圖１
單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，從彈出的菜單中選擇“打開數(shù)據(jù)源”命令，從彈出的對話框中選擇以前建立好的地址簿，單擊“打開”按鈕，將其作為數(shù)據(jù)源引入進來。
單擊“編輯主文檔”按鈕，回到主文檔的編輯狀態(tài)，現(xiàn)在界面中就多了一個“郵件合并”工具欄，把光標定位在要插入名稱的地方，單擊工具欄上的“插入合并域”按鈕（如圖2），從下拉菜單中選擇“姓名”項，然后單擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，我們看現(xiàn)在的內(nèi)容就符合要求了，單擊“合并至新文檔”按鈕，Word自動新建一個文檔存放我們建立好的信件，就可以把它打印出來了。
圖2
使用郵件合并功能合并為不同類型的文檔：使用郵件合
并功能不僅可以建立信函，還可以直接建立信封，郵件標簽、分類等；單擊“郵件合并幫助器”對話框的“創(chuàng)建”按鈕，從彈出的菜單中選擇相應的命令就可以了；如果想取消主文檔的設(shè)置，就從這個菜單中選擇“還原為普通WORD文檔”命令。
在Word中發(fā)送電子郵件方法很簡單，打開“文件”菜單，選擇“發(fā)送”項，單擊“郵件收件人（以附件形式）”命令（如圖3），就會出現(xiàn)新郵件的編輯窗口（如圖4），填好相應的條目，就可以發(fā)送電子郵件了。 圖3
圖4
合并為電子郵件：在主文檔中單擊“郵件合并”工具欄上的“合并選項”按鈕，可以打開“合并選項”對話框，從“合并到”下拉列表框中選擇“電子郵件”，單擊“設(shè)置”按鈕，打開“合并設(shè)置”對話框，從“含郵件/傳真地址的數(shù)據(jù)域”下拉列表框中選擇電子郵件地址所在的域，單擊“確定”按鈕，回到“合并”對話框，單擊“合并”按鈕，就可以使用Outlook把當前的文檔作為電子郵件發(fā)送出去了。
第二節(jié) 數(shù)據(jù)資源格式
使用郵件合并功能用到的數(shù)據(jù)源是有一定的格式的，對于非數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)源，要求第一行是域名行，在這一行中顯示的是插入到主文檔的域顯示出來的樣子，也可以看作是表格的標題行；數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)源Word會自動取其字段名為域名。郵件合并的數(shù)據(jù)源可以是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access數(shù)據(jù)庫、Dbase數(shù)據(jù)庫等等。
在“郵件合并幫助器”中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，選擇“打開數(shù)據(jù)源”或“使用通訊簿”都可以使用建立好的通訊數(shù)據(jù)（如圖５）。
圖５
選擇“建立數(shù)據(jù)源”命令，可以打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”對話框，在“域名行中的域名”列表中顯示出了系統(tǒng)默認的一些域名，我們可以選擇列表中用不到的將其刪除，也可以在“域名”輸入框中輸入要添加的域名，單擊“添加域名”按鈕將其添加到域名列表中；單擊“確定”按鈕確定域名的設(shè)置，會彈出“另存為”對話框，要求將數(shù)據(jù)源保存為單獨的一個文件，輸入文件名稱，選擇保存的文件類型，將數(shù)據(jù)源文件保存好，就可以開始編輯數(shù)據(jù)源文件了；編輯完成后切換到主文檔中就可以同前面的一樣進行合并了（如圖６）。
圖６
第三節(jié) 文檔的切換
