一、 參展人員出國(guó)手續(xù)的辦理

 

　　一般，持因公護(hù)照人員由組展公司統(tǒng)一辦理簽證，參展企業(yè)可根據(jù)組展公司提供的外經(jīng)貿(mào)部展覽批文(復(fù)印件)、出國(guó)任務(wù)通知書(原件)到當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門辦理出訪手續(xù)和申請(qǐng)參展費(fèi)用，并于組展公司規(guī)定的時(shí)間前，將材料正本送抵組展公司，以便統(tǒng)一辦理簽證。

 

　　簽證材料包括：

 

　　a、因公護(hù)照

 

　　b、出國(guó)任務(wù)確認(rèn)件(正本)

 

　　c、出訪人員政審批件(正本)

 

　　d、光面照片(同護(hù)照上一致)

 

　　e、出訪人員名片壹張

 

　　f、簽證資料表格組展公司

 

　　持因私護(hù)照人員在報(bào)名參展時(shí)請(qǐng)?jiān)趫?bào)名申請(qǐng)表上注明，并盡快將護(hù)照資料(護(hù)照復(fù)印件)提供給組展公司。組展公司提供有關(guān)邀請(qǐng)函給參展企業(yè)，并協(xié)助準(zhǔn)備有關(guān)申請(qǐng)簽證資料，由參展人員向有關(guān)駐華使館申請(qǐng)簽證。博覽會(huì)正式邀請(qǐng)函一般在展覽會(huì)開始前20天左右寄達(dá)參展企業(yè)。

 

　　申請(qǐng)因私簽證需提供如下個(gè)人資料：護(hù)照、簽證申請(qǐng)表格、邀請(qǐng)函、費(fèi)用自理函。第一次持因私護(hù)照出國(guó)人員，需有所去簽證國(guó)家的出境卡。

 

　　二、展品的包裝

 

　　托運(yùn)展品的包裝一般使用紙箱，特別注意選用質(zhì)量好的紙箱，且所有紙箱都必須打包，否則展品在托運(yùn)過程中易出現(xiàn)損傷。展品箱內(nèi)嚴(yán)禁裝運(yùn)易燃、易爆、易腐和有毒物品。如果展品出發(fā)時(shí)隨身自帶，包裝宜用行李箱，不要用紙箱或木箱，以便順利通關(guān)。

 

　　運(yùn)輸包裝箱上一般要刷上以下標(biāo)記(英文)：

 

　　1、嘜頭(Marks):不同展覽所使用的嘜頭不同，具體根據(jù)展覽項(xiàng)目而定，組展公司會(huì)另行通知;

 

　　2、展覽名稱(Exhibition);

 

　　3、參展企業(yè)名稱(Exhibitors);

 

　　4、參展企業(yè)攤位號(hào)(或編號(hào))和箱號(hào)：根據(jù)組展公司安排給各參展單位的攤位號(hào)(或編號(hào))，箱號(hào)寫在公司攤位號(hào)(或編號(hào))的后面。例如：某公司的攤位號(hào)(或編號(hào))為9A，第一箱為9A-1，第二箱為9A-2……依此類推。此標(biāo)記一般要求寫在展品箱左上角。

 

　　5、 體積(Meas.)：長(zhǎng)×寬×高(以米為單位)

 

　　6、 毛重、凈重(G.W./N.W.)：以公斤為單位

 

　　注：攤位編號(hào)是展團(tuán)自編號(hào)，只作為展品發(fā)運(yùn)和制作單證之用，和實(shí)際攤位號(hào)無關(guān)。

 

　　三、展品集中

 

　　展品運(yùn)輸時(shí)，一般組展公司基本采用指定專業(yè)公司作為展品國(guó)內(nèi)運(yùn)輸代理單位的方式，由他們負(fù)責(zé)展品的國(guó)內(nèi)集中、報(bào)關(guān)和遠(yuǎn)洋運(yùn)輸工作。

 

