實際工作中,原始記錄要注意以下的問題:
1.記錄更改要規(guī)范。
實驗室原始記錄的更改五花八門,有涂改的,有刀片刮的,有紙片貼的,還有剪刀剪的,等等。這些都是不規(guī)范的記錄更改方式。記錄更改執(zhí)行杠改加標識的原則:即在改動數(shù)據(jù)上劃一橫杠,然后在橫杠上方填寫更改數(shù)據(jù),并加本人簽名或者等效標識。
2.記錄信息量太少,表格設計過于簡單,不能真正體現(xiàn)原始。
例如某單位微生物原始記錄中,主要儀器設備沒有天平的使用原始信息,也沒有恒溫水浴鍋的信息。
環(huán)境溫度條件的記錄,對于微生物來說,是次要的,應該記錄的,是對實驗室無菌條件的監(jiān)控。既然要求記錄培養(yǎng)從多少時間到多少時間,那么培養(yǎng)箱溫度就不可能一直不波動,需要多個溫度記錄,
培養(yǎng)基需要溯源——是什么時間配置、什么企業(yè)品牌?需要記錄這些相關信息。
3.記錄未注明依據(jù)標準,或者依據(jù)標準年號只寫2位。
按準則的要求,檢驗原始記錄必須注明檢驗依據(jù)標準。同時注意,無論原標準年號是兩位年號,還是四位年號,從2000年開始,一律都改成四位年號,例如:GB1355-86應寫成GBJ82-1986。
4.原始記錄試驗日期未注明或不明確。
對于綜合試驗的原始記錄,可能涉及的試驗項目很多,而每個試驗不可能都在同一天進行,這時,每個單項試驗應分別有試驗日期。
5.對可能影響檢測結(jié)果的試驗環(huán)境條件(包括溫濕度要求)應在原始記錄中給予記錄。
6.原始記錄中法定計量單位要規(guī)范使用。
錯誤寫法如KN,mpa,mPa等。
法定計量單位中對單位和詞頭符號的書寫有著嚴格的規(guī)定:
①單位和詞頭的符號所用字母一律為正體。
②單位符號字母一般為小寫體,但如單位名稱來源于人名者,符號的第一個字母為大寫體。例如:秒S;[小]時h;赫[茲]Hz;瓦[特]w;帕[斯卡]Pa。
③詞頭的符號字母,當所表示的因數(shù)小于106時為小寫體,大于103時為大寫體。例如:千10k;兆10M。
7.原始記錄,記錄需要完整。例如對一些實驗現(xiàn)象的描述
8.原始記錄簽字。
準則要求在原始記錄上簽字的人是,抽樣人員(如果有),操作人員,結(jié)果校核人員的標識。
9.數(shù)值修約不符合標準要求。