主文檔和數(shù)據(jù)源文檔的切換：實際在進行郵件合并時經(jīng)常會臨時對通訊地址進行一些改動，也就是要編輯數(shù)據(jù)源，這時就要切換到數(shù)據(jù)源文件中，我們可以從任務欄中切換主文檔和數(shù)據(jù)源，在主文檔的“郵件合并”工具欄上單擊“編輯數(shù)據(jù)源”按鈕（如圖７），出現(xiàn)編輯窗口，單擊“查看數(shù)據(jù)源”按鈕可以切換到數(shù)據(jù)源文檔中，同樣，如果數(shù)據(jù)源是Word文檔，在數(shù)據(jù)源文檔中單擊“數(shù)據(jù)庫”工具欄上的“郵件合并主文檔”按鈕可以切換回主文檔中。
圖７
主文檔的建立和引用：作為郵件合并使用的主文檔，可以在使用合并之前建立好，也可以在使用這個功能再進行建立，在一個空文檔中打開“合并文檔幫助器”，單擊“創(chuàng)建”按鈕，選取要創(chuàng)建的主文檔類型，在彈出的對話框中選擇“新建主文檔”按鈕，就可以建立一個新文檔作為郵件合并的主文檔；單擊“編輯”按鈕，選擇剛才建立的文檔，就可以編輯了。
直接合并到打印機：在設(shè)置好了主文檔的合并域之后，在主文檔中直接單擊“郵件合并”工具欄上的“合并到打印機”按鈕，就可以把合并后的結(jié)果輸出到打印機上；效果同先合并到新文檔再把新文檔打印出來是完全相同的。
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第四節(jié) 域的簡介 |
域在Word中很有用，使用它可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動更新和文檔自動化，還可以制作一些特殊的效果，如前面我們插入的一個可以自動更新的日期就是域。
打開“插入”菜單，單擊“域”命令，就可以打開“域”對話框，前面曾經(jīng)用這種方法插入了一個日期，現(xiàn)在用它來插入文檔的字數(shù)：從“類別”列表中選擇“文檔信息”，從“域名”列表中選擇“NumChars”，下面的提示顯示是“文檔字符數(shù)”，單擊“確定”按鈕，文檔中就插入了這個統(tǒng)計文檔字符數(shù)的域（如圖８）。
圖８
其實域可以表示的東西還有很多，像我們在表格部分中用的公式也是一個域，等等。
第五節(jié) 樣式的管理
有時在編輯文檔時建立了一個樣式，然后希望在其它類似的文檔中也可以使用這個樣式，一是可以把編輯的文檔保存為一個模板，以后用這個模板來建立新文檔，另外一個就是把建立的樣式復制到模板中，再建立的新文檔也就可以使用這些樣式了。
打開“格式”菜單，單擊“樣式”命令，打開“樣式”對話框，單擊“管理器”按鈕，打開“管理器”對話框，現(xiàn)在我們把“正文小標題”樣式復制到剛才新建的模板中去：單擊右邊的“關(guān)閉文件”按鈕，將當前的模板文件關(guān)閉，按鈕就變成了“打開文件”按鈕了，單擊“打開文件”按鈕，從打開對話框中選擇我們新建的模板，單擊“打開”按鈕；現(xiàn)在選中左邊樣式列表中的“正文小標題”項，單擊“復制”按鈕，把樣式復制到模板中，單擊“關(guān)閉”按鈕返回編輯狀態(tài)，用我們的模板新建一個文件，單擊“樣式”下拉列表框，可以看到“正文小標題”樣式就出現(xiàn)在了里面。
圖９
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第六節(jié) 插入文件 |
把某個文檔中的全部內(nèi)容插入到另外一個文檔中的情況。將兩個文檔都打開，全選要插入的文檔，進行復制，然后在另一個文檔中，將光標定位在要插入文檔的地方，進行粘貼，很快就完成了。
更簡單的辦法：把光標定位到要插入其它文檔的地方，打開“插入”菜單，單擊“文件”命令，從打開的對話框中選擇要插入的文件，單擊“插入”按鈕就可以了。
