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儀器設(shè)備檔案的記錄應(yīng)至少應(yīng)包括以下八個方面的內(nèi)容:
(1)設(shè)備及其軟件的識別；
(2)制造商名稱、型號、出廠編號;
(3)對設(shè)備是否符合規(guī)范的核查;
(4)儀器設(shè)備存放的位置;
(5)制造商的說明書，或指明其存放地點;
(6)所有檢定/校準(zhǔn)、核查報告和證書;
(7)設(shè)備維護計劃以及維護記錄；
(8)設(shè)備的任何損壞、故障、改裝或修理。
儀器設(shè)備檔案管理是一個動態(tài)、持續(xù)的過程。儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備的采購、驗收、使用、維護、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料，能夠準(zhǔn)確地、完整的反映設(shè)備從采購到報廢整個過程的狀態(tài)信息。
【2、設(shè)備檔案管理中的問題】
⊙檔案管理制度不完善
部分檢驗檢測實驗室沒有根據(jù)自身情況，創(chuàng)建有效的儀器設(shè)備檔案管理制度，明確相關(guān)部門以及人員職責(zé)，缺乏有效的檔案管理監(jiān)管機制。
⊙檔案管理意識不強
目前儀器設(shè)備檔案的一個比較大的問題是檔案材料收集不全，常常檔案材料只收集了儀器設(shè)備招標(biāo)采購及驗收相關(guān)材料，隨后使用過程中形成的檢定/校準(zhǔn)/核查、期間核查、維護、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。
【3、問題的解決對策】
針對儀器設(shè)備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構(gòu)可采取以下對策:
⊙完善制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理
檢驗檢測實驗室根據(jù)自身情況創(chuàng)建有效的儀器設(shè)備檔案管理制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理。例如，制定嚴格的檔案管理操作程序，規(guī)范儀器設(shè)備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統(tǒng)一設(shè)備檔案記錄格式，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時間、檔案存放場地的環(huán)境設(shè)施要求、儀器設(shè)備使用及管理部門的任務(wù)分工、儀器設(shè)備檔案管理員崗位職責(zé)等等。此外，檢驗檢測實驗室還應(yīng)制定監(jiān)督和考核機制，以便對儀器設(shè)備檔案管理工作進行檢查和督促。
⊙提高儀器設(shè)備檔案重要性的認識
首先，需要檢驗檢測實驗室的領(lǐng)導(dǎo)帶頭提高對儀器設(shè)備檔案重要性的認識，了解儀器設(shè)備檔案管理對于實驗室管理的重要作用。其次，實驗室可通過培訓(xùn)、貼宣傳資料等方式，有針對性地宣傳檔案意義及本實驗室儀器設(shè)備檔案管理的體系文件，普及儀器設(shè)備檔案管理知識，提升員工儀器設(shè)備檔案管理意識。
⊙加強儀器設(shè)備檔案管理人員隊伍建設(shè)
儀器設(shè)備從招標(biāo)采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門、人員，因此做好儀器設(shè)備檔案管理工作需要相關(guān)部門合力才能完成。檢驗檢測實驗室可以組建一支由儀器設(shè)備管理部門總管，儀器使用部門派人協(xié)助的儀器設(shè)備檔案管理隊伍。利用各部門在儀器設(shè)備檔案管理中分工的不同，有機協(xié)調(diào)地進行儀器設(shè)備檔案的建立到銷毀整個過程的收集、歸檔工作，實現(xiàn)儀器設(shè)備的動態(tài)管理。
定期組織人員進行檔案管理學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，強化人員儀器設(shè)備檔案管理能力，加深各個部門的儀器設(shè)備檔案管理員對自身崗位職責(zé)的理解，比如，儀器管理部門的檔案管理員，應(yīng)積極主動與儀器使用部門的檔案管理員進行聯(lián)系，及時收集并歸檔儀器設(shè)備在安裝調(diào)試及使用過程中產(chǎn)生的一系列記錄資料。
組織應(yīng)制定適當(dāng)崗位激勵政策，提高儀器設(shè)備檔案管理員工作的積極性。
⊙建立動態(tài)的儀器設(shè)備臺賬
儀器設(shè)備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗檢測實驗室需建立可以實時更新的儀器設(shè)備臺賬，尤其是電子臺賬，方便使用者查閱及統(tǒng)計儀器相關(guān)信息。臺賬信息包括儀器設(shè)備的名稱、型號、生產(chǎn)廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產(chǎn)編號、采購價格、檢定/校準(zhǔn)/核查、期間核查、儀器運行狀態(tài)、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應(yīng)對各項報表，包括經(jīng)常統(tǒng)計的固定資產(chǎn)總價值、報廢的設(shè)備統(tǒng)計總表等。
⊙嚴格檔案的借閱制度
為了保證儀器設(shè)備檔案資料的完好，應(yīng)建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收制度，避免其丟失。經(jīng)常使用的儀器設(shè)備的操作手冊等隨機技術(shù)文件，在辦理歸檔手續(xù)后，可復(fù)印相關(guān)材料給使用部門:如果復(fù)印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記后，將相關(guān)材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。
⊙推進儀器設(shè)備檔案數(shù)字化管理
在滿足實驗室管理體系對儀器設(shè)備檔案管理的要求的前提下，檢驗檢測實驗室要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，可根據(jù)自身實際情況利用電子科技技術(shù)，開發(fā)建立儀器設(shè)備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫，包含儀器設(shè)備臺賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設(shè)備檔案信息模塊，完善儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設(shè)備儀器檔案資料的實際需要。
