板是一種特殊的文檔,它將各類文檔應(yīng)有的一切手段集于一身,使我們的寫作編排工作變得輕松自如。WORD有大量現(xiàn)成的模板供用戶選擇。如果你經(jīng)常應(yīng)用某種特別的模板,而現(xiàn)有的模板又不合適,可按照自已的需要定制模板。
定制模板有如下三種方式:
一是創(chuàng)建或修改一篇文檔,使它具有某種專用文檔的格式。也可創(chuàng)建自動(dòng)圖文集、定制用戶工具條及記錄宏,然后作為模板保存;二是修改和精加工某一專用模板,把它作為新模板保存;三是重新創(chuàng)建專用于某種文檔的模板,并保存起來。
前兩種方式較簡單(編者注:本報(bào)也作過多次介紹),后一種方式比較復(fù)雜,但當(dāng)我們的文檔有特殊需要時(shí)卻非常有用,下面就以“通訊報(bào)導(dǎo)”專用的模板為例,讓我們來看一看怎樣自制專用的高級(jí)模板。
一、定制具有域和自動(dòng)宏的高級(jí)模板:
域雖不是模板必備的要素,但為了編寫文檔的便利起見,可在模板內(nèi)設(shè)置若干域并記錄能自動(dòng)運(yùn)行的宏。
1.構(gòu)造文檔的格局
打開一空白文檔后,即可著手構(gòu)造通訊稿文檔的格局。其詳細(xì)步驟是:
·單擊標(biāo)準(zhǔn)工具條中的居中對齊鈕,使插入點(diǎn)移到中間;
·選擇16磅黑體字,鍵入標(biāo)題欄文字:每月通訊,接著按回車鍵;
·此時(shí)插入點(diǎn)仍居中,選擇14磅宋體字;
·按Ctrl+F9插入域符,在域中鍵入代碼,使成為:{Fillin“請鍵入通訊稿題目”, 再單擊OK}, 就插入了一個(gè)填充域,接著按回車鍵;
·單擊標(biāo)準(zhǔn)工具條中的右對齊鈕,使插入點(diǎn)移到右側(cè);
·選擇10磅宋體字,鍵入“第”字;
·接著插入嵌套域,域代碼為:{={date\@ yyyy\*mergefoimat}-1998},按END鍵或單擊嵌套域右域符之后處,將插入點(diǎn)定位于嵌套域之后,再鍵入“卷”字與4個(gè)空格;
·鍵入“第”字,再插入又一個(gè)填充域,域代碼為: {Fillin“請鍵入期號(hào),再單擊OK”},按END鍵。再鍵入“期”字,按回車鍵,使插入點(diǎn)到下一段;
·此時(shí)插入點(diǎn)仍在右側(cè),鍵入“本期共”等字樣,接著插入頁數(shù)域:{NUMPAGES},在其后鍵入“頁”字,按回車鍵,使插入點(diǎn)到下一段的右側(cè);
·插入日 期域:{DATE\@"dddd,MMMM dd,yyyy"\* MERGEFORMAT}, 以長的日期格式引進(jìn)當(dāng)天日期,按回車鍵,使插入點(diǎn)到下一段;
·單擊標(biāo)準(zhǔn)工具條中的兩邊對齊鈕,使插入點(diǎn)移到左側(cè)。連續(xù)鍵入通配符、直至右邊沿,作為裝飾兼分隔符,按回車鍵, 使插入點(diǎn)到下一段;
·發(fā)出菜單命令I(lǐng)nsert,Break(插入,分?jǐn)嗑),彈出分?jǐn)嗑對話框。在此對話框中選擇Column Break(列分?jǐn)嗑)與Continuous(連續(xù))兩項(xiàng),單擊OK在插入點(diǎn)處插入列分?jǐn)嗑,同時(shí)把文檔分成兩個(gè)區(qū);
·單擊標(biāo)準(zhǔn)工具條中分列鈕,在列數(shù)選擇圖中選擇二列,將本分區(qū)的版面分成二列;
·選擇10磅楷體字;
·接連按二次回車符,使插入點(diǎn)下移二段,再單擊右對齊鈕,使插點(diǎn)移到右側(cè);
·插入嵌套域:{AUTHOR{Fillin“請鍵入通訊稿作者姓名”}}。
這時(shí),將通訊稿的總體格局構(gòu)造完畢,把文檔分成兩個(gè)分區(qū):第一分區(qū)作為稿頭,第二分區(qū)用來鍵入稿件內(nèi)容,最后是稿件作者的姓名。
說明:
1、嵌套域 {={date\@yyyy\*mergeformat}-1998}的意義是以1998年作為出版每月通訊的第1年,卷號(hào)為1,依次類推,1999年出版的即是第2卷。
2、 以上所作的只是示范的例子,讀者可根據(jù)自己的喜好來選擇字體與段落的風(fēng)格,插入需要的域。