其實在Word中，不但可以插入Word文件，也可以插入文本文件、Excel文件等，如果設(shè)置了書簽還可以設(shè)置插入的范圍。
選擇插入文件的范圍：如果在要插入的文檔中設(shè)置了書簽，就可以在插入文件時設(shè)置插入文檔的開始位置：在“插入文件”對話框中單擊“范圍”對話框，輸入要開始位置的標簽名稱，單擊“確定”按鈕，然后單擊“插入”按鈕，在文檔中插入的就是標簽以后的內(nèi)容了。
圖10
第七節(jié) 選擇性粘貼
經(jīng)常會遇到這種情況：希望把某些文字復制過來，但是不希望它們有格式，可是通常的粘貼都是有格式的，在這種情況下可以使用選擇性粘貼來做：首先將文字復制，然后把光標定位到要復制文字的地方，打開“編輯”菜單，選擇“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，從“形式”列表中選擇“無格式文本”，單擊“確定”按鈕，復制的文字的格式也就沒有了，而且它們的格式和插入點的格式是相同的（如圖11）。
圖11
使用選擇性粘貼我們還可以把剪貼板中文字粘貼為圖片、文檔對象等：打開“選擇性粘貼”對話框，從“形式”列表中選擇“圖片”，單擊“確定”按鈕，我們復制的部分就作為一個圖片插入到了文檔中；同樣，從“形式”列表中選擇“文檔對象”，可以把復制的部分作為一個文檔對象插入到文檔中。
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第八節(jié) 腳注和尾注 |
文言文的排版：這是用Word的腳注和尾注功能來設(shè)置的，首先把光標定位到要插入注的地方，打開“插入”菜單，單擊“腳注和尾注”命令，打開“腳注和尾注”對話框，選擇“腳注”，編號方式選擇“自動編號”，單擊“選項”按鈕，彈出“注釋選項”對話框，在“所有腳注”選項卡的“編號格式”下拉列表框中選擇編號格式為帶圈的字符，選擇“編號方式”為“每頁重新編號”，單擊“確定”按鈕，設(shè)置好編號的選項，單擊“確定”按鈕，在文檔中插入一個腳注，Word自動把光標定位到頁面的底部，輸入注釋的內(nèi)容就可以了。下次再加時，利用上面的方法，可以在文檔的各處插入腳注，而不用考慮腳注的序號，而且排過版后，每頁的腳注會自動重新編號。
圖12 圖13
在有腳注的文檔中選擇“視圖”菜單中的“腳注”命令，可以快速將光標定位到文檔中的腳注區(qū)，可以直接編輯和修改腳注。如果不想要其中一個的腳注，可以在文檔中選中腳注符，按一下Delete鍵，腳注就被刪除了，這時所有的腳注序號及腳注區(qū)中的注釋都會自動進行調(diào)整。在腳注區(qū)進行刪除腳注的操作，往往不能同時刪除文檔中的腳注符。
剛才的這些操作是在頁面視圖中進行的，如果是在普通視圖中插入的腳注，插入方法上有一點差異，而且要看到腳注的效果，也要切換到頁面視圖中來。尾注的插入和腳注是大同小異。
第九節(jié) 文檔的保護
有時編輯的文檔不希望別人進行修改，這時可以給文檔設(shè)置一個口令，把文檔保護起來：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“保存”選項卡，在“修改權(quán)限密碼”文本框中輸入一個密碼（如圖14），單擊“確定”按鈕，此時會出現(xiàn)一個“確認密碼”對話框，再一次輸入密碼，單擊“確定”按鈕，密碼就設(shè)置好了，關(guān)閉并保存文檔，再打開它，就會出現(xiàn)一個“密碼”對話框，要求我們輸入一個密碼，否則就只能以只讀方式打開文檔。
如果你不希望別人看到文檔的內(nèi)容，還可以設(shè)置一個“打開權(quán)限密碼”，打開“選項”對話框，在“常規(guī)”選項卡的“打開權(quán)限密碼”正文框中輸入密碼（如圖14），單擊“確定”按鈕，彈出“確認密碼”對話框，再次輸入密碼，單擊“確定”按鈕，同樣保存退出，再打開文檔時會彈出一個“密碼”對話框，現(xiàn)在如果不輸入密碼就不能打開文檔了。要是不想要密碼了，打開“選項”對話框，在兩個密碼的正文框里把密碼清除就可以了。
