圖1 圖2
大綱級別是段落格式的一個選項，前面沒有接觸到，右邊是稿件的原稿，左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中沒有任何的文字，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令(圖2)，打開“段落”對話框，在 “大綱級別”的下拉列表框中選擇“2級”(圖3)，單擊“確定”按鈕，這個段落就在左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)了；把下面段落的大綱級別設(shè)置為“2級”，這個段落也出現(xiàn)在了文檔結(jié)構(gòu)圖的列表中。
圖3
Word共將段落分成了十個級別，其中只有正文一級不會在文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)，而從第一級到第九級的大綱級別是從屬的關(guān)系，這個2級大綱歸屬于1級來管，單擊這個減號，可以把層級折疊起來，而且減號變成了加號，單擊加號，層級又展開了。
事實上一般文檔多數(shù)用樣式來排版，而通常在樣式中已經(jīng)包含了大綱級別的設(shè)置，因此只要應(yīng)用了標(biāo)準(zhǔn)的樣式排版，就可以在任何時候方便地查閱文檔。
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第二節(jié) 定位和瀏覽 |
文檔中的表格、圖表、圖片等可以使用瀏覽和定位，打開“編輯”菜單，單擊“定位”命令，打開“定位”對話框，從“定位目標(biāo)”列表中選擇目標(biāo)，單擊“下一處”按鈕，光標(biāo)會自動在下一個表格處停住，單擊“關(guān)閉”按鈕，就可以看到表格了(圖4)。
圖4
使用瀏覽來也可以直接查看這些對象，Ctrl+PageUp和
Ctrl+PageDown是瀏覽的快捷鍵，默認(rèn)的瀏覽方式是按頁瀏覽。實際上還可以按表格、域、圖形、標(biāo)題、節(jié)、腳注、尾注、批注、編輯位置等來瀏覽。單擊垂直滾動條上的“選擇瀏覽對象”按鈕（圖5)，在打開的面板中選擇“按標(biāo)題瀏覽”，單擊滾動條上的有兩個下箭頭的按鈕，光標(biāo)到了下一個標(biāo)題處，單擊有兩個上箭頭的按鈕，光標(biāo)到了上一個標(biāo)題處。這時兩個快捷鍵“Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown”也可以起到同樣的效果。 圖5
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第三節(jié) 插入目錄 |
在Word中可以對一個編輯和排版完成的稿件自動生成目錄。
把光標(biāo)定位到文檔的最后，打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“目錄”選項卡，這里的目錄設(shè)置是按照樣式來進行的，單擊“格式”下拉列表框，選擇“簡單”，選中“頁碼右對齊”前的復(fù)選框，單擊“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框，選擇圓點，單擊“確定”按鈕，Word就自動生成了文檔的目錄(圖6)。就像文檔結(jié)構(gòu)圖一樣，可以通過單擊這些目錄的條目直接跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的位置。
圖6
所有的圖形或表格也可以列一個目錄，首先要給每一個圖形對象加上一個題注：選擇要在索引中出現(xiàn)的圖形對象，打開“插入”菜單，單擊“題注”命令，打開“題注”對話框(圖7)，在“題注”輸入框中對象編號的右邊輸入題注的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕，然后同樣在其它的對象上都加上題注，將光標(biāo)定位要插入索引的地方，打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“圖表目錄”選項卡，這里的設(shè)置和前面文檔目錄很相似，不做什么改變，單擊“確定”按鈕，就在文檔中加入了一個圖形的目錄，單擊相應(yīng)的目錄可以到達相應(yīng)的圖形處。
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第四節(jié) 視圖的介紹 |
在Word中一共有四種視圖，通常使用的是頁面視圖，它以頁面的形式顯示編輯的文檔，所有的圖形對象都可以在這里完整地顯示出來，因此也是平時用得最多的。
在使用了文檔結(jié)構(gòu)圖之后，文檔的內(nèi)容經(jīng)常無法在屏幕上完全顯示出來，這時可以使用普通視圖或大綱視圖：單擊水平滾動條左邊的“普通視圖”按鈕，切換到普通視圖中。每個視圖都有不同的設(shè)置，在“文檔結(jié)構(gòu)圖”的視圖中，打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，選中“大綱視圖和普通視圖選項”選擇區(qū)中“窗口中自動換行”前的復(fù)選框(圖8)，單擊“確定”按鈕，在文檔的內(nèi)容就在窗口中完全顯示出來了。
圖8
