許多人都有過同時給多個人發(fā)信的經(jīng)歷，例如生日邀請、節(jié)日問候，或者單位里寫給客戶的信件。這些郵件當然不能“批量發(fā)信”了事，必需使用特定的稱呼和問候語，使得信件就像單獨寫出來一樣。但如果分別給每個人寫信，又實在太麻煩了。利用Office 97/2000的郵件合并功能，可以大大地簡化這類工作。

　　郵件合并涉及兩個文檔：第一個文檔是郵件的內(nèi)容，這是所有郵件相同的部分，以下稱“主文檔”；第二個文檔包含收件人的稱呼、地址等每個郵件不同的內(nèi)容，以下稱“收件人列表”。第二個文檔中的內(nèi)容也可以從其他程序得到，比如Outlook的聯(lián)系人列表。

　　執(zhí)行郵件合并操作之前首先要創(chuàng)建這兩個文檔，并把它們關聯(lián)起來，也就是標識收件人列表中的各部分信息在第一個文檔的什么地方出現(xiàn)。例如，指定在主文檔的哪些位置應當出現(xiàn)收件人列表中的“稱呼”。完成后就可以“合并”這兩個文檔，為每個收件人創(chuàng)建郵件。以后再次給這些人發(fā)信時，只需要創(chuàng)建主文檔或修改已有的信件，然后再運行郵件合并功能就可以了，非常方便、快捷。

　　一、創(chuàng)建收件人列表

　　假設包含信件內(nèi)容的主文檔已經(jīng)準備好，現(xiàn)在打開它。選擇“工具/郵件合并”，出現(xiàn)“郵件合并幫助器”窗口，單擊“創(chuàng)建”，選擇“套用信函”，在下一個對話框中選擇“活動窗口”。

　　現(xiàn)在又回到了“郵件合并幫助器” 窗口。單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，再選擇“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”以定義收件人信息。在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”對話框中系統(tǒng)已經(jīng)自動創(chuàng)建了許多域，我們還可以刪除和添加域。完成域名定義后，單擊“確定”，輸入該收件人列表的文件名，選擇“保存”。

　　回到“郵件合并幫助器”窗口后，單擊“編輯數(shù)據(jù)源”，在對話框中輸入第一個收件人的各項數(shù)據(jù)。單擊“新增”接著輸入下一個收件人信息，重復上述過程直至輸入所有收件人的信息。

二、插入合并域

　　返回主文檔界面之后，接下來的任務是將合并域(例如姓名或稱呼等)插入到主文檔的合適位置。將插入光標移到域內(nèi)容應當出現(xiàn)的位置，單擊“郵件合并”工具條上的“插入合并域”，在下拉列表框選擇合適的域，比如當光標所在的位置應當是你對收件人的稱呼時，就選擇域“稱呼”。重復上述過程直至加入了所有的域。

　　如果要查看合并后的效果，單擊“郵件合并”工具條上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，此時就會出現(xiàn)將收件人列表第一個記錄內(nèi)容合并到郵件正文后的郵件文本，利用“上一記錄”、“下一記錄”按鈕可以改變所合并的收件人記錄。如果要作修改，單擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，修改間隔或位置，然后再檢查合并后的效果。

　　三、執(zhí)行合并操作

　　編輯好待合并的主文檔后，選擇“工具/郵件合并”，打開“郵件合并幫助器”對話框。

　　選擇“合并”，從“合并到”列表框選擇“新建文檔”，選中“數(shù)據(jù)域為空時，不打印空白行”以保證空域不會以空行形式出現(xiàn)在最終文檔中，最后單擊“合并”按鈕就可以合并主文檔和收件人列表。

　　合并結(jié)果將出現(xiàn)在屏幕上，寫給各個收件人的郵件依次排列，此時最好再檢查一下，然后打印或保存合并后的文檔。

　　以后要再次執(zhí)行合并時，只需打開主文檔，然后選擇“工具/郵件合并”，單擊“合并”就可以了。在退出Word時，會提示保存收件人列表文檔，選擇“是”，否則將丟失這個收件人列表數(shù)據(jù)。