2.為了能在打開模板時(shí)自動(dòng)更新域,可記錄一條自動(dòng)運(yùn)行的宏。將插點(diǎn)定位在文檔之首,然后開始記錄宏。整個(gè)過程如下:
·發(fā)出菜單命令Tools,Macro(工具、宏)、彈出宏對話框。在Macro Name(宏名稱)正文框中鍵入AUTOOPEN, 作為宏名稱,這是打開文件時(shí)能自動(dòng)運(yùn)行的宏;
·在宏對話框中,單擊Record(記錄)鈕,啟動(dòng)宏記錄器開始記錄宏;
·按Ctrl+A 選擇整篇文檔;
·按F9以更新文檔中所有的域,接著依次可看到3個(gè)Microsoft Word對話框,它們是由填充域所彈出的。每個(gè)對話框均不填充任何字符,而直接單擊OK關(guān)閉;
·按向下箭頭鍵,使插入點(diǎn)移到第二分區(qū)中。再按左箭頭等鍵,使插入點(diǎn)移到第二分區(qū)之首;
·單擊水平標(biāo)尺上0.25英寸(二小格標(biāo)記)處,設(shè)置左定位符,接著按TAB鍵,使插入點(diǎn)移到左定位符處,以便將來鍵入正文時(shí),段落的首行向里縮排0·25英寸;
·單擊宏工具條中停止記錄鈕,關(guān)閉宏記錄器完成宏的記錄;
3.保存自定制模板
模板的保存與一般文檔的保存并無多大的區(qū)別,只是它們的擴(kuò)展名不相同。保存步驟如下:
·單擊保存鈕,彈出另存為對話框;
·單擊“保存在”欄中右端下箭頭,展開驅(qū)動(dòng)器名稱列表,在其中找到Winword\Templates\OtherDocuments(或Msoffice\Templates\Other Documents)文件夾,或選擇其他合適的文件夾,以便保存自定制模板;
·在Save as type(保存文件類型)下拉式列表框中,選擇Document Template(文檔模板);
·在 Name(文件名稱)盒中,應(yīng)為所制模板鍵入自定的文檔模板名(以英文名為宜)。在Windows95中允許使用長文件名,單擊OK將它存于指定的文件夾中。
如果是單位里公用的微機(jī),可將自定制模板的特性定為只讀文件,方法是:
右單擊Windows95桌面上“啟動(dòng)”鈕,彈出快速菜單,單擊其中的Explore(探查)命令, 調(diào)用Windows Explorer(窗口探查器)。在Explorer中找到模板所在的驅(qū)動(dòng)器與文件夾,單擊選擇Monthly Communication?dot或者每月通訊?dot文檔模板名。單擊右鍵彈出快速菜單,從中單擊“屬性”, 彈出屬性對話框。在對話框的“特性”盒中,打開“只讀”復(fù)選項(xiàng),單擊OK關(guān)閉對話框。
這就把模板的特性設(shè)為只讀文件,旁人就不能輕易改動(dòng)它了。
二、 使用自定制模板
本例定制的高級(jí)模板與一般模板有所不同,它具有幾個(gè)域,尤其是要通過自動(dòng)宏更新3個(gè)填充域。使用此模板的方法是:
·當(dāng)按常規(guī)打開Monthly Communication.dot 后,會(huì)立刻自動(dòng)運(yùn)行AUTOOPEN宏,根據(jù)宏所記錄的內(nèi)容,須依次更新3個(gè)填充域;
·首先彈出對話框,它提示用戶“請鍵入通訊稿題目,再單擊OK”。即可在對話框下方的正文框內(nèi)鍵入題目,單擊OK后,域結(jié)果是以14磅宋體字顯示的通訊稿題目;
·接著彈出第2個(gè)對話框,提示請“鍵入期號(hào),再單擊OK”,按提示完成后,域結(jié)果是以10磅宋體字顯示的第幾卷;
·最后彈出第3個(gè)對話框,提示“請鍵入通訊稿作者姓名”。按提示完成后,域結(jié)果是以9磅楷體字顯示的通訊稿作者姓名;
·嵌套域的結(jié)果會(huì)自動(dòng)更新,域結(jié)果是以10磅宋體字顯示的第幾卷;
·日期域也會(huì)自動(dòng)更新,域結(jié)果是英文全詞表示的星期幾與月份,兩位和四位數(shù)字分別表示的日子與年度;
·最后插入點(diǎn)自動(dòng)定位于文檔的第二分區(qū)之首,并向右縮排0?25英寸。即可開始鍵入本期通訊稿的內(nèi)容,字體將是10磅的宋體字,而版面將自動(dòng)分成二列。