圖14
要是把密碼忘了，你最好和微軟的人聯(lián)系，讓他們幫你來解決這個問題。
在Word中還可以對文檔的一部分內(nèi)容設(shè)置修改口令，防止別人修改，方法是打開“工具”菜單，單擊“保護文檔”命令，在“保護文檔”對話框中選擇要保護的內(nèi)容，比如批注、修訂等，輸入密碼，單擊“確定”按鈕，同樣會出現(xiàn)一個“確認密碼”對話框，確認一下密碼就可以了。（如圖15） 圖15
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第十節(jié) 存為Web頁面 |
把一個文檔保存成一個網(wǎng)頁：打開“文件”菜單，單擊“另存為Web頁”命令，打開“另存為”對話框，選擇保存的文件夾，輸入文件名，單擊“保存”按鈕，就可以保存出一個Web頁來。
不過在保存時會丟失一部分格式的設(shè)置，因為在頁面視圖中的某些格式在瀏覽器中是無法實現(xiàn)的，單擊“繼續(xù)”按鈕，Word自動轉(zhuǎn)到了Web版式視圖中，在這里設(shè)置的格式就可以在瀏覽器中完全顯示了。
打開“文件”菜單，單擊“Web頁預覽”按鈕，就可以直接用瀏覽器來查看所做網(wǎng)頁的實際效果了。在Word 2000中可以直接從打開對話框中打開并編輯Web文件夾中的文檔，也可以直接把文檔保存到Web文件夾中。
在IE5中單擊“編輯”按鈕的下拉箭頭，選擇“使用Microsoft Word for windows進行編輯”，可以啟動Word對網(wǎng)頁進行編輯。
Web文件夾是Office 2000中增加的一個功能，它允許你將Office文檔直接保存到Web服務器，以方便文檔的更新。
設(shè)置Web文件夾：打開“我的電腦”，雙擊“Web文件夾”圖標，打開“Web文件夾”，雙擊“添加Web文件夾”圖標，打開“添加Web文件夾”對話框，在“請鍵入要添加的位置”輸入框中輸入放置Web文件夾的URL，單擊“下一步”按鈕，輸入這個Web文件夾的名稱，單擊“完成”按鈕，一個Web文件夾就建立好了。
使用Web文件夾：在Word的打開和保存對話框的左邊有一個Web文件夾按鈕，單擊這個按鈕，雙擊文檔要打開或保存的文件夾，選擇文檔打開或輸入名稱保存就可以了。
第十一節(jié) 自定義界面
經(jīng)常會用到雙刪除線，但又不希望打開一個“其它格式”工具欄，可以這樣做：打開“工具”菜單，單擊“自定義”命令，打開“自定義”對話框，在當前的“命令”選項卡中可以找到所有的命令；從左邊的“類別”列表中選擇“格式”，從“命令”列表中找到雙刪除線，用鼠標拖動這個命令到工具欄上，工具欄中出現(xiàn)了這樣的一條黑色豎線，松開左鍵，這里就多了一個“雙刪除線”按鈕。按住Alt鍵拖動這個按鈕到編輯區(qū)中，鼠標上出現(xiàn)了一個叉的形狀，松開左鍵，這個按鈕就被刪除了（如圖16）。
圖16
把命令放到菜單中：打開“自定義”對話框，把“新建”命令放到“幫助”菜單中：拖動“新建”命令到菜單欄的“幫助”項上，“幫助”菜單就打開了，向下拖動鼠標，選擇命令放置的位置，松開左鍵，命令就放到菜單中了。
為一個命令定義一個快捷鍵：打開“自定義”對話框，單擊“鍵盤”按鈕，我們給“插入符號”命令設(shè)置一個快捷鍵：從“類別”列表框中選擇“插入”，“命令”列表框中選擇“InsertSymbol”，注意下面的提示是“插入特殊字符”，在“請按新快捷鍵”輸入框中單擊，把光標定位到這里，按Alt+Z鍵，單擊“指定”按鈕把快捷鍵指定到這個命令上，單擊“關(guān)閉”按鈕回到“自定義”對話框，單擊“關(guān)閉”按鈕，現(xiàn)在按Alt+Z鍵，“符號”對話框就出現(xiàn)了。
