很多人都會有這樣的慣性思維:表格都是有線的。本文的目的就在于打破這種慣性思維。下面通過三個日常工作中經(jīng)常會遇到、但很多人都認(rèn)為不太好解決的實(shí)例,向大家介紹“無線表格”的巧妙之處。
一、無線標(biāo)題行
凡是遇到表格超過一頁的情況,我們都希望最好能在每一頁都顯示表頭部分。雖然Word為我們提供了“標(biāo)題行”功能,但必須是表格內(nèi)的行才能設(shè)置為“標(biāo)題行”,如果遇到下面這種表頭該怎么辦呢?
其實(shí),我們完全可以把在外面的那一行請到表格里面來,這樣它就可以顯示在每頁了。有人可能馬上要提反對意見:我并不想讓它也帶表格線呀!莫急,我們有辦法讓它既在表格里,又不穿表格衣。具體做法如下:
先在表格上方加一個空行,并把整行合并為一個單元格,然后把“××單位年終獎金分配表”這一行內(nèi)容移入該單元格,并把該單元格設(shè)為標(biāo)題行。
如果Word界面上沒有表格工具欄,可通過“視圖→工具欄”,點(diǎn)選“表格和邊框”使之出現(xiàn)。接著在表格工具欄中點(diǎn)一下那個橡皮,然后用它把表格第一行的三條邊(頂邊、左邊和右邊)描一遍。好了,大功告成!
雖然此時在屏幕上還能看到表格線,但打印時絕對不會再出現(xiàn)了。試想,如果連屏幕上起提示作用的表格線都沒有了,那編輯表格的時候豈不是很累?
二、菜譜效果
會議日程安排中經(jīng)常會有下表所示的人員住宿安排。按照慣例,整個表格都是不帶表格線的。
對于這種情況,比較原始的辦法是在各列之間加空格。這種辦法經(jīng)常把人搞得焦頭爛額,因?yàn)楹茈y做到各列對齊。
有經(jīng)驗(yàn)的人會使用Word的制表位,但這種方法在輸入時只能橫向進(jìn)行,而且調(diào)整列間距時不是很方便,如要增加或刪除列那就更困難了。
其實(shí)最簡單的辦法是先建立一個“無線表格”,因?yàn)榭礃幼,它分明就是一個標(biāo)準(zhǔn)的表格。具體做法如下:
在“插入表格”對話框中,點(diǎn)擊“自動套用格式”,然后在“表格樣式”列表中選擇“普通表格”(這是Word XP的說法,在Word 2000和Word 97中應(yīng)為“無”)即可。
剩下的工作就是在這個“無線表格”中隨意進(jìn)行編輯了。
三、座位表
住宿的問題解決了,下面該排會場座位表了。通常遇到排座位表的問題,十個人中有九個都要撓頭——因?yàn)槊忠Q排,一個人的名字要分三行來寫,也不容易對齊;好不容易排好了,一旦稍有變動,就又亂套了……
其實(shí),這個問題還是用“無線表格”來解決最為便捷:僅僅需要把名字部分的“文字方向”改為“豎排”就可以了。