創(chuàng)建完主文檔、數(shù)據(jù)源文件，并且在主文檔中插入合并域后，就 可以合并數(shù)據(jù)和文檔了。用戶可以直接將合并的結(jié)果發(fā)送至打印機(jī)進(jìn)行打印，也可以將合并的結(jié)果作為一個(gè)新文檔保存起來(lái)。

7.5.1 篩選記錄
    默認(rèn)情況下，Word 合并指定數(shù)據(jù)源中的所用記錄。但有時(shí)候可能 只想使用某些符合條件的記錄來(lái)創(chuàng)建分類文檔，那么就需要首先設(shè) 置查詢條件之后，再執(zhí)行合并，以便過(guò)濾掉不符合條件的記錄。設(shè) 置查詢條件的方法如下：
    （1）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并幫助器】按鈕， 出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對(duì)話框。
    （2）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【查詢選項(xiàng)】按鈕，出現(xiàn)【查 詢選項(xiàng)】對(duì)話框。
    （3）單擊【篩選記錄】選項(xiàng)卡標(biāo)簽，切換到【篩選記錄】選項(xiàng) 卡，如圖7-32 所示。
word 合并文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703814352.gif">

圖7-32 【篩選記錄】選項(xiàng)卡

    （4）單擊【域】列表框，從彈出的域名列表框中選擇一個(gè)域名。
    （5）單擊【比較關(guān)系】列表框，選擇合適的關(guān)系運(yùn)算符。
    （6）在【比較對(duì)象】編輯框中輸入欲比較的文本或數(shù)字。
    （7）如果有第二個(gè)條件，單擊第一列的列表框，從中選擇與第 一個(gè)條件的關(guān)系。選擇【與】選項(xiàng)，則選定符合所用篩選條件的記 錄。選擇【或】選項(xiàng)，則選定符合任何一個(gè)篩選條件的記錄。然后 在其后的列表框和編輯框中輸入比較條件。
    （8）如果還有多個(gè)條件，那么重復(fù)第（7）步，直到輸入所有的 查詢選項(xiàng)為止。
    （9）輸入完畢，單擊【確定】按鈕返回。

7.5.2 記錄排序
    為了讓數(shù)據(jù)源中符合條件的記錄在分類文檔中按一定的順序排 列，可以對(duì)選定的記錄進(jìn)行排序。方法如下：
    （1）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并幫助器】按鈕， 出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對(duì)話框。
    （2）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【查詢選項(xiàng)】按鈕，出現(xiàn)【查 詢選項(xiàng)】對(duì)話框。
    （3）單擊【排序記錄】選項(xiàng)卡標(biāo)簽，切換到篩選記錄對(duì)話窗口， 如圖7-33 所示。
word 合并文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703815580.gif">
    （4）單擊【排序依據(jù)】下拉列表框，從彈出的域名列表框中選 擇一個(gè)域名。
    （5）單擊【遞增】或【遞減】互斥選項(xiàng)鈕，設(shè)定排序方法。
    （6）如果還有其他的排序字段，在下面的兩個(gè)【然后依據(jù)】列 表框中選擇另一個(gè)排序域名，并設(shè)定排序的方法。
    （7）單擊【確定】按鈕開(kāi)始排序。
    Word 最多可以用3 個(gè)字段作為排序的依據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄進(jìn) 行排序，一般來(lái)說(shuō)已經(jīng)足夠了。

7.5.3 使用郵件合并幫助器合并郵件
    要使用郵件合并幫助器合并郵件，可按如下步驟進(jìn)行：
    （1）如果主文檔還沒(méi)打開(kāi)，先打開(kāi)主文檔。
    （2）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并幫助器】按鈕， 出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對(duì)話框。
    （3）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【合并】按鈕，出現(xiàn)【合并】 對(duì)話框，如圖7-34 所示。
word 合并文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703815364.gif">
    （4）在【合并到】列表框中指定合并后文檔的發(fā)送方向。
選擇【新建文檔】，則把文檔內(nèi)容保存到一個(gè)新文檔中，每個(gè) 分類文檔用分節(jié)符分隔。
選擇【打印機(jī)】，將合并的結(jié)果送到打印機(jī)進(jìn)行打印。
選擇【電子郵件】，可以單擊右邊的【設(shè)置】按鈕，打開(kāi)【合 并設(shè)置】對(duì)話框，指定要將合并后的文檔發(fā)送到的電子郵件或傳真地址。
    （5）在【要合并的記錄】區(qū)選擇要在合并中使用的記錄。如果 要合并全部記錄，請(qǐng)選擇【全部】選項(xiàng)；如果只要合并某一連續(xù)范 圍的記錄，可以在【從】和【到】文本框中輸入記錄的范圍。
    （6）在【合并記錄】區(qū)中有兩個(gè)選項(xiàng)：【數(shù)據(jù)域?yàn)榭諘r(shí)，不打 印空白行】及【數(shù)據(jù)域?yàn)榭諘r(shí)，打印空白行】，一般情況下，選擇 【數(shù)據(jù)域?yàn)榭諘r(shí)，不打印空白行】，跳過(guò)數(shù)據(jù)域?yàn)榭盏暮喜⒂蛐小?br />    （7）單擊【檢查錯(cuò)誤】按鈕，出現(xiàn)【檢查并報(bào)告錯(cuò)誤】對(duì)話框， 如圖7-35 所示，可以檢查合并過(guò)程中的錯(cuò)誤。
word 合并文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703816941.gif">
選擇【模擬合并，同時(shí)在新文檔中報(bào)告錯(cuò)誤】，則模擬合并一 個(gè)主文檔和一個(gè)數(shù)據(jù)源，然后創(chuàng)建一個(gè)新文檔，列出合并過(guò) 程中發(fā)現(xiàn)的所有錯(cuò)誤。
選擇【完成合并，出錯(cuò)時(shí)暫停并報(bào)告】，則合并主文檔和數(shù)據(jù) 源，每次檢測(cè)到錯(cuò)誤暫停，并顯示信息。
選擇【合并途中不暫停，在新文檔中報(bào)告錯(cuò)誤】，則合并主文 檔和數(shù)據(jù)源，并創(chuàng)建一個(gè)新文檔，在其中列出合并過(guò)程中發(fā) 現(xiàn)的錯(cuò)誤。
    （8）單擊【合并】按鈕。

7.5.4 用【郵件合并】工具欄合并文檔
    如果不需要對(duì)記錄進(jìn)行篩選或排序，可以使用【郵件合并】工具 欄的按鈕，單擊工具欄中相應(yīng)的按鈕，可以快速合并文檔。

單擊【合并到新文檔】，則把合并結(jié)果保存到一個(gè)新文檔中。
單擊【合并到打印機(jī)】，出現(xiàn)【打印】對(duì)話框，選擇好各選項(xiàng) 后，可以將合并的結(jié)果打印出來(lái)。
單擊【郵件合并】，打開(kāi)【合并】對(duì)話框，可設(shè)置各選項(xiàng)以進(jìn) 行合并。