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第十二節(jié) 文檔屬性的設(shè)置 |
預覽文檔時發(fā)現(xiàn)有的文檔可以預覽，而有的就不行，這是文檔屬性的設(shè)置，打開“文件”菜單，單擊“屬性”命令，打開“屬性”對話框，默認的是“摘要信息”選項卡，在這里有一個“保存預覽圖片”的復選框，默認是不選中的，一般的文檔無法預覽就是由于這個原因，選中這個復選框，單擊“確定”按鈕，把文檔保存一下就可以了。
打開文檔的屬性對話框，在這里可以設(shè)置文檔的作者、單位、標題等信息，單擊“常規(guī)”選項卡，可以看到文檔的大小、位置、創(chuàng)建時間等信息；單擊“統(tǒng)計信息”選項卡，可以看到文檔的一些時間信息和文檔的段落、字數(shù)等信息； 使用其它的兩個選項卡還可以查看文檔的大致內(nèi)容和自定義屬性（如圖17）。
圖17
在修改和審閱文檔時，無論是批注還是修訂都會自動加上用戶的信息，打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“用戶信息”選項卡，這里重新輸入用戶信息就可以了（如圖18）。
圖18
第十三節(jié) 使用幫助
在幫助里有最權(quán)威、最全面的資料，現(xiàn)在的Word 2000提供了幫助助手，它可以根據(jù)我們當前做的操作給出我們想要的幫助：單擊工具欄上的小問號，也就是幫助按鈕，就可以把“助手”調(diào)出來了。
在輸入框中輸入想要知道的內(nèi)容主題，單擊“搜索”按鈕，它就會把有關(guān)這個主題的條目顯示出來，如果這一屏上沒有，單擊“請看下一頁”可以看更多的東西，然后在要看的條目上單擊，就可以看到幫助了。
還可以選擇使用其它的不同助手，單擊“選項”按鈕，打開“Office 助手”對話框，單擊“助手之家”選項卡，使用“上一位”“下一位”按鈕就可以選擇助手了。
我們還可以選擇不使用助手，單擊“選項”按鈕，去掉“使用Office 助手”前面的復選框，單擊“確定”按鈕就可以不使用助手了；使用目錄，就像我們查閱文檔一樣在主題中找；使用索引就用關(guān)鍵字來找（如圖19）。
圖19
打開幫助，可以使用“幫助”菜單中的“Microsoft Word幫助”命令或按F1鍵來進行。 選擇“幫助”菜單中的“這是什么”命令或按快捷鍵Shift+F1，可以使鼠標變成一個帶有問號的箭頭，此時用鼠標單擊界面中相應的位置，就可以獲得相應的幫助。
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第十四節(jié) 模板的建立和使用 |
在實際工作中會遇到類似信函這種經(jīng)常使用的文檔，它們在格式的設(shè)置上都大同小異，在這種情況下把文檔保存為一個模板可以使工作更方便：打開“文件”菜單，單擊“另存為”命令，打開“另存為”對話框，選擇文件類型為“文檔模板(*.doc)”，Word就自動轉(zhuǎn)到了模板的保存文件夾，輸入模板的名字，單擊“保存”按鈕。
我們可以基于模板建立新的文檔，打開“文件”菜單，單擊“新建”命令，在“新建”對話框中就出現(xiàn)了剛才建立的模板，選擇它，單擊“確定”按鈕，建立的新文檔就包含了原來模板中的內(nèi)容，只需要做少許的改動就可以出稿了。其實所有建立的新文檔都使用了模板，只是Word默認使用“空白文檔”模板。
除了將文檔保存為模板外，還可以直接建立一個新的模板：打開“文件”菜單，單擊“新建”命令，在打開的對話框的“新建”選擇區(qū)中選擇“模板”，單擊“確定”按鈕，就可以新建一個模板了。
也可以對已建立的模板進行修改，只要在打開文檔時選擇文檔類型為“文檔模板”并打開相應的模板就可以了。
在管理器中不僅可以進行樣式的復制，還可以進行自動圖文集詞條、宏、工具欄等的復制。其它的復制都和樣式的復制基本一樣。