　　四、利用Outlook的聯(lián)系人信息

　　如果收件人信息已經(jīng)在Outlook聯(lián)系人列表中，把這些聯(lián)系人信息拷貝到一個新的聯(lián)系人文件夾就可以作為Word郵件合并中的收件人列表。方法是，在Outlook中，選擇“文件/新建/文件夾”為聯(lián)系人列表創(chuàng)建一個新的文件夾，在“名稱”框中輸入新文件夾的名字(例如“客戶聯(lián)系”)，從“文件夾包含”列表選擇“聯(lián)系人項”，然后選擇一個文件夾的位置并單擊“確定”，如果系統(tǒng)提示是否要建立工具條快捷方式，選擇“否”。(除非你認為確實有必要。)

現(xiàn)在就可以把Outlook聯(lián)系人列表中的數(shù)據(jù)拷貝到這個新的文件夾，步驟為：打開源文件夾，按住CTRL鍵選中多個聯(lián)系人信息，保持CTRL鍵按下狀態(tài)，將選中內(nèi)容拖到目標文件夾“客戶聯(lián)系”。

　　要將這個新的文件夾設置為郵件地址簿，右擊文件夾名字，選擇“屬性”，再選擇“Outlook通訊簿”，選中“將該文件夾顯示為電子郵件通訊簿”，單擊“應用”，最后單擊“確認”。

　　到此為止，Outlook中的收件人列表已經(jīng)創(chuàng)建完畢。

　　在Word中打開主文檔。打開“郵件合并幫助器”，從對話框中選擇“獲取數(shù)據(jù)/使用通訊簿”，選擇“客戶聯(lián)系”文件夾并單擊“確定”。接下來，就可以按照前面介紹的方法插入合并域、執(zhí)行合并操作了。

　　應當注意的是，在指定“客戶聯(lián)系”文件夾作為郵件合并操作的收件人數(shù)據(jù)來源之后，如果以后在“客戶聯(lián)系”文件夾中增加或改動了聯(lián)系人信息，這些改動并不會自動反映在合并操作中。為解決這個問題，可以在Word中選擇“工具/郵件合并”，單擊“獲取數(shù)據(jù)”，按照前面介紹的步驟再次定義數(shù)據(jù)的來源，此時，Word將重新讀取文件夾的內(nèi)容，新增加或改動的內(nèi)容就會反映在后繼的郵件合并操作中。

　　五、生成電子郵件

　　將郵件合并結(jié)果發(fā)送到Outlook中成為電子郵件。在“郵件合并幫助器”對話框中選擇“合并”，從“合并到”列表中選擇“電子郵件”。單擊“設置”，在“含郵件/傳真地址的數(shù)據(jù)域”中選擇“電子郵件”。

　　在“郵件消息主題行”中，輸入電子郵件的主題。有必要的話，選中“以附件形式發(fā)送文檔”。

　　返回“合并”對話框，單擊“合并”就可以了。新生成的郵件放在Outlook的發(fā)件箱。在發(fā)出郵件之前，最好能隨機檢查一些郵件，以驗證合并效果

六、其他

　　如果在郵件合并操作中指定現(xiàn)有的數(shù)據(jù)作為收件人數(shù)據(jù)來源，當數(shù)據(jù)源中的收件人數(shù)量遠遠大于本次合并操作的收件人數(shù)量時，可以使用查詢限定目標收件人。方法是：在打開主文檔后，選擇“工具/郵件合并”菜單，單擊“查詢選項”按鈕。在“查詢選項”對話框中選擇查詢域及其條件。如果指定多行查詢條件，各行之間根據(jù)實際情況用“與”或者“或”連接。以后執(zhí)行合并操作時，數(shù)據(jù)源中只有那些符合指定條件的數(shù)據(jù)才參與合并。

　　Word也可以從Excel讀取收件人信息。方法是：在“郵件合并幫助器”對話框中先選擇“獲取數(shù)據(jù)”，再選擇“打開數(shù)據(jù)源”，在“打開數(shù)據(jù)源”對話框中選擇文件類型為Excel工作簿，選定Excel文件，單擊“打開”按鈕，在Excel對話框中選擇“整張電子表格”或指定表格內(nèi)的某個區(qū)域就可以了