在普通視圖中因為不像頁面視圖中那樣一頁一頁看上去那么明顯，因此它的分頁使用一條虛線來表示。另外在普通視圖中無法看到圖形對象、插入的頁碼、頁眉和頁腳等內(nèi)容，也不能進行豎向的排版，所以這個視圖通常用來進行文字的輸入、編輯和查閱純文字的文檔等。
Web版式視圖的最大優(yōu)點是聯(lián)機閱讀方便，它不以實際打印的效果顯示文字，而是將文字顯示得大一些，并使段落自動換行以適應(yīng)當(dāng)前窗口的大小，而且只有它可以添加文檔背景顏色和圖案。
大綱視圖中在每一個段落的前面都有一個標(biāo)記，不過在大綱視圖中查看和重新組織文檔的內(nèi)容都是非常方便；它跟文檔結(jié)構(gòu)圖有些像，也是根據(jù)段落的大綱級別有層級地設(shè)置，前面有小正方形的段落的級別是正文，而這些前面有加號的段落則在文檔結(jié)構(gòu)圖中都有，也就是說，在大綱視圖中的文檔也可以折疊和展開。
大綱視圖的界面中有一個“大綱”工具欄，單擊大綱工具欄上的 “折疊”按鈕，這一部分的層級就折疊了一層，再單擊，又折疊了一層，在這個層級的下面出現(xiàn)了一條下劃線，這就表示這個層級已經(jīng)完全折疊了起來；單擊“展開”按鈕，可以展開一個層級，再單擊，又展開一層。這和文檔結(jié)構(gòu)圖很像，若只想展開此層下面的層級，把光標(biāo)定位到這個段落中，單擊“展開”按鈕(圖9)，就只有這項所包含的層級展開了。光標(biāo)在哪里，就展開哪個項目的層級。
圖9
大綱視圖的另一個作用就是可以方便地調(diào)整段落的大綱級別，調(diào)整各個級別的順序等，選中一個段落，單擊“大綱”工具欄上的“下移”按鈕，這個段落就和下面段落互換了位置。
這個工具欄還有一個用途就是可以方便地設(shè)置文檔的大綱級別。單擊“大綱”工具欄上的“顯示所有標(biāo)題”按鈕，展開所有層級，把光標(biāo)定位到一個大綱級別為“正文”的段落中，單擊“大綱”工具欄中的“提升”按鈕，這個段落就和它原來的上一級段落同級了，單擊“降低”按鈕，段落的大綱級別就降了一級，單擊“降為正文文字”按鈕，就可以把它變回正文了。
大綱視圖還有一個很有用的功能，就是制作主控文檔。用主控文檔可以方便地對系列的文檔進行組織和管理，可以很方便地創(chuàng)建文檔間參考資料、目錄和子文檔索引等，而且不必一一打開即可打印多篇子文檔、拖曳移動大段文本以及子文檔。如果處理一篇幾百頁的文檔時，Word的速度很慢，使用主控文檔會既快又方便。
在大綱視圖中單擊任意段落前面的標(biāo)記（包括加號、減號、和小正方形）可以選中這個段落和它下面的所有從屬于這個段的段落。
上下拖動段落的標(biāo)記可以改變段落及其下屬段落的位置。
左右拖動段落的標(biāo)記可以改變段落及其下屬段落的大綱級別。
顯示不同級別的大綱可以通過單擊大綱工具欄上的級別按鈕來實現(xiàn)，單擊這個首句按鈕還可以使大綱視圖中顯示的所有段落只顯示第一句。
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第五節(jié) 窗口、書簽和索引 |
1.窗口
打開“窗口”菜單，單擊“新建窗口”命令，當(dāng)前窗口文檔新建一個窗口，現(xiàn)在編輯的文檔標(biāo)題欄上的文檔名稱后面加上了一個“:2”，這就是新建的窗口；在原來的窗口中，它的標(biāo)題欄上文件名稱后顯示出一個“:1”；現(xiàn)在改變兩個窗口中任何一個的內(nèi)容都將同時影響到兩個窗口。
打開“窗口”菜單，單擊“全部重排”命令，可以同時看到兩個窗口。可是這樣可以編輯的地方很小。
打開“窗口”菜單，選擇“拆分”命令，文檔中出現(xiàn)一條線，移動它到文檔的中間位置，單擊后，文檔就分別在上下兩個窗口中顯示。
打開“窗口”菜單，單擊“取消拆分”命令，可以取消拆分。
用鼠標(biāo)拖動垂直滾動條上的拆分條，也可以自由拆分窗口；取消拆分時只需將分隔線向上拖動到文檔的頂部即可。
2.添加書簽：
將光標(biāo)定位到要添加書簽的位置，然后打開“插入”菜單，選擇“書簽”命令，打開“書簽”對話框，在對話框中鍵入書簽名(圖10)，然后單擊“添加”按鈕，就可以創(chuàng)建新的書簽；要注意，書簽名中不能有空格。
圖10
3.添加索引
索引是文檔中按字母順序排列的術(shù)語表，它可以方便閱讀文檔。
添加索引項
先選定要標(biāo)記為索引的術(shù)語，然后打開“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，在“索引”選項卡中單擊“標(biāo)記索引項”按鈕(圖11)，打開“標(biāo)記索引項”對話框，單擊對話框中的“標(biāo)記”按鈕，就可以將所選擇的術(shù)語標(biāo)記為索引項。
圖11
這樣標(biāo)記了索引項后，不用關(guān)閉對話框，直接繼續(xù)滾動文檔來查找要標(biāo)記為索引項的術(shù)語，在文檔中選中它們，再回到對話框中將其標(biāo)記為索引項，在標(biāo)記完了所有的索引項后單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉對話框(圖12)。
圖12
建立索引
在標(biāo)記完了所有的索引項后，將插入點放在要生成索引的位置，然后選擇“插入”菜單的“索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，在“索引”選項卡中選擇索引的類型和格式，這里的“打印預(yù)覽”框可以顯示所選擇的索引的外觀；然后單擊“確定”就可以生成索引了，同時會顯示索引項所在的頁碼。