儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個方面的內(nèi)容:

(1)設備及其軟件的識別；

(2)制造商名稱、型號、出廠編號；

(3)對設備是否符合規(guī)范的核查；

(4)儀器設備存放的位置；

(5)制造商的說明書，或指明其存放地點；

(6)所有檢定/校準、核查報告和證書；

(7)設備維護計劃以及維護記錄；

(8)設備的任何損壞、故障、改裝或修理。

儀器設備檔案管理是一個動態(tài)、持續(xù)的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購、驗收、使用、維護、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態(tài)信息。

二、儀器設備檔案管理中存在的問題

1、檔案管理制度不完善

部分檢驗檢測實驗室沒有根據(jù)自身情況，創(chuàng)建有效的儀器設備檔案管理制度，明確相關部門以及人員職責，缺乏有效的檔案管理監(jiān)管機制。

2、檔案管理意識不強

儀器設備檔案管理意識不強，主要體現(xiàn)在部分檢驗檢測實驗室，雖然制定了相應的檔案管理規(guī)程，但因?qū)�儀器設備檔案管理工作的重要性認識不足，導致相關制度形同虛設，儀器設備檔案工作落實不到位。

3、檔案管理人員隊伍力量薄弱

目前，部分實驗室的儀器使用部門都沒有設置儀器設備檔案管理員。部分實驗室雖然在儀器使用部門設置了儀器設備檔案管理員，但由于缺乏檔案管理專業(yè)知識、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作，無法正確的、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外，實驗人員流動變化大，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。

4、檔案利用率低

目前儀器設備檔案的一個比較大的問題是檔案材料收集不全，常常檔案材料只收集了儀器設備招標采購及驗收相關材料，隨后使用過程中形成的檢定/校準/核查、期間核查、維護、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。

另外，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質(zhì)材料的階段，檔案查詢不方便。

三、針對儀器檔案管理問題的解決對策 

針對儀器設備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構可采取以下對策:

1、完善制度，規(guī)范儀器設備檔案管理

檢驗檢測實驗室根據(jù)自身情況創(chuàng)建有效的儀器設備檔案管理制度，規(guī)范儀器設備檔案管理。例如，制定嚴格的檔案管理操作程序，規(guī)范儀器設備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統(tǒng)一設備檔案記錄格式，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時間、檔案存放場地的環(huán)境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應制定監(jiān)督和考核機制，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

2、提高儀器設備檔案重要性的認識

首先，需要檢驗檢測實驗室的領導帶頭提高對儀器設備檔案重要性的認識，了解儀器設備檔案管理對于實驗室管理的重要作用。其次，實驗室可通過培訓、貼宣傳資料等方式，有針對性地宣傳檔案意義及本實驗室儀器設備檔案管理的體系文件，普及儀器設備檔案管理知識，提升員工儀器設備檔案管理意識。

3、加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設

儀器設備從招標采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門、人員，因此做好儀器設備檔案管理工作需要相關部門合力才能完成。檢驗檢測實驗室可以組建一支由儀器設備管理部門總管，儀器使用部門派人協(xié)助的儀器設備檔案管理隊伍。利用各部門在儀器設備檔案管理中分工的不同，有機協(xié)調(diào)地進行儀器設備檔案的建立到銷毀整個過程的收集、歸檔工作，實現(xiàn)儀器設備的動態(tài)管理。

定期組織人員進行檔案管理學習及培訓，強化人員儀器設備檔案管理能力，加深各個部門的儀器設備檔案管理員對自身崗位職責的理解，比如，儀器管理部門的檔案管理員，應積極主動與儀器使用部門的檔案管理員進行聯(lián)系，及時收集并歸檔儀器設備在安裝調(diào)試及使用過程中產(chǎn)生的一系列記錄資料。

組織應制定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。

4、建立動態(tài)的儀器設備臺賬

儀器設備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗檢測實驗室需建立可以實時更新的儀器設備臺賬，尤其是電子臺賬，方便使用者查閱及統(tǒng)計儀器相關信息。臺賬信息包括儀器設備的名稱、型號、生產(chǎn)廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產(chǎn)編號、采購價格、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態(tài)、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經(jīng)常統(tǒng)計的固定資產(chǎn)總價值、報廢的設備統(tǒng)計總表等。

5、嚴格檔案的借閱制度

為了保證儀器設備檔案資料的完好，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收制度，避免其丟失。經(jīng)常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，在辦理歸檔手續(xù)后，可復印相關材料給使用部門:如果復印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記后，將相關材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

6、推進儀器設備檔案數(shù)字化管理 

隨著計算機技術、通信技術以及互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。在滿足實驗室管理體系對儀器設備檔案管理的要求的前提下，檢驗檢測實驗室要充分利用現(xiàn)代技術改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，可根據(jù)自身實際情況利用電子科技技術，開發(fā)建立儀器設備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫，包含儀器設備臺賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊，完善儀器設備檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)儀器設備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。