1.儀器設備檔案需要放哪些內容
(1)設備及其軟件的識別;
(2)制造商名稱、型號、出廠編號;
(3)對設備是否符合規(guī)范的核查;
(4)儀器設備存放的位置;
(5)制造商的說明書,或指明其存放地點;
(6)所有檢定/校準、核查報告和證書;
(7)設備維護計劃以及維護記錄;
(8)設備的任何損壞、故障、改裝或修理。
儀器設備檔案管理是一個動態(tài)、持續(xù)的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購、驗收、使用、維護、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料,能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態(tài)信息。
2.儀器設備檔案管理中存在的問題
部分檢驗檢測實驗室沒有根據(jù)自身情況,創(chuàng)建有效的儀器設備檔案管理制度,明確相關部門以及人員職責,缺乏有效的檔案管理監(jiān)管機制。
2.2 檔案管理意識不強
儀器設備檔案管理意識不強,主要體現(xiàn)在部分檢驗檢測實驗室,雖然制定了相應的檔案管理規(guī)程,但因對儀器設備檔案管理工作的重要性認識不足,導致相關制度形同虛設,儀器設備檔案工作落實不到位。
2.3 檔案管理人員隊伍力量薄弱
目前,部分實驗室的儀器使用部門都沒有設置儀器設備檔案管理員。部分實驗室雖然在儀器使用部門設置了儀器設備檔案管理員,但由于缺乏檔案管理專業(yè)知識、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工
作,無法正確的、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外,實驗人員流動變化大,有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。
2.4 檔案利用率低
目前儀器設備檔案的一個比較大的問題是檔案材料收集不全,常常檔案材料只收集了儀器設備招標采購及驗收相關材料,隨后使用過程中形成的檢定/校準/核查、期間核查、維護、維修、甚至改動材料收
集不完全或未收入檔案。
另外,因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理,還基本停留在紙質材料的階段,檔案查詢不方便。
3.1完善制度,規(guī)范儀器設備檔案管理檢驗檢測實驗室根據(jù)自身情況創(chuàng)建有效的儀器設備檔案管理制度,規(guī)范儀器設備檔案管理。例如,制定嚴格的檔案管理操作程序,規(guī)范儀器設備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程,統(tǒng)一設備檔案記錄格式,明確歸檔內容、歸檔時間、檔案存放場地的環(huán)境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外,檢驗檢測實驗室還應制定監(jiān)督和考核機制,以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。
3.2提高儀器設備檔案重要性的認識
首先,需要檢驗檢測實驗室的領導帶頭提高對儀器設備檔案重要性的認識,了解儀器設備檔案管理對于實驗室管理的重要作用。其次,實驗室可通過培訓、貼宣傳資料等方式,有針對性地宣傳檔案意義及本實驗室儀器設備檔案管理的體系文件,普及儀器設備檔案管理知識,提升員工儀器設備檔案管理意識。
3.3加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設
儀器設備從招標采購到報廢,周期很長,期間涉及多部門、人員,因此做好儀器設備檔案管理工作需要相關部門合力才能完成。檢驗檢測實驗室可以組建一支由儀器設備管理部門總管,儀器使用部門派人協(xié)助的儀器設備檔案管理隊伍。利用各部門在儀器設備檔案管理中分工的不同,有機協(xié)調地進行儀器設備檔案的建立到銷毀整個過程的收集、歸檔工作,實現(xiàn)儀器設備的動態(tài)管理。
定期組織人員進行檔案管理學習及培訓,強化人員儀器設備檔案管理能力,加深各個部門的儀器設備檔案管理員對自身崗位職責的理解,比如,儀器管理部門的檔案管理員,應積極主動與儀器使用部門的檔案管理員進行聯(lián)系,及時收集并歸檔儀器設備在安裝調試及使用過程中產(chǎn)生的一系列記錄資料。
組織應制定適當崗位激勵政策,提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。
3.4建立動態(tài)的儀器設備臺賬
儀器設備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗檢測實驗室需建立可以實時更新的儀器設備臺賬,尤其是電子臺賬,方便使用者查閱及統(tǒng)計儀器相關信息。臺賬信息包括儀器設備的名稱、型號、生產(chǎn)廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產(chǎn)編號、采購價格、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態(tài)、是否已報廢、檔案借閱情況等信息,隨時可以應對各項報表,包括經(jīng)常統(tǒng)計的固定資產(chǎn)總價值、報廢的設備統(tǒng)計總表等。
3.5嚴格檔案的借閱制度
為了保證儀器設備檔案資料的完好,應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收制度,避免其丟失。經(jīng)常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件,在辦理歸檔手續(xù)后,可復印相關材料給使用部門:如果
復印比較困難的,可在使用部門辦理檔案借閱登記后,將相關材料長期保存在使用部門,由使用部門派專人保管。
3.6推進儀器設備檔案數(shù)字化管理
傳統(tǒng)的檔案管理方式,可根據(jù)自身實際情況利用電子科技技術,開發(fā)建立儀器設備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫,包含儀器設備臺賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊,完善
儀器設備檔案管理系統(tǒng),逐步實現(xiàn)儀器設備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化,從而提高檔案的利用率,滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。