以制表符分隔的，此時(shí)合并后的數(shù)據(jù)在原來兩列數(shù)據(jù)之間會(huì)有一個(gè)空格，改變TXT文件中兩列之間距離(即改變空格的大小)，對(duì)應(yīng)的XLS文件中原兩列數(shù)據(jù)之間的距離也會(huì)隨之發(fā)生改變，若TXT文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離增大或減小為零，則合并的XLS文件中兩列數(shù)據(jù)之間距離也會(huì)隨之增大或減小為零。如果你要將兩列數(shù)據(jù)無縫合并，建議應(yīng)用下面兩種方法。
方法二：利用函數(shù)ConcateName
圖2
ConcateName函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串，語法為：ConcateName (text1,text2,……)，text1, text2,……為1到30個(gè)將要合并成單個(gè)文本項(xiàng)的文本項(xiàng)，這些文本項(xiàng)可以為文本字符串、數(shù)字或?qū)蝹�(gè)單元格的引用，如圖2所示。
方法三：利用“&”運(yùn)算符
利用“&”運(yùn)算符也可將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串，“&”運(yùn)算方式同“+”、“-”等運(yùn)算方式一樣，如圖2所示。
2、假合并
我們也來一個(gè)“瞞天過海”吧，呵呵，在對(duì)單元格設(shè)置邊框時(shí)，利用工具欄中的“外部框線”將兩個(gè)單元格框在一起，這樣兩個(gè)單元格中數(shù)據(jù)就在一個(gè)表格中了，打印出來后保證不留一點(diǎn)“作假”痕跡。此招對(duì)付較少單元格效果不錯(cuò)，要應(yīng)付大量的單元格，奉勸你還是來點(diǎn)“真”的吧！否則夠你忙的了。
拆分?jǐn)?shù)據(jù)
合并方法掌握了，拆分也不難，拆分的方法與前面介紹的合并方法相似，先將XLS文件另存為TXT文件，再對(duì)TXT文件進(jìn)行編輯，將需要拆分的數(shù)據(jù)用“Tab”鍵或空格分開，然后再用Excel重新打開編輯后的TXT文件，這樣原來在一起的數(shù)據(jù)就被拆分開了。
處理含有大量信息的表格時(shí)，以上合并與拆分的方法很有效，有興趣的朋友可以試一試。