　　展品一般在展覽開始前2個(gè)月集中到組展公司指定運(yùn)輸代理單位的倉庫，以便保證展品在展覽開幕前及時(shí)運(yùn)到攤位上。因此，展品集中的時(shí)間不能超過組展公司規(guī)定。

 

　　展品展后一般不安排回運(yùn)，多由參展商自己處理。如確實(shí)需要安排回運(yùn)，要及早聯(lián)系組展單位，所產(chǎn)生的費(fèi)用由參展企業(yè)自己承當(dāng)。

 

　　四、展品運(yùn)輸單證

 

　　展品國(guó)內(nèi)外清關(guān)所需單證包括展品清冊(cè)、裝箱單、發(fā)票。有的國(guó)家要求提供原產(chǎn)地證(FORM　A或C/O)和衛(wèi)生防疫證書。

 

　　所有單證都必須蓋有公司公章和簽字，在組展公司規(guī)定時(shí)間內(nèi)將所要求的單證正本寄抵。如果展品隨身自帶，必須攜帶好全套以上單證，以便過海關(guān)檢查時(shí)出示。

 

　　五、參展人員注意事項(xiàng)

 

　　大多數(shù)出國(guó)展組展單位制定有如下注意事項(xiàng)：

 

　　1、一般展團(tuán)實(shí)行“總團(tuán)管理，分團(tuán)負(fù)責(zé)”的管理責(zé)任制。各參展企業(yè)應(yīng)自覺配合展團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)工作，遵守紀(jì)律和要求。

 

　　2、參展人員在外護(hù)照和機(jī)票由總團(tuán)統(tǒng)一保管。如果臨時(shí)需要借出，必須向總團(tuán)說明合理理由，并辦理借出手續(xù)，用完后立即歸還。

 

　　3、展團(tuán)人員在外的一切活動(dòng)必須服從總團(tuán)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和安排，不允許擅自離團(tuán)活動(dòng)，更不能到展團(tuán)安排以外的他國(guó)活動(dòng)。人員臨時(shí)外出要征得所屬單位在外負(fù)責(zé)人的同意，并向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

 

　　4、遵守外事紀(jì)律，遵守所在國(guó)法律，尊重當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)俗習(xí)慣，維護(hù)國(guó)家尊嚴(yán)。

 

　　5、遵守博覽會(huì)的有關(guān)規(guī)章制度，不得提前撤展，按博覽會(huì)規(guī)定處理樣品;展覽期間參展人員認(rèn)真做好貿(mào)易洽談工作，爭(zhēng)取多成交。

 

　　為有效做好展覽的籌備和出展工作，參展企業(yè)要詳細(xì)閱讀下列資料：展覽會(huì)介紹和市場(chǎng)材料、具體籌展日程表、展品運(yùn)輸詳細(xì)聯(lián)系辦法、展團(tuán)在外行程計(jì)劃、攤位裝修方案等。另外，參展企業(yè)還要準(zhǔn)備出國(guó)人員簽證資料表格、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、展品清冊(cè)等資料。

 

　　總之，充分的展前準(zhǔn)備是成功出展的重要保障。

 

　　附：參展企業(yè)參展準(zhǔn)備工作日程表

 

　　一、參展企業(yè)填寫參展申請(qǐng)表

 

　　二、參展企業(yè)付參展定金

 

　　三、送交參展企業(yè)資料 　展前三個(gè)月

 

　　四、了解展團(tuán)出訪路線　　展前兩個(gè)半月

 

　　五、辦理護(hù)照等出訪手續(xù) 　展前兩個(gè)月

 

　　六、展品報(bào)關(guān)單證和展品集中發(fā)運(yùn)　　展前兩個(gè)月

 

　　七、參展企業(yè)確認(rèn)攤位位置和裝修方案 　展前一個(gè)半月左右

 

　　八、參展費(fèi)余額匯入組展公司　　展前一個(gè)半月

 

　　九、集中護(hù)照，統(tǒng)一申請(qǐng)簽證　 展前一個(gè)月

 

　　十、展前會(huì)議　　展團(tuán)出發(fā)前一天或當(dāng)天

 

　　十一、展團(tuán)出發(fā) 　展前三天