Word的批注功能非常強(qiáng)大，特別是文檔必須由多個(gè)用戶協(xié)作完成時(shí)，或者文檔必須經(jīng)過(guò)編輯→審閱→再修改→審閱等多道工序時(shí)，充分運(yùn)用Word的批注功能更是帶來(lái)許多方便。另一方面，當(dāng)文檔的最終版本定稿之后，我們往往要清除所有的批注。清除批注較簡(jiǎn)單的辦法是使用Word的查找/替換功能，步驟如下：

　�、� 點(diǎn)擊“格式”工具欄上的“隱藏/顯示”按鈕，顯示出隱藏的文字。或者，選擇Word菜單“工具”→“選項(xiàng)”，進(jìn)入“視圖”選項(xiàng)卡，選中“格式標(biāo)記”下面的“隱藏文字”或“全部”選項(xiàng)。

　�、� 按Ctrl+H鍵，顯示出查找和替換對(duì)話框的“替換”選項(xiàng)卡。

　�、� 在“查找內(nèi)容”一欄輸入“^a”（不含引號(hào)），表示要查找批注引用標(biāo)記。

　�、� 保持“替換為”輸入框空白。

　　㈤ 點(diǎn)擊“全部替換”按鈕，如圖一。

圖一

　　在Word 97/2000中，上述操作通常已經(jīng)足以清除所有的批注了。但對(duì)于Word 2002，這種辦法無(wú)效，因?yàn)閃ord 2002不再支持“^a”這個(gè)標(biāo)記。不過(guò)不必?fù)?dān)心，Word 2002還有更簡(jiǎn)單的辦法，操作步驟如下：

　　　▲　確保“審閱”工具欄已經(jīng)顯示。如果沒(méi)有，則選擇菜單“視圖”→“工具欄”→“審閱”。

　　　▲　點(diǎn)擊“審閱”工具欄上“拒絕所選修訂”旁邊的向下的三角，Word顯示出一系列選項(xiàng)。

　　　▲　選擇“刪除文檔中的所有批注”，如圖二。

圖二

　　遺憾的是，有的文檔中批注很復(fù)雜，上面兩種辦法都不能徹底清除干凈所有的批注。特別地，如果你啟用了跟蹤文檔改動(dòng)的功能，文檔已被審閱多次，部分批注已由跟蹤文檔改動(dòng)功能記錄，部分批注卻沒(méi)有被跟蹤文檔改動(dòng)功能記錄，這時(shí)要靠上面兩種辦法來(lái)徹底清除所有批注就更加困難了。如果你也偶爾遇到這個(gè)問(wèn)題，或者經(jīng)常要徹底清除文檔的所有批注，那就應(yīng)該考慮用一個(gè)簡(jiǎn)單的Word宏來(lái)清除文檔。

　　下面給出了兩個(gè)Word宏，兩者功能完全一樣，但代碼略有不同，適用的Word版本也不同。

　　第一個(gè)宏，適用于Word 97/2000/2002：

Sub RemoveComments1()

' 清除當(dāng)前文檔的所有批注

' ActiveDocument代表當(dāng)前活動(dòng)的（正在查看的）文檔

' Comments是一個(gè)集合對(duì)象，其中包含文檔的所有批注

For Each cmt In ActiveDocument.Comments

' 對(duì)于Comments集合里面的每一個(gè)對(duì)象（即每一個(gè)批注）

' 執(zhí)行其Delete命令就可以把該對(duì)象代表的批注刪除

cmt.Delete

Next

End Sub

　　第二個(gè)宏僅適用于Word 2002：

Sub RemoveComments2()

' 執(zhí)行DeleteAllComments命令清除文檔的所有批注

ActiveDocument.DeleteAllComments

End Sub

　　不管是哪一個(gè)版本的Word，定義宏的步驟都差不多。以Word 2000為例，定義宏的步驟是：

　　1、按Alt+F11鍵打開(kāi)Visual Basic編輯器。

　　2、輸入Word宏的內(nèi)容，如圖三。你可以根據(jù)自己的Word版本選用一個(gè)宏。

　　3、點(diǎn)擊Visual Basic編輯器工具欄上的“保存Norlmal”按鈕（圖標(biāo)為軟盤的按鈕）。

　　4、按Alt+F4關(guān)閉Visual Basic編輯器。

圖三

　　以后，你只要運(yùn)行一下剛才創(chuàng)建的宏，就可以徹底清除Word文檔的批注。如果你經(jīng)常要運(yùn)行這個(gè)宏，最好為它做一個(gè)工具欄按鈕。以Word 2002為例，具體步驟如下：

　　1、選擇菜單“工具”→“自定義”，轉(zhuǎn)到“命令”頁(yè)，如圖四。

圖四

　　2、在“類別”列表中選擇“宏”，在“命令”列表中選擇RemoveComments1（或者RemoveComments2）。

　　3、將RemoveComments1拖到工具欄的適當(dāng)位置，放開(kāi)鼠標(biāo)鍵，工具欄上出現(xiàn)以宏的名字命名的按鈕。

　　4、右擊該按鈕（不要關(guān)閉圖四的“自定義”對(duì)話框），顯示出按鈕的定制菜單，如圖五。為該按鈕取一個(gè)適當(dāng)?shù)拿�字，例�?ldquo;刪除批注”，編輯好按鈕名字后按Enter鍵確認(rèn)改名。如有必要，可以為該按鈕指定一個(gè)圖標(biāo)，然后將顯示方式改為“圖標(biāo)與文字”。

圖五

　　以后，只要點(diǎn)擊工具欄上的“刪除批注”按鈕，就可以立即徹底地清除當(dāng)前文檔中的所有批注，非常方便。